Adressages, plannings et facturation de chaque cabinet, dans un seul système
Les adressages arrivent par fax, les droits se vérifient par téléphone, et les accords de prise en charge expirent sans que personne ne le remarque. Réunissez tout le travail qui entoure votre dossier patient informatisé dans un seul système qui vous appartient, et confiez-le à des coéquipiers IA.
Des soins de qualité, qui tiennent grâce à l’accueil
La plupart des cabinets de votre taille fonctionnent avec un dossier patient informatisé pensé pour la salle de soins, un standard téléphonique et un accueil qui se souvient de tout. Cela tient jusqu’au jour où un assureur cesse de payer à la treizième séance.
- Les adressages arrivent par fax, puis attendentLe cabinet d’un médecin faxe une prescription à 16 h 50. Elle reste dans un bac jusqu’à ce que quelqu’un appelle le patient, souvent deux jours plus tard.
- Des droits vérifiés un appel à la foisChaque nouveau patient, ce sont vingt minutes en attente avec un assureur, entre deux accueils, pendant que quelqu’un patiente au comptoir.
- Les accords de prise en charge expirent en silenceUn contrat d’assurance accorde douze séances. Personne ne remarque qu’elles sont épuisées avant que la demande de remboursement de la treizième ne revienne impayée.
- Le créneau de 8 h reste videEnviron une séance sur neuf est annulée au dernier moment ou manquée. La liste d’attente tient sur un post-it, et le créneau reste vide.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Zendesk Suite Team
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
82 584 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 11 abonnements de Hart & Ruelas
Hart & Ruelas Physical TherapySan Antonio, TexasHart & Ruelas soigne genoux, dos, épaules et troubles de l’équilibre dans quatorze cabinets de quartier à San Antonio et dans le Hill Country.
Marisol Ruelas et Glenn Hart, deux kinésithérapeutes du même service de rééducation hospitalier, ont ouvert leur premier cabinet près de Blanco Road en 2003. Glenn a pris sa retraite en 2021. Marisol dirige aujourd’hui quatorze cabinets, avec un dossier patient informatisé pensé pour la salle de soins, onze abonnements tout autour et des équipes d’accueil qui font tenir le reste au téléphone.
- 230
- personnes
- 14
- cabinets
- 3,400
- séances par semaine
- 410
- médecins prescripteurs
Marisol Ruelas CEO et cofondatriceConçoit le système de Hart & Ruelas avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Hart & Ruelas Physical Therapy est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Hart & Ruelas fait tourner dessus
Les modules portent leurs noms, pas les nôtres. Les coéquipiers IA travaillent aux côtés des accueils et du service de facturation, et le dossier patient informatisé reste le dossier médical de référence.
- AdressagesChaque prescription d’un médecin, du fax jusqu’à la dernière séance accordée
- DemandesReports de rendez-vous et questions de facturation, chacun avec un responsable
- TéléphoneQuatorze lignes, une par cabinet, partagées avec Omar
- Médecins410 médecins prescripteurs et la façon dont chacun souhaite recevoir un retour
- RelevésRestes à charge et soldes, rapprochés de ce que chaque assureur a payé
- MessagesChaque cabinet et le siège, coéquipiers compris
- RapportsSéances, annulations tardives et délai avant la première séance, par cabinet
Omar HaddadAIAccueil212 appels pris dans quatorze cabinets et 9 créneaux annulés remplis à partir des listes d’attente
Grace LindqvistAIDroits et accords de prise en chargeDroits vérifiés pour 61 nouveaux patients et 14 renouvellements déposés avant 7:00
Inés DuarteAIFacturation et rejetsLes 23 rejets de la nuit traités, et 19 renvoyés avec le modificateur de code manquant
Priya RamanAIRelations avec les médecins38 bilans signés renvoyés aux médecins qui avaient adressé les patients
Les entreprises comme Hart & Ruelas commencent généralement par Omar, Grace et Inés.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Hart & Ruelas, calculée à partir de ses chiffres d’exemple : les abonnements qu’il cesserait de payer, les heures rendues à ses équipes, et les adressages qui n’attendent plus dans un bac.
- 23 700 €
- par an conservés après avoir payé Lazarus, son serveur, quatorze lignes téléphoniques et le temps d’un ingénieur
- 8,600
- heures par an rendues aux accueils, à l’équipe des accords de prise en charge et à la facturation
- 3 days
- de l’adressage à la première séance, contre 8 avant que chaque fax ait un responsable
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Pilotez vos cabinets sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment fonctionne votre cabinet, du premier adressage au dernier relevé. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation.
Nous avons déjà un dossier patient informatisé. Faut-il le remplacer ?
Non. Le dossier patient informatisé reste le dossier médical de référence : notes, plans de soins et codes de facturation. Lazarus y lit le planning et le nombre de séances, et y renvoie les rendez-vous et les numéros d’accord de prise en charge : tout le travail qui entoure le dossier patient est ainsi réuni au même endroit.
Où sont stockées les informations des patients ?
Sur un serveur qui appartient à votre cabinet, pas dans une application partagée. Chaque coéquipier ne voit que ce dont sa tâche a besoin, et chaque action est journalisée avec qui, quoi et quand, afin que votre responsable conformité puisse la vérifier avant tout transfert de données patients.
L’IA donnera-t-elle des conseils médicaux aux patients ?
Non. Les coéquipiers gèrent la prise de rendez-vous, les droits, les accords de prise en charge et la facturation. Toute question clinique, d’une douleur après une séance à une modification des exercices, est transmise le jour même au kinésithérapeute qui suit le patient.
Qui décide de ce que l’IA a le droit de faire ?
Vous, coéquipier par coéquipier : ce qu’il traite seul, et ce pour quoi il demande d’abord votre accord, comme maintenir une séance que l’assureur n’a pas encore acceptée ou passer en perte un solde de plus de $250. Vos directeurs de cabinet voient chaque action.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
La conception ne demande qu’une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs connectent ensuite votre dossier patient informatisé, les portails des assureurs et vos lignes téléphoniques, généralement en quelques semaines pour un groupe de la taille de Hart & Ruelas.