Chaque client, chaque renouvellement et chaque sinistre, dans un seul système
Les attestations sont attendues pour 7 h, les renouvellements se perdent dans un rapport et les sinistres arrivent par téléphone au pire moment. Rassemblez le travail qui gravite autour de votre logiciel de gestion de cabinet en un seul endroit qui vous appartient, et confiez-le à des coéquipiers IA.
Un bon cabinet, qui tient grâce à ses chargés de clientèle
La plupart des cabinets de votre taille reposent sur un logiciel de gestion de cabinet, un standard téléphonique et des chargés de clientèle qui connaissent les particularités de chaque client. Cela fonctionne, jusqu’au jour où un renouvellement parvient au client une semaine avant l’échéance.
- Des attestations au rythme des autresUn entrepreneur a besoin d’une attestation désignant le maître d’ouvrage avant que son équipe n’attaque le chantier à 7 h. Le service client laisse tout tomber, quarante fois par jour.
- Des renouvellements repérés trop tardLa proposition de renouvellement de l’assureur arrive trente jours avant l’échéance, en hausse de 18 %. Plus le temps de remettre le risque sur le marché : le client accepte, ou le cabinet se démène dans l’urgence.
- Chaque demande de cotation ressaisieMasse salariale, listes de véhicules et relevés de sinistralité sont ressaisis dans un portail assureur différent pour chaque cotation, et une seule erreur sur l’exposition revient sous la forme d’un mauvais tarif.
- Des commissions que personne ne rapprocheTrente-huit assureurs paient chacun selon son calendrier et son format. Une commission manquante peut passer des mois inaperçue.
- Microsoft 365 Business Standard
- RingCentral Core
- HubSpot Sales Hub Professional
- Zoom Workplace Pro
- Zendesk Suite Team
- Calendly Teams
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
82 584 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 10 abonnements de Prentiss
Prentiss Insurance GroupKansas City, MissouriPrentiss assure 1,900 entreprises de Kansas City, des entrepreneurs du bâtiment aux cabinets dentaires, et gère la protection sociale des salariés de 240 d’entre elles.
Harold Prentiss a ouvert une agence d’une seule pièce près du carrefour de 18th et Vine en 1959, pour assurer les maisons et les voitures de ses voisins. Son fils Lowell a développé les portefeuilles entreprises et protection sociale. Curtis, le petit-fils d’Harold, dirige aujourd’hui 120 personnes depuis le quartier des Crossroads, avec un logiciel de gestion de cabinet qui contient les contrats et dix abonnements qui contiennent tout le reste.
- 120
- personnes
- 3
- générations
- 1,900
- entreprises clientes
- 38
- assureurs
Curtis Prentiss Président-directeur généralConçoit le système de Prentiss avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Prentiss Insurance Group est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Prentiss y fait tourner
Les modules portent leurs noms, pas les nôtres. Les coéquipiers IA préparent le travail autour de chaque contrat, et chaque décision de couverture revient à un conseiller habilité.
- ContratsChaque contrat issu du logiciel de gestion de cabinet, avec sa date d’échéance et son responsable
- Service clientAttestations, cartes d’assurance et demandes d’avenants, chacune avec son responsable et son échéance
- Clients1,900 entreprises, leurs contrats, leurs interlocuteurs et leur historique au même endroit
- Affaires nouvellesChaque prospect, du premier appel à la souscription, par chargé d’affaires
- TéléphoneHuit lignes pour le service client et les sinistres, partagées avec Omar
- TranscriptionsChaque appel client retranscrit et classé dans le dossier du client
- CommissionsLes relevés de 38 assureurs rapprochés de ce que chaque contrat doit rapporter
- RapportsFidélisation, affaires nouvelles et commissions par chargé d’affaires
Sam OkaforAIPôle service64 attestations et 9 cartes d’assurance auto émises avant l’ouverture du service client
Grace LindqvistAIRenouvellementsExpositions rassemblées pour 23 renouvellements de janvier, dont 4 hausses de plus de 10 % signalées
Omar HaddadAILigne sinistres3 sinistres enregistrés pendant la nuit, chacun déclaré à son assureur avant 6:30
Inés DuarteAICommissions11 relevés d’assureurs rapprochés et $6,140 de commissions encore dues identifiés
Les entreprises comme Prentiss commencent généralement par Sam, Grace et Omar.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Prentiss, établie à partir de ses chiffres d’exemple : les abonnements qu’il cesserait de payer, les heures que ses équipes récupéreraient, et les renouvellements présentés au client assez tôt pour qu’il puisse choisir.
- 25 500 €
- par an conservés après le paiement de Lazarus, de son serveur, de huit lignes téléphoniques et du temps d’un ingénieur
- 5,600
- heures par an rendues au service client, aux chargés de clientèle et à la comptabilité
- 94%
- des renouvellements présentés au client 45 jours avant l’échéance, contre 58 % aujourd’hui
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Faites tourner votre cabinet sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment fonctionne votre cabinet, de la première demande de cotation au dernier relevé de commissions. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation.
Nous avons déjà un logiciel de gestion de cabinet. Faut-il le remplacer ?
Non. Il reste la référence pour les contrats, les assureurs et la comptabilité du cabinet. Lazarus y lit les données et y consigne en retour activités, attestations et notes, pour que tout le travail qui l’entoure soit réuni au même endroit.
L’IA va-t-elle placer des garanties ou conseiller nos clients ?
Non. Les coéquipiers préparent le travail : ils rassemblent les expositions, comparent les propositions des assureurs, émettent les attestations que le contrat couvre déjà et enregistrent les déclarations de sinistre. La prise d’effet des garanties, les modifications de couverture et le conseil restent l’affaire d’un conseiller habilité, et toute demande qui touche à la couverture l’attend.
Qu’en est-il des données clients et de notre responsabilité civile professionnelle ?
Votre système tourne sur un serveur qui appartient à votre cabinet. Chaque action d’un coéquipier est consignée dans le dossier du client (qui, quoi, quand) et chaque appel peut être retranscrit et classé : exactement la traçabilité que votre assureur RC professionnelle espère vous voir tenir.
Qui décide de ce que l’IA a le droit de faire ?
Vous, coéquipier par coéquipier : ce qu’il traite seul, et ce pour quoi il vous consulte d’abord, comme remettre un client sur le marché ou passer en perte un écart de commission supérieur à $250. Vos chargés de clientèle voient chaque action.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
La conception tient en une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs connectent ensuite votre logiciel de gestion de cabinet, les flux des assureurs et vos lignes téléphoniques, généralement en quelques semaines pour un cabinet de la taille de Prentiss.