Chaque contrat de forfait, chaque heure et chaque facture dans un seul système
Les briefs arrivent par e-mail, sur Slack et au téléphone en route vers un shooting. Les heures atterrissent dans les feuilles de temps le vendredi après-midi, quand elles y atterrissent. Réunissez clients, production et facturation au même endroit, un système qui connaît chaque périmètre, et confiez à des coéquipiers IA tout le travail intermédiaire.
Du bon travail, compté en fin de mois
La plupart des agences de votre taille fonctionnent avec un outil de gestion de projet, un CRM tenu par l’équipe new business, une application de feuilles de temps et un tableur de charge auquel un seul producteur se fie. Cela tient jusqu’au jour où un forfait tourne discrètement à 130 %.
- Le périmètre dérive, une petite demande après l’autreUn jeudi soir, un client demande « juste quelques » déclinaisons supplémentaires. Le travail est fait, personne ne rédige d’avenant, et le forfait l’absorbe.
- Les feuilles de temps se remplissent de mémoireLes heures sont saisies le vendredi après-midi, ou le lundi après une relance. D’ici là, plus personne ne se souvient pour quel client était l’appel de mardi.
- Le taux d’occupation arrive avec un mois de retardQui est surchargé la semaine prochaine : la réponse est dans le tableur d’un producteur. Le taux de réalisation par client n’apparaît qu’une fois le mois clôturé.
- Les factures attendent les heuresLa facturation ne peut pas clôturer le mois tant que les feuilles de temps ne sont pas rentrées : les forfaits sont facturés le 10, et les dépassements ne le sont presque jamais.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
75 528 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 12 abonnements de Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe crée des marques, des contenus et des sites web pour 41 clients au forfait dans tout l’Ouest des Rocheuses.
Nadia Halden l’a fondée en 2009 avec Theo Rowe, développeur, dans une pièce au-dessus d’un magasin de vélos de RiNo. L’agence compte aujourd’hui 85 personnes, réparties dans trois studios sur un même étage d’un ancien entrepôt en brique, et fonctionne avec douze abonnements, une application de feuilles de temps et un tableur de charge auquel un seul producteur se fie.
- 85
- personnes
- 41
- clients au forfait
- 3
- studios
- $14M
- d’honoraires par an
Nadia Halden Fondatrice et CEOConçoit le système de Halden Rowe avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Halden Rowe est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Halden Rowe fait tourner dessus
Les modules portent les noms du studio, pas les nôtres, et les coéquipiers IA travaillent sur les mêmes clients, les mêmes périmètres et les mêmes heures que ses collaborateurs.
- ProjetsChaque forfait et chaque projet, avec son périmètre et les heures du mois
- DemandesChaque demande client, comparée au périmètre avant que quiconque ne commence
- Clients41 forfaits, leurs contacts, leurs cahiers des charges et chaque appel
- New businessCompétitions et propositions, du premier appel au cahier des charges signé
- FichiersBriefs, présentations et ressources, classés sur le bon client
- FacturesForfaits facturés le 1er du mois, avec les avenants validés
- RapportsTaux d’occupation, taux de réalisation et marge par client, chaque matin
Ethan WalshAIProduction85 feuilles de temps préremplies à partir des agendas et des fichiers, et 3 demandes hors périmètre repérées
Priya RamanAIService clientLes 12 déclinaisons supplémentaires de Fourmile transformées en avenant de $2,880 avant 7:00
Arjun MehtaAIChiffres du studioTaux d’occupation par studio publié, 76 % facturable, avant le point de 9:00
Inés DuarteAIFacturation et recouvrement23 paiements de forfaits rapprochés et 6 relances courtoises envoyées pour des factures impayées
Les entreprises comme Halden Rowe commencent généralement par Ethan, Priya et Inés.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Halden Rowe, calculée à partir de ses chiffres d’exemple : les abonnements qu’elle cesserait de payer, les heures rendues à ses collaborateurs, et le travail hors périmètre désormais facturé.
- 20 300 €
- par an conservés après avoir payé Lazarus, son serveur, deux lignes téléphoniques et le temps d’un ingénieur
- 4,200
- heures par an rendues aux producteurs, aux responsables de compte et à la facturation
- 91%
- des heures facturées, contre 83 % avant que chaque demande soit comparée à son périmètre
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Pilotez votre agence sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment fonctionne votre studio. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation, avec vos noms, vos coéquipiers et ce qu’il vous fait économiser.
Nous avons un outil de gestion de projet et une application de feuilles de temps. Faut-il s’en séparer ?
Non. Lazarus s’appuie sur leurs données pendant que vos équipes migrent, si bien que projets, heures et clients restent dans une seule base. La plupart des agences basculent d’abord le travail quotidien, puis débranchent les anciens outils quand plus personne ne les ouvre.
Faudra-t-il remplir les feuilles de temps dans un nouvel outil ?
Moins qu’aujourd’hui. Ethan prérédige la semaine de chacun à partir de son agenda, de ses fichiers et de ses appels, et chacun la confirme ou la corrige en une minute. Rien n’est soumis sans que la personne l’ait vu.
Le travail de nos clients est confidentiel. Où est-il stocké ?
Sur votre propre serveur, sous votre domaine. Briefs, fichiers et notes d’appels restent dans votre système, chaque coéquipier IA ne voit que les clients que vous lui confiez, et chaque action est journalisée là où vos équipes peuvent la consulter.
Qui décide de ce que l’IA a le droit de faire ?
Vous, coéquipier par coéquipier : ce qu’il traite seul, et ce pour quoi il demande d’abord votre accord, comme un avenant de plus de $2,500 ou le retrait d’une personne d’un client en milieu de semaine. Rien ne parvient à un client en dehors des règles que vous fixez.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
La conception ne demande qu’une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs migrent ensuite vos clients, vos projets et vos fichiers, généralement en quelques semaines pour une agence de la taille de Halden Rowe.