Chaque projet, chaque heure, chaque facture, dans un seul système
Les heures arrivent avec une semaine de retard, le périmètre dérive au détour d'un appel, et la facturation du mois attend dans quarante boîtes de réception. Réunissez projets, clients et facturation en un seul endroit qui appartient à vos équipes, et confiez à des coéquipiers IA le travail entre les deux.
De bons ingénieurs, facturés au tableur
La plupart des bureaux d'études de votre taille reposent sur un logiciel de comptabilité analytique par projet, un CRM que le marketing maintient en vie et la boîte de réception de chaque chef de projet. Cela fonctionne, jusqu'au jour où le projet de facture indique qu'une affaire a consommé 91 % de ses honoraires.
- Le périmètre bouge au détour d'un appelUn client demande un plan de découpage parcellaire de plus. L'ingénieur le fait, personne ne rédige l'avenant, et les heures s'imputent sur un forfait.
- Des en-cours découverts le 5 du moisLes feuilles de temps sont clôturées en retard, les factures attendent les corrections de chaque chef de projet, et $1.4 million de travail achevé reste non facturé pendant que le mois bascule.
- Des délais d'instruction dans une seule boîte de réceptionLe courrier d'observations d'un instructeur arrive pendant que l'ingénieur est dans le lit d'un ruisseau. Le délai de réponse de 30 jours court quand même.
- Chaque proposition part de la précédenteUn appel d'offres à rendre jeudi est reconstruit à partir d'une ancienne proposition trouvée sur le disque de quelqu'un, avec CV et fiches références copiés à la main.
- Microsoft 365 Business Standard
- RingCentral Core
- Asana Starter
- HubSpot Sales Hub Professional
- Zoom Workplace Pro
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- Calendly Teams
- Power BI Pro
83 616 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 9 abonnements de Pender Ashby
Pender Ashby EngineeringRaleigh, Caroline du NordPender Ashby conçoit des aménagements, des ouvrages de gestion des eaux pluviales et des restaurations de cours d'eau pour des promoteurs, des communes et des conservatoires d'espaces naturels dans toute la Caroline du Nord.
Ruth Pender et Tom Ashby l'ont fondé en 1996, en dessinant des plans de gestion des eaux pluviales pour des lotissements au-dessus d'une quincaillerie de Raleigh. Calvin Odom est entré comme ingénieur en 2003 et en est devenu président lorsque les fondateurs l'ont cédé aux salariés : trois agences, 420 projets actifs et neuf abonnements à côté du logiciel de comptabilité analytique par projet.
- 140
- personnes
- 3
- agences
- 420
- projets actifs
- 30
- ans d'exercice
Calvin Odom PrésidentConçoit le système de Pender Ashby avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Pender Ashby Engineering est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Pender Ashby y fait tourner
Les modules portent les noms du bureau, pas les nôtres, et les coéquipiers IA travaillent sur les mêmes projets, autorisations et clients que ses équipes.
- Projets420 affaires actives avec leurs honoraires, leurs heures et leur prochain livrable
- AutorisationsChaque dossier de demande et chaque courrier d'observations, avec son délai et son responsable
- OpportunitésAppels d'offres et propositions, du go/no-go au contrat signé
- ClientsPromoteurs, communes et conservatoires, avec chaque projet qu'ils vous ont confié
- TranscriptionsChaque appel client retranscrit, pour qu'aucune nouvelle demande ne se perde
- MatérielVéhicules, récepteurs GPS et sondes de qualité de l'eau, réservés par visite
- FacturesÉtablies à partir des temps validés, reportées dans la comptabilité par projet
- RapportsEn-cours, taux d'occupation et taux de réalisation par chef de projet et par agence
Ethan WalshAICoordination de projets4 observations d'instruction consignées sur Ashworth Commons, et le délai de 30 jours lancé
Grace LindqvistAIPropositions et contratsAvenant n° 3 rédigé pour Harlow Farms : 46 heures, $7,820
Mei TanakaAIPlanification terrain23 visites de site et inspections planifiées, chacune avec un véhicule et un récepteur GPS
Inés DuarteAIFacturation et recouvrement41 paiements clients rapprochés et 12 factures impayées depuis plus de 45 jours relancées
Les entreprises comme Pender Ashby commencent généralement par Ethan, Grace et Inés.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Pender Ashby, établie à partir de ses chiffres d'exemple : les abonnements qu'il cesserait de payer, les heures que ses équipes récupéreraient, et le travail enfin facturé.
- 27 000 €
- par an conservés après le paiement de Lazarus, de son serveur, de six lignes téléphoniques et du temps d'un ingénieur
- 5,600
- heures par an rendues aux chefs de projet, au marketing et à la comptabilité
- 93%
- des heures travaillées facturées à un client, contre 86 % avant que le travail hors périmètre ait un responsable
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Faites tourner votre bureau sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment vos projets avancent, de la proposition à la facture finale. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation, avec vos noms, vos coéquipiers et les économies réalisées.
Nous utilisons un logiciel de comptabilité par projet. Faut-il le remplacer ?
Non. Lazarus y lit les projets, les honoraires et les temps, et y reporte les factures et avenants validés : la comptabilité garde un seul grand livre. La plupart des bureaux basculent d'abord le travail quotidien des projets dans Lazarus et laissent la comptabilité là où elle est.
Les plans et les données de nos clients sont confidentiels. Où tout cela est-il hébergé ?
Sur votre propre serveur, sous votre propre nom de domaine, avec des accès par agence, par projet et par fonction. Rien de ce que vos clients vous envoient ne sert à entraîner un modèle, et chaque action d'un coéquipier est consignée sur le projet.
L'IA enverra-t-elle des documents aux clients sans qu'un ingénieur habilité les ait vus ?
Pas sans votre accord. Vous définissez ce que chaque coéquipier fait seul et ce pour quoi il vous consulte d'abord, comme un avenant supérieur à $5,000 ou tout document qui engage la signature d'un ingénieur. Le travail technique reste entre les mains de vos ingénieurs habilités.
Nos chefs de projet détestent déjà les feuilles de temps. Est-ce une chose de plus à remplir ?
C'est plutôt une de moins. Heures, appels et visites de site sont préremplis à partir de leur calendrier, des transcriptions et des notes de terrain, et ils valident leur semaine en quelques minutes au lieu de la reconstituer le vendredi.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
La conception tient en une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs connectent ensuite votre logiciel de comptabilité par projet et vos lignes téléphoniques, et migrent vos données, généralement en quelques semaines pour un bureau de la taille de Pender Ashby.