Jeder Retainer, jede Stunde und jede Rechnung in einem System
Briefings kommen per E-Mail, über Slack und per Anruf auf dem Weg zum Shooting. Stunden landen am Freitagnachmittag in der Zeiterfassung, wenn überhaupt. Führen Sie Kunden, Arbeit und Abrechnung an einem Ort zusammen, der jeden Leistungsumfang kennt, und überlassen Sie die Arbeit dazwischen KI-Teammitgliedern.
Gute Arbeit, gezählt erst am Monatsende
Die meisten Agenturen Ihrer Größe arbeiten mit einem Projekttool, einem CRM, das das New-Business-Team pflegt, einer Zeiterfassungs-App und einer Kapazitätstabelle, der nur ein Producer vertraut. Das funktioniert, bis ein Retainer unbemerkt bei 130 % läuft.
- Der Leistungsumfang wächst mit jeder kleinen BitteEin Kunde wünscht sich am Donnerstagabend „nur noch ein paar“ zusätzliche Cutdowns. Die Arbeit wird erledigt, niemand schreibt einen Nachtrag, und der Retainer schluckt sie.
- Stundenzettel entstehen aus dem GedächtnisDie Stunden werden am Freitagnachmittag eingetragen oder am Montag nach einer Erinnerung. Bis dahin weiß niemand mehr, für welchen Kunden das Telefonat am Dienstag war.
- Die Auslastung kommt einen Monat zu spätWer nächste Woche überbucht ist, steht in der Tabelle eines Producers. Die Realisierung je Kunde zeigt sich erst, wenn der Monat abgeschlossen ist.
- Rechnungen warten auf die StundenDie Buchhaltung kann den Monat erst abschließen, wenn alle Stundenzettel da sind. Retainer werden deshalb am Zehnten abgerechnet, und Mehraufwand wird kaum je in Rechnung gestellt.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
75.528 €0 € pro Jahr zum Listenpreis, für die 12 Abos von Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe entwickelt Marken, Content und Websites für 41 Retainer-Kunden in der gesamten Mountain-West-Region.
Nadia Halden gründete die Agentur 2009 mit dem Entwickler Theo Rowe in einem Raum über einem Fahrradladen in RiNo. Heute sind es 85 Mitarbeitende in drei Studios auf einer Etage eines alten Backsteinlagerhauses – mit zwölf Abos, einer Zeiterfassungs-App und einer Kapazitätstabelle, der nur ein Producer vertraut.
- 85
- Mitarbeitende
- 41
- Retainer-Kunden
- 3
- Studios
- $14M
- Honorarumsatz pro Jahr
Nadia Halden Gründerin und CEOGestaltet im folgenden Film das System von Halden Rowe mit OpenLazarus.
Halden Rowe ist ein erfundenes Beispiel, kein Kunde: ein Unternehmen wie die, für die wir bauen, ausgedacht, um zu zeigen, wie es mit OpenLazarus arbeiten würde. Personen, Zahlen und Fotos dienen nur der Veranschaulichung.
Was bei Halden Rowe darauf läuft
Die Module tragen die Bezeichnungen des Studios, nicht unsere, und die KI-Teammitglieder arbeiten mit denselben Kunden, Leistungsumfängen und Stunden wie die Mitarbeitenden.
- ProjekteJeder Retainer und jedes Projekt, mit Leistungsumfang und den Stunden dieses Monats
- AnfragenJede Kundenbitte, mit dem Leistungsumfang abgeglichen, bevor jemand loslegt
- Kunden41 Retainer, ihre Ansprechpartner, ihre Leistungsbeschreibungen und jedes Gespräch
- New BusinessPitches und Angebote, vom ersten Gespräch bis zur unterschriebenen Leistungsbeschreibung
- DateienBriefings, Präsentationen und Assets, abgelegt beim richtigen Kunden
- RechnungenRetainer, abgerechnet am 1., mit freigegebenen Nachträgen
- BerichteAuslastung, Realisierung und Marge je Kunde, jeden Morgen
Ethan WalshAIDelivery85 Stundenzettel aus Kalendern und Dateien vorbereitet und 3 Anfragen außerhalb des Leistungsumfangs erkannt
Priya RamanAIKundenserviceDie 12 zusätzlichen Cutdowns für Fourmile vor 7:00 in einen Nachtrag über $2,880 umgewandelt
Arjun MehtaAIStudiozahlenAuslastung je Studio veröffentlicht, 76 % abrechenbar, noch vor dem Stand-up um 9:00
Inés DuarteAIFakturierung & Forderungsmanagement23 Retainer-Zahlungen zugeordnet und 6 höfliche Erinnerungen zu überfälligen Rechnungen verschickt
Unternehmen wie Halden Rowe beginnen meist mit Ethan, Priya und Inés.
Was sich in einem Jahr ändern könnte
Eine beispielhafte Schätzung für Halden Rowe auf Grundlage der Beispielzahlen: die Abos, die die Agentur nicht mehr bezahlen würde, die Stunden, die ihre Mitarbeitenden zurückgewinnen würden, und die Arbeit außerhalb des Leistungsumfangs, die jetzt abgerechnet wird.
- 20.300 €
- pro Jahr, die nach Abzug der Kosten für Lazarus, den Server, zwei Telefonleitungen und die Zeit eines Ingenieurs übrig bleiben
- 4,200
- Stunden pro Jahr, die Producer, Kundenberatung und Buchhaltung zurückgewinnen
- 91%
- der Stunden abgerechnet – statt 83 %, bevor jede Anfrage mit ihrem Leistungsumfang abgeglichen wurde
Beispielzahlen für ein erfundenes Unternehmen. Einsparungen und Stunden sind aus den beispielhaften Tools und dem Plan zu Listenpreisen berechnet; die dritte Zahl ist ein beispielhaftes Ziel, kein gemessenes Ergebnis.
Führen Sie Ihre Agentur mit einem System, das Ihnen gehört
Erzählen Sie OpenLazarus, wie Ihr Studio arbeitet. Im Gespräch sehen Sie, wie Ihr System Gestalt annimmt – mit Ihren Bezeichnungen, Ihren Teammitgliedern und dem, was es einspart.
Wir haben ein Projekttool und eine Zeiterfassungs-App. Müssen die weg?
Nein. Lazarus liest aus ihnen, während Ihre Teams umziehen, sodass Projekte, Stunden und Kunden in einem Datensatz bleiben. Die meisten Agenturen verlagern zuerst die tägliche Arbeit und schalten die alten Tools ab, sobald niemand sie mehr öffnet.
Müssen die Mitarbeitenden ihre Stunden dann woanders erfassen?
Weniger als heute. Ethan entwirft die Woche jeder Person aus Kalender, Dateien und Anrufen, und sie bestätigt oder korrigiert sie in einer Minute. Nichts wird eingereicht, ohne dass die Person es gesehen hat.
Die Arbeit unserer Kunden ist vertraulich. Wo wird sie gespeichert?
Auf Ihrem eigenen Server, unter Ihrer Domain. Briefings, Dateien und Gesprächsnotizen bleiben in Ihrem System, jedes KI-Teammitglied sieht nur die Kunden, die Sie ihm zuweisen, und jede Aktion wird dort protokolliert, wo Ihre Mitarbeitenden sie sehen können.
Wer entscheidet, was die KI tun darf?
Sie, für jedes Teammitglied einzeln: was es selbstständig erledigt und wofür es zuerst fragt, etwa bei einem Nachtrag über $2,500 oder wenn jemand mitten in der Woche von einem Kunden abgezogen werden soll. Nichts erreicht einen Kunden außerhalb der Regeln, die Sie festlegen.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Design entsteht in einem einzigen Gespräch mit OpenLazarus, wie im Film. Unsere Ingenieure übertragen anschließend Ihre Kunden, Projekte und Dateien – bei einer Agentur von der Größe von Halden Rowe meist innerhalb weniger Wochen.