Agencias

Cada fee mensual, cada hora y cada factura en un solo sistema

Los briefs llegan por correo, por Slack y en una llamada camino a una sesión de fotos. Las horas se cargan en las planillas el viernes por la tarde, si es que se cargan. Reúne clientes, trabajo y facturación en un solo lugar que conoce cada alcance, y deja que tus compañeros de IA se ocupen del trabajo intermedio.

Diseña el tuyo
Un director creativo estudia una pared de maquetas clavadas en un estudio de paredes de ladrillo por la mañana

Buen trabajo, contabilizado a fin de mes

La mayoría de las agencias de tu tamaño funcionan con una herramienta de proyectos, un CRM que lleva el equipo de nuevos negocios, una app de registro de horas y una hoja de capacidad en la que confía un solo productor. Funciona hasta que un fee mensual llega en silencio al 130 %.

  1. El alcance crece de a un pequeño pedido por vezUn cliente pide “solo unas cuantas” versiones cortas extra un jueves por la noche. El trabajo se hace, nadie redacta una orden de cambio y el fee mensual lo absorbe.
  2. Las horas se registran de memoriaLas horas se cargan el viernes por la tarde, o el lunes después de un recordatorio. Para entonces nadie recuerda para qué cliente fue la llamada del martes.
  3. La utilización llega con un mes de retrasoQuién está sobrecargado la semana que viene vive en la hoja de cálculo de un productor. La realización por cliente aparece cuando el mes ya se cerró.
  4. Las facturas esperan a las horasFacturación no puede cerrar el mes hasta que estén cargadas todas las horas, así que los fees mensuales se facturan el día diez y el excedente casi nunca se factura.
Repartido entre
  • Google Workspace Business Standard
  • Slack Pro
  • Asana Starter
  • Zoom Workplace Pro
  • HubSpot Sales Hub Professional
  • Otter Business
  • Zendesk Suite Team
  • RingCentral Core
  • Calendly Teams
  • Mailchimp Standard
  • QuickBooks Online Advanced
  • Power BI Pro

75.528 € al año, a precio de lista, en las 12 suscripciones de Halden Rowe

Empresa de ejemploHalden RoweDenver, Colorado

Halden Rowe crea marcas, contenidos y sitios web para 41 clientes con fee mensual en toda la región de Mountain West.

Nadia Halden la fundó en 2009 con Theo Rowe, desarrollador, en un local encima de una tienda de bicicletas en RiNo. Hoy son 85 personas en tres estudios, en una planta de un antiguo almacén de ladrillo, y funcionan con doce suscripciones, una app de registro de horas y una hoja de capacidad en la que solo confía un productor.

85
personas
41
clientes con fee mensual
3
estudios
$14M
en honorarios al año

Nadia Halden Fundadora y CEODiseña el sistema de Halden Rowe con OpenLazarus en el video de abajo.

Halden Rowe es un ejemplo inventado, no un cliente: una empresa como aquellas para las que construimos, creada para mostrar cómo funcionaría con OpenLazarus. Sus personas, cifras y fotografías son ilustrativas.

Lo que Halden Rowe gestiona con él

Los módulos llevan los nombres del estudio, no los nuestros, y los compañeros de IA trabajan con los mismos clientes, alcances y horas que su gente.

Sus módulos
  • ProyectosCada fee mensual y cada proyecto, con su alcance y las horas de este mes
  • SolicitudesCada pedido de un cliente, contrastado con el alcance antes de que nadie empiece
  • Clientes41 fees mensuales, sus contactos, sus SOW y cada llamada
  • Nuevos negociosPitches y propuestas, desde la primera llamada hasta el SOW firmado
  • ArchivosBriefs, presentaciones y recursos, archivados en el cliente correcto
  • FacturasFees mensuales facturados el día 1, con las órdenes de cambio aprobadas
  • InformesUtilización, realización y margen por cliente, cada mañana
Sus compañeros de IA, en una mañana de ejemplo
  • Ethan WalshAIEntregaPreparó 85 registros de horas a partir de calendarios y archivos, y detectó 3 pedidos fuera de alcance
  • Priya RamanAIServicio al clienteConvirtió las 12 versiones cortas extra de Fourmile en una orden de cambio de $2,880 antes de las 7:00
  • Arjun MehtaAINúmeros del estudioPublicó la utilización por estudio, 76 % facturable, antes de la reunión diaria de las 9:00
  • Inés DuarteAIFacturación y cobrosAsoció 23 pagos de fees mensuales y envió 6 recordatorios amables por facturas vencidas

Las empresas como Halden Rowe suelen empezar con Ethan, Priya y Inés.

Estimación ilustrativa

Lo que podría cambiar en un año

Una estimación ilustrativa para Halden Rowe, calculada a partir de sus cifras de ejemplo: las suscripciones que dejaría de pagar, las horas que recuperaría su gente y el trabajo fuera de alcance que ahora sí se factura.

20.300 €
al año que conservaría después de pagar Lazarus, su servidor, dos líneas telefónicas y el tiempo de un ingeniero
4,200
horas al año que devolvería a los productores, los responsables de cuenta y facturación
91%
de horas facturadas, frente al 83 % de antes de contrastar cada pedido con su alcance

Cifras de ejemplo para una empresa inventada. El ahorro y las horas se calculan a partir de sus herramientas y su plan de ejemplo a precios de lista; la tercera cifra es un objetivo ilustrativo, no un resultado medido.

Gestiona tu agencia con un sistema que te pertenece

Cuéntale a OpenLazarus cómo trabaja tu estudio. Verás cómo tu sistema toma forma durante la conversación, con tus nombres, tus compañeros de IA y lo que te ahorra.

Tenemos una herramienta de proyectos y una app de registro de horas. ¿Tenemos que dejarlas?

No. Lazarus lee de ellas mientras tus equipos se trasladan, para que proyectos, horas y clientes queden en un solo registro. La mayoría de las agencias trasladan primero el trabajo diario y desactivan las herramientas antiguas cuando ya nadie las abre.

¿La gente tendrá que cargar sus horas en otro lugar?

Menos que hoy. Ethan prepara la semana de cada persona a partir de su calendario, sus archivos y sus llamadas, y cada uno la confirma o la corrige en un minuto. Nada se envía sin que la persona lo vea.

El trabajo de nuestros clientes es confidencial. ¿Dónde se guarda?

En tu propio servidor, con tu dominio. Los briefs, los archivos y las notas de llamadas se quedan en tu sistema, cada compañero de IA ve solo los clientes que le asignes y cada acción queda registrada donde tu gente puede verla.

¿Quién decide qué puede hacer la IA?

Tú, compañero por compañero: qué resuelven por su cuenta y qué consultan antes, como una orden de cambio de más de $2,500 o sacar a alguien de un cliente a mitad de semana. Nada llega a un cliente fuera de las reglas que definas.

¿Cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha?

El diseño lleva una sola conversación con OpenLazarus, como la del video. Después, nuestros ingenieros trasladan tus clientes, proyectos y archivos, normalmente en pocas semanas para una agencia del tamaño de Halden Rowe.