Vos clients, leurs déclarations et chaque date de dépôt, dans un seul système
Les questionnaires partent en janvier et reviennent en pièces détachées. Les lettres de mission attendent une signature, et les en-cours attendent une facture. Réunissez tout au même endroit, aux côtés de votre logiciel fiscal, et confiez les relances à des coéquipiers IA.
Un cabinet de confiance qui tient grâce aux soirées de ses collaborateurs
La plupart des cabinets de votre taille fonctionnent avec un logiciel fiscal, un logiciel de gestion du cabinet, un portail client et une douzaine d’identifiants autour. L’ensemble tient parce que des gens compétents travaillent tard de février à avril, puis de nouveau en octobre.
- La moitié de la haute saison passe à réclamer des piècesLes questionnaires partent en janvier. En mars, un tiers des clients doivent encore un K-1, un 1099 ou un avis de taxe foncière, et les collaborateurs confirmés passent leurs soirées à rédiger la même relance.
- Les signatures bloquent le travailAucune déclaration ne démarre sans lettre de mission signée, et aucune n’est déposée sans formulaire 8879 signé. Les deux dorment dans les boîtes de réception tandis que le 15 approche.
- Qui attend quoi : la réponse est dans un tableurLe logiciel fiscal connaît les échéances. Quelles déclarations sont bloquées, à cause de qui, et lesquelles nécessitent une prorogation : tout cela vit dans le tableur d’un manager, mis à jour le vendredi.
- Les en-cours attendent des semaines avant d’être facturésUne déclaration déposée en avril est facturée en juin. D’ici là, plus personne ne se souvient pourquoi les heures ont dépassé, et l’associé passe la différence en perte.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
70 224 €0 € par an, au prix catalogue, pour les 9 abonnements de Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CalifornieWhitlock Ota assure la fiscalité, les audits et la tenue comptable mensuelle de 1,800 exploitations agricoles, entreprises familiales et de leurs dirigeants dans toute la vallée de Sacramento.
Dean Whitlock et Kenji Ota ont ouvert le cabinet dans deux pièces de J Street en 1986, en préparant les déclarations des producteurs de riz et d’amandes parmi lesquels Kenji avait grandi. Naomi, la fille de Kenji, en est l’associée gérante depuis 2019 : 90 personnes, deux bureaux et 3,600 déclarations par an, avec un logiciel fiscal, un logiciel de gestion du cabinet, un portail client et neuf abonnements qui ne communiquent pas entre eux.
- 90
- personnes
- 12
- associés
- 1,800
- clients
- 3,600
- déclarations par an
Naomi Ota Associée géranteConçoit le système de Whitlock Ota avec OpenLazarus dans le film ci-dessous.
Whitlock Ota LLP est un exemple inventé, pas un client : une entreprise semblable à celles pour lesquelles nous construisons, imaginée pour montrer comment elle fonctionnerait sur OpenLazarus. Ses collaborateurs, ses chiffres et ses photos sont donnés à titre d’illustration.
Ce que Whitlock Ota fait tourner dessus
Les modules portent les noms du cabinet, pas les nôtres. Les coéquipiers IA travaillent sur les mêmes clients, les mêmes déclarations et les mêmes dates que ses collaborateurs, et c’est un expert-comptable qui décide de tout ce qui modifie une déclaration.
- Déclarations3,600 déclarations par an, classées par statut, lues depuis le logiciel fiscal
- DemandesCe que chaque client doit encore fournir pour sa déclaration, et qui le réclame
- DocumentsChaque K-1, 1099 et relevé, classé sur la bonne déclaration
- PropositionsLes nouvelles missions, du premier appel à la lettre de mission signée
- Clients1,800 clients, leurs entités et chaque échange
- TéléphoneSix lignes pour l’accueil et le service client
- FacturationChaque déclaration facturée à partir de ses en-cours le jour de son dépôt
- RapportsEn-cours, taux de réalisation et déclarations par statut, par associé
Sam OkaforAIDemandes clients212 dépôts sur le portail rattachés à leurs déclarations et 46 relances envoyées
Grace LindqvistAIÉchéances et lettres de mission38 formulaires 8879 envoyés pour signature électronique et 17 déclarations complètes passées en préparation
Joyce BautistaAITenue comptable3,940 lignes bancaires rapprochées dans la comptabilité de 118 clients mensuels
Inés DuarteAIFacturation et en-coursLes 64 déclarations déposées la semaine dernière facturées, directement à partir de leurs en-cours
Les entreprises comme Whitlock Ota commencent généralement par Sam, Grace et Inés.
Ce que cela pourrait changer en un an
Une estimation indicative pour Whitlock Ota, calculée à partir de ses chiffres d’exemple : les abonnements qu’il cesserait de payer, les heures rendues à ses collaborateurs, et les pièces que plus personne ne réclame à la main.
- 13 400 €
- par an conservés après avoir payé Lazarus, son serveur, six lignes téléphoniques et le temps d’un ingénieur
- 5,600
- heures par an rendues aux préparateurs, à l’accueil et à la facturation
- 9 days
- de la première demande au dossier complet, contre 24 quand les relances partaient à la main
Chiffres d’exemple pour une entreprise inventée. Les économies et les heures sont calculées à partir de ses outils et de son forfait d’exemple, au prix catalogue ; le troisième chiffre est un objectif indicatif, pas un résultat mesuré.
Pilotez votre cabinet sur un système qui vous appartient
Expliquez à OpenLazarus comment votre cabinet accueille ses clients, réclame les pièces et facture. Vous verrez votre système prendre forme au fil de la conversation, avec vos noms, vos coéquipiers et ce qu’il vous fait économiser.
Nous avons déjà un logiciel fiscal et un logiciel de gestion du cabinet. Faut-il les remplacer ?
Non. Les déclarations y sont toujours préparées, revues et télétransmises. Lazarus y lit le statut et l’échéance de chaque déclaration et y renvoie ce qui a changé : demandes, échéances et facturation s’organisent ainsi autour du logiciel que vos préparateurs connaissent déjà.
Qu’en est-il de la confidentialité des clients et des données fiscales ?
Tout fonctionne sur le serveur du cabinet : e-mails, documents, appels et travail de l’IA. Les accès suivent les rôles que vous définissez, chaque action est journalisée, et rien de ce que détient le cabinet ne sert à entraîner le modèle de qui que ce soit. Le tout s’intègre au plan de sécurité écrit que vous tenez déjà en tant que préparateur.
L’IA prépare-t-elle ou signe-t-elle les déclarations ?
Non. Les coéquipiers relancent les pièces, envoient les lettres de mission et les formulaires 8879, tiennent les échéances et facturent. Vos collaborateurs préparent et revoient chaque déclaration, et seul l’expert-comptable signataire valide une télétransmission.
Nos équipes doivent-elles renoncer à Excel ?
Non. Les feuilles de travail restent dans Excel et dans votre logiciel fiscal. Lazarus prend en charge le téléphone, les rendez-vous, les demandes clients, les échéances et la facturation tout autour.
Combien de temps faut-il pour la mise en place ?
La conception ne demande qu’une conversation avec OpenLazarus, comme celle du film. Nos ingénieurs connectent ensuite votre logiciel fiscal, votre logiciel de gestion du cabinet, votre portail et vos lignes téléphoniques en quelques semaines. La plupart des cabinets démarrent entre deux saisons, en mai ou en novembre.