Clientes, declaraciones y cada fecha de presentación, en un solo sistema
Los cuestionarios fiscales salen en enero y vuelven a cuentagotas. Las cartas de encargo esperan una firma y el trabajo en curso espera su factura. Reúnelo todo en un solo lugar junto a tu software fiscal, y deja que tus compañeros de IA se ocupen de reclamar.
Una firma de confianza que funciona gracias a las noches de su gente
La mayoría de las firmas de tu tamaño funcionan con un software fiscal y de gestión del despacho, un portal de clientes y una docena de accesos a su alrededor. Se sostiene porque hay buenos profesionales que trabajan hasta tarde de febrero a abril, y otra vez en octubre.
- La mitad de la temporada alta se va en reclamar documentosLos cuestionarios fiscales salen en enero. En marzo, un tercio de los clientes todavía debe un K-1, un 1099 o un recibo del impuesto a la propiedad, y los séniors pasan las noches escribiendo el mismo recordatorio.
- Las firmas frenan el trabajoNinguna declaración empieza sin una carta de encargo firmada, y ninguna se presenta sin un formulario 8879 firmado. Ambos esperan en las bandejas de entrada mientras se acerca el día 15.
- Quién espera qué vive en una hoja de cálculoEl software fiscal conoce los vencimientos. Qué declaraciones están trabadas, por culpa de quién y cuáles necesitan una prórroga vive en la hoja de cálculo de un gerente, que se actualiza los viernes.
- El trabajo en curso espera semanas para facturarseUna declaración presentada en abril se factura en junio. Para entonces nadie recuerda por qué se excedieron las horas, y el socio termina haciendo una rebaja.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
70.224 €0 € al año, a precio de lista, en las 9 suscripciones de Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CaliforniaWhitlock Ota lleva los impuestos, las auditorías y la contabilidad mensual de 1,800 explotaciones agrícolas, empresas familiares y sus dueños en todo el valle de Sacramento.
Dean Whitlock y Kenji Ota abrieron la firma en dos oficinas de J Street en 1986, preparando las declaraciones de los productores de arroz y almendras entre los que Kenji había crecido. Naomi, la hija de Kenji, es socia directora desde 2019: 90 personas, dos oficinas y 3,600 declaraciones al año, con un software fiscal y de gestión del despacho, un portal de clientes y nueve suscripciones que no se comunican entre sí.
- 90
- personas
- 12
- socios
- 1,800
- clientes
- 3,600
- declaraciones al año
Naomi Ota Socia directoraDiseña el sistema de Whitlock Ota con OpenLazarus en el video de abajo.
Whitlock Ota LLP es un ejemplo inventado, no un cliente: una empresa como aquellas para las que construimos, creada para mostrar cómo funcionaría con OpenLazarus. Sus personas, cifras y fotografías son ilustrativas.
Lo que Whitlock Ota gestiona con él
Los módulos llevan los nombres de la firma, no los nuestros. Los compañeros de IA trabajan con los mismos clientes, declaraciones y fechas que su gente, y un contador público decide todo lo que modifique una declaración.
- Declaraciones3,600 declaraciones al año por estado, leídas del software fiscal
- SolicitudesLo que cada cliente todavía debe para su declaración, y quién lo pide
- DocumentosCada K-1, 1099 y extracto, archivado en la declaración correcta
- PropuestasNuevos trabajos, desde la primera llamada hasta la carta de encargo firmada
- Clientes1,800 clientes, sus entidades y cada conversación
- TeléfonoSeis líneas para la recepción y la atención al cliente
- FacturaciónCada declaración facturada a partir de su trabajo en curso el mismo día en que se presenta
- InformesTrabajo en curso, realización y declaraciones por estado, por socio
Sam OkaforAISolicitudes de clientesAsoció 212 archivos subidos al portal con sus declaraciones y envió 46 recordatorios
Grace LindqvistAIPlazos y cartas de encargoEnvió 38 formularios 8879 para firma electrónica y pasó 17 declaraciones completas a preparación
Joyce BautistaAIContabilidad de clientesConcilió 3,940 movimientos bancarios en la contabilidad de 118 clientes mensuales
Inés DuarteAIFacturación y trabajo en cursoFacturó las 64 declaraciones presentadas la semana pasada, directamente desde su trabajo en curso
Las empresas como Whitlock Ota suelen empezar con Sam, Grace y Inés.
Lo que podría cambiar en un año
Una estimación ilustrativa para Whitlock Ota, calculada a partir de sus cifras de ejemplo: las suscripciones que dejaría de pagar, las horas que recuperaría su gente y los documentos que nadie tendría que reclamar a mano.
- 13.400 €
- al año que conservaría después de pagar Lazarus, su servidor, seis líneas telefónicas y el tiempo de un ingeniero
- 5,600
- horas al año que devolvería a los preparadores, la recepción y la facturación
- 9 days
- desde la primera solicitud hasta el expediente completo, frente a 24 cuando los recordatorios se enviaban a mano
Cifras de ejemplo para una empresa inventada. El ahorro y las horas se calculan a partir de sus herramientas y su plan de ejemplo a precios de lista; la tercera cifra es un objetivo ilustrativo, no un resultado medido.
Gestiona tu firma con un sistema que te pertenece
Cuéntale a OpenLazarus cómo tu firma incorpora clientes, reclama documentos y factura. Verás cómo tu sistema toma forma durante la conversación, con tus nombres, tus compañeros de IA y lo que te ahorra.
Ya tenemos software fiscal y de gestión del despacho. ¿Lo reemplazamos?
No. Las declaraciones se siguen preparando, revisando y presentando electrónicamente allí. Lazarus lee de ese software el estado y el vencimiento de cada declaración y le devuelve lo que cambió, de modo que las solicitudes, los plazos y la facturación se organizan alrededor del software que tus preparadores ya conocen.
¿Y la confidencialidad de los clientes y los datos de los contribuyentes?
Todo funciona en el servidor propio de la firma: el correo, los documentos, las llamadas y el trabajo de la IA. El acceso sigue los roles que definas, cada acción queda registrada y nada de lo que guarda la firma se usa para entrenar el modelo de nadie. Todo esto se incorpora al plan de seguridad escrito que ya mantienes como preparador.
¿La IA prepara o firma declaraciones?
No. Los compañeros de IA reclaman documentos, envían cartas de encargo y formularios 8879, vigilan los plazos y facturan. Tu gente prepara y revisa cada declaración, y solo el contador público firmante autoriza una presentación electrónica.
¿Nuestra gente tiene que dejar Excel?
No. Los papeles de trabajo siguen en Excel y en tu software fiscal. Lazarus se ocupa de los teléfonos, las reuniones, las solicitudes de clientes, los plazos y la facturación que los rodean.
¿Cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha?
El diseño lleva una sola conversación con OpenLazarus, como la del video. Después, nuestros ingenieros conectan tu software fiscal y de gestión del despacho, tu portal y tus líneas telefónicas en pocas semanas. La mayoría de las firmas empiezan entre temporadas, en mayo o en noviembre.