Cada fee, cada hora e cada fatura em um só sistema
Os briefings chegam por e-mail, pelo Slack e numa ligação a caminho de uma sessão de fotos. As horas caem no timesheet na sexta à tarde, quando caem. Reúna clientes, trabalho e cobrança em um só lugar que conhece cada escopo, e coloque colegas de IA no trabalho que fica no meio do caminho.
Um trabalho bom, contabilizado só no fim do mês
A maioria das agências do seu porte funciona com uma ferramenta de projetos, um CRM que o time de novos negócios mantém, um app de timesheet e uma planilha de capacidade em que só um produtor confia. Funciona até que um fee rode silenciosamente a 130%.
- O escopo cresce um pedidinho de cada vezUm cliente pede “só mais algumas” versões reduzidas numa quinta à noite. O trabalho é feito, ninguém faz um aditivo e o fee absorve tudo.
- Os timesheets são preenchidos de memóriaAs horas entram na sexta à tarde, ou na segunda depois de um lembrete. Até lá, ninguém lembra de qual cliente era a ligação de terça.
- A taxa de utilização chega com um mês de atrasoQuem está sobrecarregado na semana que vem fica na planilha de um produtor. A realização por cliente só aparece depois que o mês fechou.
- As faturas esperam as horasO financeiro não consegue fechar o mês até os timesheets entrarem, então os fees são faturados no dia dez e o excedente quase nunca é faturado.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
R$ 424.524R$ 0 por ano, a preço de tabela, nas 12 assinaturas da Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoA Halden Rowe constrói marcas, conteúdo e sites para 41 clientes de fee mensal em toda a região de Mountain West.
Nadia Halden fundou a agência em 2009 com Theo Rowe, um desenvolvedor, em uma sala em cima de uma loja de bicicletas em RiNo. Hoje são 85 pessoas, em três estúdios em um andar de um antigo galpão de tijolos, rodando com doze assinaturas, um app de timesheet e uma planilha de capacidade em que só um produtor confia.
- 85
- pessoas
- 41
- clientes de fee
- 3
- estúdios
- $14M
- em honorários por ano
Nadia Halden Fundadora e CEOProjeta o sistema da Halden Rowe com a OpenLazarus no filme abaixo.
A Halden Rowe é um exemplo fictício, não um cliente: uma empresa como aquelas para as quais construímos, criada para mostrar como uma delas funcionaria na OpenLazarus. As pessoas, os números e as fotos são ilustrativos.
O que a Halden Rowe roda nele
Os módulos levam os nomes do estúdio, não os nossos, e os colegas de IA trabalham com os mesmos clientes, escopos e horas que as pessoas.
- ProjetosCada fee e cada projeto, com o escopo e as horas deste mês
- PedidosCada pedido de cliente, conferido com o escopo antes que alguém comece
- Clientes41 fees, seus contatos, seus escopos contratados e cada ligação
- Novos negóciosPitches e propostas, da primeira ligação ao escopo assinado
- ArquivosBriefings, apresentações e peças, arquivados no cliente certo
- FaturasFees faturados no dia 1º, com os aditivos aprovados
- RelatóriosUtilização, realização e margem por cliente, toda manhã
Ethan WalshAIEntregaPreparou 85 timesheets a partir de agendas e arquivos e identificou 3 pedidos fora do escopo
Priya RamanAIAtendimentoTransformou as 12 versões reduzidas extras da Fourmile em um aditivo de $2,880 antes das 7:00
Arjun MehtaAINúmeros do estúdioPublicou a utilização por estúdio, 76% faturável, antes do stand-up das 9:00
Inés DuarteAICobrança e recebimentosConciliou 23 pagamentos de fee e enviou 6 lembretes educados sobre faturas vencidas
Empresas como a Halden Rowe costumam começar com Ethan, Priya e Inés.
O que poderia mudar em um ano
Uma estimativa ilustrativa para a Halden Rowe, calculada a partir dos números de exemplo: as assinaturas que ela deixaria de pagar, as horas que a equipe recuperaria e o trabalho fora do escopo que agora é faturado.
- R$ 114.000
- por ano que ela manteria depois de pagar a Lazarus, o servidor, duas linhas telefônicas e as horas de um engenheiro
- 4,200
- horas por ano devolvidas aos produtores, aos líderes de atendimento e ao financeiro
- 91%
- das horas faturadas, contra 83% antes de cada pedido ser conferido com o escopo
Números de exemplo para uma empresa fictícia. A economia e as horas são calculadas a partir das ferramentas e do plano de exemplo, a preço de tabela; o terceiro número é uma meta ilustrativa, não um resultado medido.
Gerencie sua agência em um sistema que é seu
Conte à OpenLazarus como o seu estúdio trabalha. Você vai ver seu sistema tomar forma na conversa, com os seus nomes, os seus colegas de IA e o que ele economiza.
Já temos uma ferramenta de projetos e um app de timesheet. Vamos ter que abandoná-los?
Não. A Lazarus lê os dados deles enquanto suas equipes migram, para que projetos, horas e clientes fiquem em um só registro. A maioria das agências migra primeiro o trabalho do dia a dia e desliga as ferramentas antigas quando ninguém mais as abre.
As pessoas vão ter que preencher timesheets em um lugar novo?
Menos do que hoje. Ethan prepara a semana de cada pessoa a partir da agenda, dos arquivos e das ligações, e ela confirma ou corrige em um minuto. Nada é enviado sem que a pessoa veja.
O trabalho dos nossos clientes é confidencial. Onde ele fica?
No seu próprio servidor, sob o seu domínio. Briefings, arquivos e notas de ligações ficam no seu sistema, cada colega de IA vê apenas os clientes que você atribuir a ele e cada ação fica registrada onde sua equipe pode ver.
Quem decide o que a IA pode fazer?
Você, para cada colega de IA: o que ele resolve sozinho e o que ele pergunta antes, como um aditivo acima de $2,500 ou tirar alguém de um cliente no meio da semana. Nada chega a um cliente fora das regras que você define.
Quanto tempo leva para configurar?
O design leva uma conversa com a OpenLazarus, como a do filme. Depois, nossos engenheiros migram seus clientes, projetos e arquivos, normalmente em poucas semanas para uma agência do porte da Halden Rowe.