La bibliothèque d’agents

Qualifie les nouveaux prospects, cale le premier rendez-vous et garde un pipeline fiable

• 38 prospects entrants de la nuit qualifiés
• 6 premiers rendez-vous calés pour l’équipe commerciale
• 11 affaires dormantes classées perdues, chacune avec son motif

Fait le point avec les clients existants, prépare les renouvellements et repère les possibilités de croissance

• Notes de renouvellement envoyées à 9 comptes arrivant à échéance le mois prochain
• 2 clients signalés pour une baisse d’utilisation
• Note préparée pour la revue trimestrielle de jeudi

Répond aux clients par e-mail et par chat, et suit chaque ticket jusqu’à sa clôture

• 126 e-mails et chats clients traités
• 41 tickets clôturés et 3 escaladés à l’équipe technique
• Article d’aide rédigé sur la question la plus posée de la semaine

Clôture le mois, rapproche les comptes et vous dit où en est la trésorerie

• Les 4 comptes bancaires rapprochés pour septembre
• Écritures de régularisation de fin de mois passées pour validation
• Prévision de trésorerie à 13 semaines mise à jour

Pilote commandes, fournisseurs et stocks, de la réception à la livraison

• 87 commandes transmises à l’entrepôt
• Une expédition en retard confiée à un second transporteur
• 5 articles signalés sous leur seuil de réapprovisionnement

Planifie les campagnes, rédige les e-mails et analyse ce qui a fonctionné

• Newsletter d’octobre envoyée à 12,400 contacts
• 3 objets d’e-mail testés d’abord sur un petit échantillon
• Campagne de la semaine dernière résumée en cinq lignes

Présélectionne les candidats, planifie les entretiens et prépare l’arrivée des nouvelles recrues

• 54 candidatures examinées pour le poste au support
• 7 entretiens planifiés sur 4 agendas
• Kit de bienvenue envoyé à la recrue qui arrive lundi

Fait avancer les projets du tableau et relance ce qui est en retard

• Point hebdomadaire publié pour 12 projets en cours
• 4 tâches en retard relancées auprès de leurs responsables
• Date de lancement décalée, raisons expliquées à l’équipe

Gère l’agenda, prépare chaque réunion et en assure le suivi

• 3 réunions reprogrammées autour du nouveau vol du PDG
• Notes préparatoires rédigées pour les 5 réunions du jour
• Actions issues du conseil d’administration d’hier envoyées

Rédige et relit les contrats, et suit chaque renouvellement et chaque obligation

• Contrat fournisseur annoté au regard de notre modèle
• 3 renouvellements signalés avec un préavis à donner ce mois-ci
• 5 accords de confidentialité signés rattachés aux bonnes entreprises

Prépare les chiffres de la semaine et répond aux questions qu’ils soulèvent

• Chiffres de la semaine prêts avant la réunion de 9 h
• 6 questions des commerciaux sur la marge traitées
• 40 commandes en double repérées et supprimées

Obtient des devis, passe les bons de commande et suit les livraisons jusqu’à leur arrivée

• Devis demandés à 3 fournisseurs d’emballages
• 14 bons de commande passés dans le respect du budget
• 2 livraisons attendues vendredi relancées

Planifie les visites, organise les tournées des techniciens et confirme chaque intervention terminée

• 23 visites sur site planifiées cette semaine
• 8 techniciens réacheminés à cause d’une route fermée
• 17 interventions terminées validées par la signature du client

Rédige les articles et les pages que vos clients recherchent

• Guide publié sur une question fréquente des clients
• 5 pages remises à jour après un recul dans les résultats de recherche
• Article de la semaine prochaine rédigé à partir des notes d’appels commerciaux

Envoie les factures, relance avec courtoisie et enregistre les paiements

• 62 factures envoyées pour le travail de septembre
• Relances courtoises envoyées pour 19 factures impayées
• 41 paiements rapprochés de leurs factures

Enregistre chaque transaction, rapproche la banque et veille à ce que les factures soient payées à temps

• 214 lignes bancaires rapprochées du grand livre
• 96 justificatifs de carte bancaire de l’équipe catégorisés
• Paiements fournisseurs de la semaine préparés pour validation

Répond à chaque appel, prend des messages clairs et transfère les appelants vers la bonne personne

• 73 appels pris, aucun basculé sur la messagerie vocale
• 41 appelants transférés vers la bonne personne
• 9 rendez-vous inscrits directement dans l’agenda

Configure les comptes et les ordinateurs portables, réinitialise les mots de passe et répare ce qui tombe en panne

• 7 mots de passe réinitialisés et 2 comptes débloqués
• Ordinateur et accès configurés pour la recrue de lundi
• Accès retirés à un salarié parti vendredi