Clientes, declarações e cada prazo de entrega, em um só sistema
Os questionários saem em janeiro e voltam aos pedaços. As cartas de contratação esperam uma assinatura, e o trabalho em andamento espera uma fatura. Reúna tudo em um só lugar, ao lado do seu software fiscal, e coloque colegas de IA para fazer as cobranças.
Um escritório de confiança que funciona às custas das noites da sua equipe
A maioria dos escritórios do seu porte funciona com um software fiscal e de gestão, um portal do cliente e uma dúzia de logins em volta. Tudo se sustenta porque gente boa fica até tarde de fevereiro a abril, e de novo em outubro.
- Metade da temporada de pico é correr atrás de papelOs questionários saem em janeiro. Em março, um terço dos clientes ainda deve um K-1, um 1099 ou um carnê de imposto predial, e os seniores passam as noites escrevendo o mesmo lembrete.
- As assinaturas travam o trabalhoNenhuma declaração começa sem uma carta de contratação assinada, e nenhuma é transmitida sem um formulário 8879 assinado. Os dois ficam parados na caixa de entrada enquanto o dia 15 se aproxima.
- Quem está esperando o quê vive em uma planilhaO software fiscal conhece os prazos. Quais declarações estão travadas, por causa de quem, e quais precisam de prorrogação fica na planilha de um gerente, atualizada às sextas.
- O trabalho em andamento espera semanas para ser faturadoUma declaração entregue em abril é faturada em junho. Até lá, ninguém lembra por que as horas estouraram, e o sócio dá o desconto.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
R$ 392.196R$ 0 por ano, a preço de tabela, nas 9 assinaturas da Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CalifórniaA Whitlock Ota cuida dos impostos, das auditorias e da contabilidade mensal de 1,800 fazendas, empresas familiares e seus donos em todo o Vale de Sacramento.
Dean Whitlock e Kenji Ota abriram o escritório em duas salas na J Street em 1986, fazendo as declarações dos produtores de arroz e amêndoa entre os quais Kenji cresceu. Naomi, filha de Kenji, é sócia-diretora desde 2019: 90 pessoas, dois escritórios e 3,600 declarações por ano, com um software fiscal e de gestão, um portal do cliente e nove assinaturas que não conversam entre si.
- 90
- pessoas
- 12
- sócios
- 1,800
- clientes
- 3,600
- declarações por ano
Naomi Ota Sócia-diretoraProjeta o sistema da Whitlock Ota com a OpenLazarus no filme abaixo.
A Whitlock Ota LLP é um exemplo fictício, não um cliente: uma empresa como aquelas para as quais construímos, criada para mostrar como uma delas funcionaria na OpenLazarus. As pessoas, os números e as fotos são ilustrativos.
O que a Whitlock Ota roda nele
Os módulos levam os nomes do escritório, não os nossos. Os colegas de IA trabalham com os mesmos clientes, declarações e prazos que as pessoas, e um contador decide tudo o que altera uma declaração.
- Declarações3,600 declarações por ano, por status, lidas do software fiscal
- SolicitaçõesO que cada cliente ainda deve para a declaração, e quem está pedindo
- DocumentosCada K-1, 1099 e extrato, arquivado na declaração certa
- PropostasNovos trabalhos, da primeira ligação à carta de contratação assinada
- Clientes1,800 clientes, suas entidades e cada conversa
- TelefoneSeis linhas para a recepção e o atendimento ao cliente
- CobrançaCada declaração faturada a partir do trabalho em andamento no dia em que é entregue
- RelatóriosTrabalho em andamento, realização e declarações por status, por sócio
Sam OkaforAISolicitações de clientesAssociou 212 envios do portal às suas declarações e mandou 46 lembretes
Grace LindqvistAIPrazos e cartas de contrataçãoEnviou 38 formulários 8879 para assinatura eletrônica e passou 17 declarações completas para preparação
Joyce BautistaAIContabilidade de clientesConciliou 3,940 lançamentos bancários na contabilidade de 118 clientes mensais
Inés DuarteAICobrança e trabalho em andamentoFaturou as 64 declarações entregues na semana passada, direto do trabalho em andamento
Empresas como a Whitlock Ota costumam começar com Sam, Grace e Inés.
O que poderia mudar em um ano
Uma estimativa ilustrativa para a Whitlock Ota, calculada a partir dos números de exemplo: as assinaturas que ela deixaria de pagar, as horas que a equipe recuperaria e o papel que ninguém precisa mais cobrar à mão.
- R$ 75.200
- por ano que ela manteria depois de pagar a Lazarus, o servidor, seis linhas telefônicas e as horas de um engenheiro
- 5,600
- horas por ano devolvidas aos preparadores, à recepção e à cobrança
- 9 days
- da primeira solicitação ao dossiê completo, contra 24 quando os lembretes eram enviados à mão
Números de exemplo para uma empresa fictícia. A economia e as horas são calculadas a partir das ferramentas e do plano de exemplo, a preço de tabela; o terceiro número é uma meta ilustrativa, não um resultado medido.
Gerencie seu escritório em um sistema que é seu
Conte à OpenLazarus como o seu escritório conquista clientes, cobra documentos e fatura. Você vai ver seu sistema tomar forma na conversa, com os seus nomes, os seus colegas de IA e o que ele economiza.
Já temos software fiscal e de gestão. Vamos substituí-lo?
Não. As declarações continuam sendo preparadas, revisadas e transmitidas nele. A Lazarus lê o status e o prazo de cada declaração e devolve o que mudou, para que solicitações, prazos e cobrança fiquem em volta do software que seus preparadores já conhecem.
E a confidencialidade dos clientes e os dados dos contribuintes?
Tudo roda no servidor do próprio escritório: e-mail, documentos, ligações e o trabalho da IA. O acesso segue os papéis que você define, cada ação fica registrada e nada do que o escritório guarda é usado para treinar o modelo de ninguém. Tudo entra no plano de segurança por escrito que você já mantém como preparador.
A IA prepara ou assina declarações?
Não. Os colegas de IA correm atrás dos documentos, enviam as cartas de contratação e os formulários 8879, cuidam dos prazos e faturam. Sua equipe prepara e revisa cada declaração, e só o contador que assina libera a transmissão.
Nossa equipe vai ter que abrir mão do Excel?
Não. Os papéis de trabalho continuam no Excel e no seu software fiscal. A Lazarus assume os telefones, as reuniões, as solicitações de clientes, os prazos e a cobrança em volta deles.
Quanto tempo leva para configurar?
O design leva uma conversa com a OpenLazarus, como a do filme. Depois, nossos engenheiros conectam seu software fiscal e de gestão, seu portal e suas linhas telefônicas em poucas semanas. A maioria dos escritórios começa entre temporadas, em maio ou novembro.