Invii, agende e rimborsi di ogni centro, su un unico sistema
Gli invii arrivano via fax, le coperture si verificano al telefono e le autorizzazioni scadono senza che nessuno se ne accorga. Riunisci il lavoro che ruota attorno alla tua cartella clinica elettronica in un unico posto di tua proprietà, e affidalo ai colleghi AI.
Ottime cure, tenute insieme dall’accettazione
La maggior parte delle strutture delle tue dimensioni lavora con una cartella clinica elettronica pensata per la sala di trattamento, un centralino e un’accettazione che ricorda tutto. Funziona finché un’assicurazione non smette di pagare alla tredicesima seduta.
- Gli invii arrivano via fax e restano in attesaLo studio di un medico invia via fax un’impegnativa alle 16:50. Resta in un vassoio finché qualcuno non chiama il paziente, spesso due giorni dopo.
- Coperture verificate una telefonata alla voltaOgni nuovo paziente significa venti minuti in attesa al telefono con un’assicurazione, tra un’accettazione e l’altra, con qualcuno che aspetta al bancone.
- Le autorizzazioni scadono in silenzioUn piano assicurativo approva dodici sedute. Nessuno si accorge che sono finite finché la richiesta di rimborso della tredicesima non torna indietro non pagata.
- Lo slot delle 8 resta vuotoCirca una seduta su nove viene disdetta all’ultimo momento o saltata. La lista d’attesa vive su un post-it, così lo slot resta libero.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Zendesk Suite Team
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
82.584 €0 € all’anno, a prezzo di listino, per i 11 abbonamenti di Hart & Ruelas
Hart & Ruelas Physical TherapySan Antonio, TexasHart & Ruelas cura ginocchia, schiene, spalle ed equilibrio in quattordici centri di quartiere tra San Antonio e la Hill Country.
Marisol Ruelas e Glenn Hart, due fisioterapisti dello stesso reparto di riabilitazione ospedaliera, hanno aperto il loro primo centro su Blanco Road nel 2003. Glenn è andato in pensione nel 2021. Oggi Marisol guida quattordici centri, con una cartella clinica elettronica pensata per la sala di trattamento, undici abbonamenti attorno e accettazioni che tengono insieme il resto al telefono.
- 230
- persone
- 14
- centri
- 3,400
- sedute a settimana
- 410
- medici invianti
Marisol Ruelas CEO e co-fondatriceProgetta il sistema di Hart & Ruelas con OpenLazarus nel film qui sotto.
Hart & Ruelas Physical Therapy è un esempio inventato, non un cliente: un’azienda come quelle per cui costruiamo, ideata per mostrare come funzionerebbe su OpenLazarus. Persone, numeri e fotografie sono illustrativi.
Cosa gestisce Hart & Ruelas con il sistema
I moduli portano i loro nomi, non i nostri. I colleghi AI lavorano accanto alle accettazioni e all’ufficio fatturazione, e la cartella clinica elettronica resta il documento clinico di riferimento.
- InviiOgni invio di un medico, dal fax all’ultima seduta autorizzata
- RichiesteSpostamenti di appuntamento e domande sulla fatturazione, ognuno con un responsabile
- TelefonoQuattordici linee, una per centro, condivise con Omar
- Medici410 medici invianti e come ciascuno preferisce ricevere un riscontro
- Estratti contoTicket e saldi, abbinati a quanto pagato da ogni assicurazione
- MessaggiOgni centro e la sede centrale, colleghi AI compresi
- ReportSedute, disdette tardive e giorni alla prima seduta, per centro
Omar HaddadAIAccettazioneGestite 212 chiamate in quattordici centri e riempiti 9 slot disdetti dalle liste d’attesa
Grace LindqvistAICoperture e autorizzazioniVerificate le coperture di 61 nuovi pazienti e inviati 14 rinnovi entro le 7:00
Inés DuarteAIFatturazione e rifiutiLavorati i 23 rimborsi respinti di ieri sera e reinviati 19 con il modificatore mancante
Priya RamanAIRapporti con i mediciInviate 38 valutazioni firmate ai medici che avevano inviato i pazienti
Le aziende come Hart & Ruelas di solito iniziano con Omar, Grace e Inés.
Cosa potrebbe cambiare in un anno
Una stima illustrativa per Hart & Ruelas, calcolata sui suoi dati di esempio: gli abbonamenti che smetterebbe di pagare, le ore che le sue persone recupererebbero e gli invii che non aspettano più in un vassoio.
- 23.700 €
- l’anno di risparmio netto, dopo aver pagato Lazarus, il suo server, quattordici linee telefoniche e il tempo di un ingegnere
- 8,600
- ore l’anno restituite alle accettazioni, al team autorizzazioni e alla fatturazione
- 3 days
- dall’invio alla prima seduta, contro gli 8 di prima che ogni fax avesse un responsabile
Dati di esempio per un’azienda inventata. Risparmi e ore sono calcolati a partire dagli strumenti e dal piano di esempio a prezzi di listino; il terzo dato è un obiettivo illustrativo, non un risultato misurato.
Gestisci i tuoi centri su un sistema di tua proprietà
Racconta a OpenLazarus come lavora la tua struttura, dal primo invio all’ultimo estratto conto. Vedrai il tuo sistema prendere forma nel corso della conversazione.
Abbiamo già una cartella clinica elettronica. Dobbiamo sostituirla?
No. La cartella clinica elettronica resta il documento clinico di riferimento: note, piani di trattamento e codici di fatturazione. Lazarus legge da lì l’agenda e il conteggio delle sedute e vi riscrive appuntamenti e numeri di autorizzazione, così il lavoro attorno alla cartella clinica sta in un unico posto.
Dove risiedono le informazioni dei pazienti?
Su un server che appartiene alla tua struttura, non in un’app condivisa. Ogni collega AI vede solo ciò che serve al suo compito, e ogni azione viene registrata con chi, cosa e quando, così il tuo responsabile della compliance può verificarla prima che qualsiasi dato dei pazienti venga trasferito.
L’AI darà consigli medici ai pazienti?
No. I colleghi AI si occupano di appuntamenti, coperture, autorizzazioni e fatturazione. Qualsiasi domanda clinica, dal dolore dopo una seduta a una modifica degli esercizi, passa in giornata al fisioterapista che ha in cura il paziente.
Chi decide cosa può fare l’AI?
Tu, per ogni collega AI: cosa gestisce in autonomia e per cosa chiede prima, come mantenere una seduta che l’assicurazione non ha ancora approvato o stralciare un saldo oltre $250. I direttori dei tuoi centri vedono ogni azione.
Quanto tempo serve per partire?
Il design richiede una sola conversazione con OpenLazarus, come quella del film. I nostri ingegneri collegano poi la tua cartella clinica elettronica, i portali delle assicurazioni e le linee telefoniche, di solito in poche settimane per un gruppo delle dimensioni di Hart & Ruelas.