Mandanten, Steuererklärungen und jede Abgabefrist in einem System
Die Steuerfragebögen gehen im Januar hinaus und kommen in Einzelteilen zurück. Mandatsvereinbarungen warten auf eine Unterschrift, unabgerechnete Leistungen auf eine Rechnung. Führen Sie alles an einem Ort neben Ihrer Steuersoftware zusammen und überlassen Sie das Nachfassen KI-Teammitgliedern.
Eine angesehene Kanzlei, die von den Abendstunden ihrer Mitarbeitenden lebt
Die meisten Kanzleien Ihrer Größe arbeiten mit Steuer- und Kanzleisoftware, einem Mandantenportal und einem Dutzend Logins drumherum. Das funktioniert, weil gute Leute von Februar bis April und noch einmal im Oktober bis spät in den Abend arbeiten.
- Die halbe Hochsaison besteht aus dem Nachfassen nach UnterlagenDie Steuerfragebögen gehen im Januar hinaus. Im März schuldet noch ein Drittel der Mandanten ein K-1, ein 1099 oder einen Grundsteuerbescheid, und erfahrene Fachkräfte schreiben abends immer wieder dieselbe Erinnerung.
- Unterschriften halten die Arbeit aufKeine Steuererklärung wird ohne unterschriebene Mandatsvereinbarung begonnen und keine ohne unterschriebenes 8879 eingereicht. Beide liegen in Posteingängen, während der 15. näher rückt.
- Wer auf was wartet, steht in einer TabelleDie Steuersoftware kennt die Fristen. Welche Erklärungen feststecken, bei wem und welche eine Fristverlängerung brauchen, steht in der Tabelle einer Managerin, die freitags aktualisiert wird.
- Unabgerechnete Leistungen warten wochenlang auf eine RechnungEine im April eingereichte Steuererklärung wird im Juni abgerechnet. Bis dahin weiß niemand mehr, warum mehr Stunden angefallen sind, und der Partner schreibt die Differenz ab.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
70.224 €0 € pro Jahr zum Listenpreis, für die 9 Abos von Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, KalifornienWhitlock Ota übernimmt Steuern, Prüfungen und die laufende Buchhaltung für 1,800 landwirtschaftliche Betriebe, Familienunternehmen und deren Inhaber im gesamten Sacramento Valley.
Dean Whitlock und Kenji Ota gründeten die Kanzlei 1986 in zwei Räumen in der J Street und erstellten Steuererklärungen für die Reis- und Mandelbauern, unter denen Kenji aufgewachsen war. Seit 2019 ist Kenjis Tochter Naomi geschäftsführende Partnerin: 90 Mitarbeitende, zwei Standorte und 3,600 Steuererklärungen pro Jahr – mit Steuer- und Kanzleisoftware, einem Mandantenportal und neun Abos, die nicht miteinander sprechen.
- 90
- Mitarbeitende
- 12
- Partner
- 1,800
- Mandanten
- 3,600
- Steuererklärungen pro Jahr
Naomi Ota Geschäftsführende PartnerinGestaltet im folgenden Film das System von Whitlock Ota mit OpenLazarus.
Whitlock Ota LLP ist ein erfundenes Beispiel, kein Kunde: ein Unternehmen wie die, für die wir bauen, ausgedacht, um zu zeigen, wie es mit OpenLazarus arbeiten würde. Personen, Zahlen und Fotos dienen nur der Veranschaulichung.
Was bei Whitlock Ota darauf läuft
Die Module tragen die Bezeichnungen der Kanzlei, nicht unsere. Die KI-Teammitglieder arbeiten mit denselben Mandanten, Steuererklärungen und Fristen wie die Mitarbeitenden, und alles, was eine Steuererklärung verändert, entscheidet ein Steuerberater.
- Steuererklärungen3,600 Steuererklärungen pro Jahr nach Status, aus der Steuersoftware gelesen
- AnforderungenWas jeder Mandant für seine Steuererklärung noch schuldet und wer danach fragt
- UnterlagenJedes K-1, jedes 1099 und jeder Auszug, abgelegt bei der richtigen Steuererklärung
- AngeboteNeue Mandate, vom ersten Gespräch bis zur unterschriebenen Mandatsvereinbarung
- Mandanten1,800 Mandanten, ihre Gesellschaften und jedes Gespräch
- TelefonSechs Leitungen für Empfang und Mandantenservice
- AbrechnungJede Steuererklärung wird am Tag der Einreichung aus ihren erfassten Leistungen abgerechnet
- BerichteUnabgerechnete Leistungen, Realisierung und Steuererklärungen nach Status, je Partner
Sam OkaforAIMandantenanforderungen212 Portal-Uploads den passenden Steuererklärungen zugeordnet und 46 Erinnerungen verschickt
Grace LindqvistAIFristen und Mandatsvereinbarungen38 Formulare 8879 zur E-Signatur verschickt und 17 vollständige Steuererklärungen in die Bearbeitung gegeben
Joyce BautistaAIMandantenbuchhaltung3,940 Bankpositionen in den Büchern von 118 monatlich betreuten Mandanten abgeglichen
Inés DuarteAIAbrechnung und unfertige LeistungenDie 64 in der letzten Woche eingereichten Steuererklärungen direkt aus ihren erfassten Leistungen abgerechnet
Unternehmen wie Whitlock Ota beginnen meist mit Sam, Grace und Inés.
Was sich in einem Jahr ändern könnte
Eine beispielhafte Schätzung für Whitlock Ota auf Grundlage der Beispielzahlen: die Abos, die die Kanzlei nicht mehr bezahlen würde, die Stunden, die ihre Mitarbeitenden zurückgewinnen würden, und die Unterlagen, denen niemand mehr von Hand nachläuft.
- 13.400 €
- pro Jahr, die nach Abzug der Kosten für Lazarus, den Server, sechs Telefonleitungen und die Zeit eines Ingenieurs übrig bleiben
- 5,600
- Stunden pro Jahr, die Steuerfachleute, Empfang und Abrechnung zurückgewinnen
- 9 days
- von der ersten Anforderung bis zur vollständigen Akte – statt 24, als Erinnerungen noch von Hand verschickt wurden
Beispielzahlen für ein erfundenes Unternehmen. Einsparungen und Stunden sind aus den beispielhaften Tools und dem Plan zu Listenpreisen berechnet; die dritte Zahl ist ein beispielhaftes Ziel, kein gemessenes Ergebnis.
Führen Sie Ihre Kanzlei mit einem System, das Ihnen gehört
Erzählen Sie OpenLazarus, wie Ihre Kanzlei Mandanten aufnimmt, Unterlagen anfordert und abrechnet. Im Gespräch sehen Sie, wie Ihr System Gestalt annimmt – mit Ihren Bezeichnungen, Ihren Teammitgliedern und dem, was es einspart.
Wir haben bereits Steuer- und Kanzleisoftware. Ersetzen wir sie?
Nein. Steuererklärungen werden weiterhin dort erstellt, geprüft und elektronisch eingereicht. Lazarus liest Status und Frist jeder Erklärung aus und schreibt Änderungen zurück, sodass Anforderungen, Fristen und Abrechnung rund um die Software laufen, die Ihre Fachleute bereits kennen.
Wie steht es um Mandantengeheimnis und Steuerdaten?
Alles läuft auf dem eigenen Server der Kanzlei: Mail, Unterlagen, Anrufe und die Arbeit der KI. Der Zugriff folgt den Rollen, die Sie festlegen, jede Aktion wird protokolliert, und nichts aus dem Bestand der Kanzlei wird zum Training fremder Modelle genutzt. All das fließt in das schriftliche Sicherheitskonzept ein, das Sie als Steuerberater ohnehin führen.
Erstellt oder unterschreibt die KI Steuererklärungen?
Nein. Die Teammitglieder fordern Unterlagen an, versenden Mandatsvereinbarungen und Formulare 8879, überwachen die Fristen und rechnen ab. Ihre Mitarbeitenden erstellen und prüfen jede Steuererklärung, und nur der unterzeichnende Steuerberater gibt eine elektronische Übermittlung frei.
Müssen unsere Mitarbeitenden auf Excel verzichten?
Nein. Arbeitspapiere bleiben in Excel und Ihrer Steuersoftware. Lazarus übernimmt Telefon, Meetings, Mandantenanforderungen, Fristen und Abrechnung rund um sie herum.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Design entsteht in einem einzigen Gespräch mit OpenLazarus, wie im Film. Unsere Ingenieure binden anschließend innerhalb weniger Wochen Ihre Steuer- und Kanzleisoftware, Ihr Portal und Ihre Telefonleitungen an. Die meisten Kanzleien starten zwischen zwei Saisons, im Mai oder November.