Chaque client, chaque chambre, chaque service, dans un seul système
Les clients écrivent en cinq langues depuis les plateformes de réservation, par e-mail et sur WhatsApp, l’état des chambres circule par talkie-walkie, et le planning tient dans un tableur. Réunissez tout au même endroit, un système qui connaît chaque client et chaque chambre, et confiez à des coéquipiers IA tout le travail intermédiaire.
De beaux hôtels, qui tiennent grâce à la réception
La plupart des groupes hôteliers de votre taille fonctionnent avec un logiciel de gestion hôtelière (PMS) qui connaît les réservations, et une douzaine d’outils et de groupes WhatsApp qui savent tout le reste. Cela tient jusqu’au jour où un client arrive à onze heures et que sa chambre n’est toujours pas faite.
- Les clients écrivent partout, dans toutes les languesE-mail, WhatsApp et trois plateformes de réservation, en cinq langues. La réception colle chaque message dans un traducteur, et une demande d’arrivée anticipée parvient aux étages après le client lui-même.
- L’état des chambres circule par talkie-walkieLe service des étages coche les chambres sur une feuille papier. La réception appelle les étages pour savoir si la 214 est prête, pendant qu’une famille attend dans le hall avec ses bagages.
- Les réparations vivent dans un groupe WhatsAppUn robinet qui fuit, signalé à minuit, a disparu du fil le lendemain matin. La chambre est revendue avant que quiconque ne le répare, et l’avis client ne manque pas de le signaler.
- Les groupes reposent sur des tableurs envoyés par e-mailLa rooming list d’un mariage change six fois. La cuisine compte les couverts à partir de la version quatre, et la facture part à partir de la version cinq.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zendesk Suite Team
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- Otter Business
- Power BI Pro
75 024 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 11 abonnements de Sarmento
Sarmento HotelsLisbonne, PortugalSarmento exploite trois hôtels de charme et deux restaurants dans les vieux quartiers de Lisbonne, pour des voyageurs qui préfèrent séjourner dans une maison plutôt que dans une chaîne.
Rui et Helena Sarmento ont ouvert le premier en 1996 : onze chambres dans une maison de négociant de l’Alfama. Leur fille Marta dirige aujourd’hui le groupe, 194 chambres entre l’Alfama, le Chiado et Lapa, avec un PMS qui connaît les réservations et onze abonnements qui ne communiquent pas avec lui.
- 210
- personnes
- 3
- hôtels
- 194
- chambres
- 2
- restaurants
Marta Sarmento CEOConçoit le système de Sarmento avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Sarmento Hotels est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Sarmento fait tourner dessus
Les modules portent leurs noms, pas les nôtres, et les coéquipiers IA travaillent sur les mêmes clients, les mêmes chambres et les mêmes plannings que leurs équipes.
- RéservationsChambres, tables et groupes, lus depuis le PMS et les plateformes de réservation dans une seule liste
- Chambres194 chambres par statut, du départ à l’inspection, en direct à chaque réception
- DemandesChaque demande de client et chaque réparation, avec un responsable et une heure
- ClientsLes séjours, la langue et les préférences de chaque client, dans une seule fiche
- GroupesMariages, séminaires et blocs de chambres entreprises, de la demande à la rooming list
- TéléphoneHuit lignes pour les réservations, les trois réceptions et les deux restaurants
- RapportsTaux d’occupation, prix moyen et RevPAR par hôtel, chaque matin
Omar HaddadAIMessages des clients186 messages de clients traités en cinq langues depuis minuit
Diego AlvarezAIÉtages64 arrivées classées par ordre de nettoyage dans les trois hôtels, arrivées anticipées en tête
Mei TanakaAIMaintenanceTechnicien d’astreinte envoyé à 05:52 pour une fuite au-dessus de la Chiado 304, et chambre retirée de la vente
Amara DialloAIPlanningsRemplaçants trouvés pour deux membres du service des étages absents pour maladie, avant la prise de poste de 07:00
Les entreprises comme Sarmento commencent généralement par Omar, Diego et Amara.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Sarmento, calculée à partir de ses chiffres d’exemple : les abonnements qu’il cesserait de payer, les heures rendues à ses équipes, et les clients qui obtiennent une réponse en quelques minutes.
- 18 100 €
- par an conservés après avoir payé Lazarus, son serveur, huit lignes téléphoniques et le temps d’un ingénieur
- 7,200
- heures par an rendues aux réceptions, aux réservations et aux étages
- 4 min
- pour répondre au message d’un client dans sa langue, contre 2 h 40 à la réception
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Pilotez vos hôtels sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment fonctionnent vos hôtels, du premier message jusqu’au départ. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation, avec vos noms, vos coéquipiers et ce qu’il vous fait économiser.
Nous avons déjà un PMS. Faut-il le remplacer ?
Non. Le PMS reste la référence pour les réservations, les tarifs et les folios. Lazarus y lit les arrivées, les départs et l’état des chambres, et y renvoie ce qui change : étages, réparations et messages de chaque client se trouvent ainsi à côté de la réservation, et non plus dans un groupe WhatsApp.
Peut-il répondre aux clients dans leur langue, y compris sur les plateformes de réservation ?
Oui. Le coéquipier chargé des messages clients lit les e-mails, WhatsApp et les messageries des plateformes de réservation, répond dans la langue du client et classe chaque demande au bon endroit. Tout ce qui touche à l’argent, à une réclamation ou à la santé d’un client est transmis à une personne.
Qu’en est-il des données personnelles de nos clients ?
Le système fonctionne sur votre propre serveur, qui peut être hébergé dans l’UE, et les données vous appartiennent. Les informations des clients sont réunies en un seul endroit au lieu de onze, ce qui simplifie les réponses aux demandes d’accès et d’effacement prévues par le RGPD.
Qui décide de ce que l’IA a le droit de faire ?
Vous, coéquipier par coéquipier : ce qu’il traite seul, et ce pour quoi il demande d’abord votre accord, comme un geste commercial de plus de €300 ou une réparation de plus de €1,000. Chaque action est journalisée là où vos responsables peuvent la voir.
Combien de temps faut-il pour la mise en place, et qu’est-ce qui change pour nos équipes ?
La conception ne demande qu’une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs connectent ensuite votre PMS, les plateformes de réservation et vos lignes téléphoniques, généralement en quelques semaines. Le personnel des étages met à jour l’état des chambres depuis un téléphone, et la réception travaille sur un seul écran au lieu de six.