Ogni retainer, ogni ora e ogni fattura su un unico sistema
I brief arrivano via email, su Slack o con una telefonata mentre si va a uno shooting. Le ore finiscono nei timesheet il venerdì pomeriggio, sempre che ci finiscano. Riunisci clienti, lavoro e fatturazione in un unico posto che conosce ogni perimetro, e affida ai colleghi AI tutto il lavoro che sta nel mezzo.
Ottimo lavoro, contato a fine mese
La maggior parte delle agenzie delle tue dimensioni lavora con uno strumento di gestione progetti, un CRM curato dal team new business, un’app per i timesheet e un foglio di calcolo sulla capacità di cui si fida un solo producer. Funziona finché un retainer non arriva, senza che nessuno se ne accorga, al 130%.
- Il perimetro si allarga una piccola richiesta alla voltaUn cliente chiede “solo qualche” versione breve in più un giovedì sera. Il lavoro viene fatto, nessuno scrive una richiesta di variazione e il retainer se lo assorbe.
- I timesheet si compilano a memoriaLe ore vengono inserite il venerdì pomeriggio, o il lunedì dopo un sollecito. A quel punto nessuno ricorda per quale cliente fosse la call di martedì.
- I dati sull’utilizzo arrivano con un mese di ritardoChi sarà sovraccarico la settimana prossima sta nel foglio di calcolo di un producer. La realizzazione per cliente compare a mese già chiuso.
- Le fatture aspettano le oreL’amministrazione non può chiudere il mese finché i timesheet non sono completi, così i retainer vengono fatturati il dieci e gli extra quasi mai.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
75.528 €0 € all’anno, a prezzo di listino, per i 12 abbonamenti di Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe costruisce brand, contenuti e siti web per 41 clienti in retainer in tutta la regione delle Montagne Rocciose.
Nadia Halden l’ha fondata nel 2009 con Theo Rowe, uno sviluppatore, in una stanza sopra un negozio di biciclette a RiNo. Oggi conta 85 persone, in tre studi su un unico piano di un vecchio magazzino in mattoni, e lavora con dodici abbonamenti, un’app per i timesheet e un foglio di calcolo sulla capacità di cui si fida un solo producer.
- 85
- persone
- 41
- clienti in retainer
- 3
- studi
- $14M
- di fatturato annuo
Nadia Halden Fondatrice e CEOProgetta il sistema di Halden Rowe con OpenLazarus nel film qui sotto.
Halden Rowe è un esempio inventato, non un cliente: un’azienda come quelle per cui costruiamo, ideata per mostrare come funzionerebbe su OpenLazarus. Persone, numeri e fotografie sono illustrativi.
Cosa gestisce Halden Rowe con il sistema
I moduli portano i nomi dello studio, non i nostri, e i colleghi AI lavorano sugli stessi clienti, perimetri e ore delle sue persone.
- ProgettiOgni retainer e ogni progetto, con il suo perimetro e le ore del mese
- RichiesteOgni richiesta del cliente, verificata rispetto al perimetro prima che qualcuno inizi
- Clienti41 retainer, i loro referenti, i loro SOW e ogni call
- New businessPitch e proposte, dalla prima call al SOW firmato
- FileBrief, presentazioni e asset, archiviati sul cliente giusto
- FattureRetainer fatturati il 1° del mese, con le variazioni approvate
- ReportUtilizzo, realizzazione e margine per cliente, ogni mattina
Ethan WalshAIDeliveryPreparate le bozze di 85 timesheet da calendari e file, e intercettate 3 richieste fuori perimetro
Priya RamanAIClient serviceTrasformate le 12 versioni brevi extra di Fourmile in una variazione da $2,880 prima delle 7:00
Arjun MehtaAINumeri dello studioPubblicato l’utilizzo per studio, 76% fatturabile, prima dello stand-up delle 9:00
Inés DuarteAIFatturazione e incassiAbbinati 23 pagamenti di retainer e inviati 6 solleciti cortesi per fatture scadute
Le aziende come Halden Rowe di solito iniziano con Ethan, Priya e Inés.
Cosa potrebbe cambiare in un anno
Una stima illustrativa per Halden Rowe, calcolata sui suoi dati di esempio: gli abbonamenti che smetterebbe di pagare, le ore che le sue persone recupererebbero e il lavoro fuori perimetro che ora viene fatturato.
- 20.300 €
- l’anno di risparmio netto, dopo aver pagato Lazarus, il suo server, due linee telefoniche e il tempo di un ingegnere
- 4,200
- ore l’anno restituite a producer, account lead e amministrazione
- 91%
- delle ore fatturate, contro l’83% di prima che ogni richiesta venisse verificata rispetto al suo perimetro
Dati di esempio per un’azienda inventata. Risparmi e ore sono calcolati a partire dagli strumenti e dal piano di esempio a prezzi di listino; il terzo dato è un obiettivo illustrativo, non un risultato misurato.
Gestisci la tua agenzia su un sistema di tua proprietà
Racconta a OpenLazarus come lavora il tuo studio. Vedrai il tuo sistema prendere forma nel corso della conversazione, con i tuoi nomi, i tuoi colleghi AI e ciò che ti fa risparmiare.
Abbiamo uno strumento di gestione progetti e un’app per i timesheet. Dobbiamo abbandonarli?
No. Lazarus legge i loro dati mentre i tuoi team si spostano, così progetti, ore e clienti restano in un unico archivio. La maggior parte delle agenzie sposta prima il lavoro quotidiano e spegne i vecchi strumenti quando nessuno li apre più.
Le persone dovranno compilare i timesheet da un’altra parte?
Meno di oggi. Ethan prepara la bozza della settimana di ciascuno a partire da calendario, file e chiamate, e la persona la conferma o la corregge in un minuto. Nulla viene inviato senza che la persona l’abbia visto.
Il lavoro dei nostri clienti è riservato. Dove risiede?
Sul tuo server, con il tuo dominio. Brief, file e note delle call restano nel tuo sistema, ogni collega AI vede solo i clienti che gli assegni e ogni azione viene registrata dove le tue persone possono vederla.
Chi decide cosa può fare l’AI?
Tu, per ogni collega AI: cosa gestisce in autonomia e per cosa chiede prima, come una variazione oltre $2,500 o spostare qualcuno da un cliente a metà settimana. Nulla arriva a un cliente al di fuori delle regole che hai stabilito.
Quanto tempo serve per partire?
Il design richiede una sola conversazione con OpenLazarus, come quella del film. I nostri ingegneri trasferiscono poi clienti, progetti e file, di solito in poche settimane per un’agenzia delle dimensioni di Halden Rowe.