Clienti, dichiarazioni e ogni scadenza fiscale, su un unico sistema
I questionari partono a gennaio e tornano a pezzi. Le lettere d’incarico aspettano una firma, e il lavoro in corso aspetta una fattura. Riunisci tutto in un unico posto accanto al tuo software fiscale, e affida i solleciti ai colleghi AI.
Uno studio di fiducia che si regge sulle serate dei suoi professionisti
La maggior parte degli studi delle tue dimensioni lavora con un software fiscale e gestionale, un portale clienti e una dozzina di credenziali intorno. Regge perché persone valide lavorano fino a tardi da febbraio ad aprile, e di nuovo a ottobre.
- Metà della stagione fiscale se ne va a rincorrere documentiI questionari partono a gennaio. A marzo un terzo dei clienti deve ancora consegnare un K-1, un 1099 o un avviso di imposta sugli immobili, e i senior passano le serate a scrivere sempre lo stesso sollecito.
- Le firme bloccano il lavoroNessuna dichiarazione parte senza una lettera d’incarico firmata, e nessuna viene trasmessa senza un modulo 8879 firmato. Entrambi restano fermi nelle caselle di posta mentre il 15 si avvicina.
- Chi aspetta cosa vive in un foglio di calcoloIl software fiscale conosce le scadenze. Quali dichiarazioni sono ferme, per colpa di chi, e quali richiedono una proroga sta nel foglio di calcolo di un manager, aggiornato il venerdì.
- Il lavoro in corso aspetta settimane per essere fatturatoUna dichiarazione trasmessa ad aprile viene fatturata a giugno. A quel punto nessuno ricorda perché le ore siano sforate, e il partner taglia l’importo.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
70.224 €0 € all’anno, a prezzo di listino, per i 9 abbonamenti di Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CaliforniaWhitlock Ota si occupa di imposte, revisioni e contabilità mensile di 1,800 aziende agricole, imprese familiari e dei loro titolari in tutta la Sacramento Valley.
Dean Whitlock e Kenji Ota hanno aperto lo studio in due stanze su J Street nel 1986, preparando le dichiarazioni dei coltivatori di riso e mandorle tra cui Kenji era cresciuto. La figlia di Kenji, Naomi, è managing partner dal 2019: 90 persone, due sedi e 3,600 dichiarazioni l’anno, con un software fiscale e gestionale, un portale clienti e nove abbonamenti che non si parlano tra loro.
- 90
- persone
- 12
- partner
- 1,800
- clienti
- 3,600
- dichiarazioni l’anno
Naomi Ota Managing partnerProgetta il sistema di Whitlock Ota con OpenLazarus nel film qui sotto.
Whitlock Ota LLP è un esempio inventato, non un cliente: un’azienda come quelle per cui costruiamo, ideata per mostrare come funzionerebbe su OpenLazarus. Persone, numeri e fotografie sono illustrativi.
Cosa gestisce Whitlock Ota con il sistema
I moduli portano i nomi dello studio, non i nostri. I colleghi AI lavorano sugli stessi clienti, dichiarazioni e scadenze dei professionisti, e ogni decisione che modifica una dichiarazione spetta a un commercialista.
- Dichiarazioni3,600 dichiarazioni l’anno per stato, lette dal software fiscale
- RichiesteCosa deve ancora consegnare ogni cliente per la sua dichiarazione, e chi lo sta chiedendo
- DocumentiOgni K-1, 1099 ed estratto, archiviato sulla dichiarazione giusta
- ProposteNuovi incarichi, dalla prima chiamata alla lettera d’incarico firmata
- Clienti1,800 clienti, le loro società e ogni conversazione
- TelefonoSei linee per la reception e il servizio clienti
- FatturazioneOgni dichiarazione fatturata dal suo lavoro in corso il giorno stesso della trasmissione
- ReportLavoro in corso, realizzazione e dichiarazioni per stato, per partner
Sam OkaforAIRichieste dei clientiAbbinati 212 caricamenti dal portale alle rispettive dichiarazioni e inviati 46 solleciti
Grace LindqvistAIScadenze e lettere d’incaricoInviati 38 moduli 8879 per la firma elettronica e passate 17 dichiarazioni complete alla preparazione
Joyce BautistaAIContabilità clientiRiconciliati 3,940 movimenti bancari nella contabilità di 118 clienti mensili
Inés DuarteAIFatturazione e lavoro in corsoFatturate le 64 dichiarazioni trasmesse la settimana scorsa, direttamente dal loro lavoro in corso
Le aziende come Whitlock Ota di solito iniziano con Sam, Grace e Inés.
Cosa potrebbe cambiare in un anno
Una stima illustrativa per Whitlock Ota, calcolata sui suoi dati di esempio: gli abbonamenti che smetterebbe di pagare, le ore che le sue persone recupererebbero e i documenti che nessuno deve più rincorrere a mano.
- 13.400 €
- l’anno di risparmio netto, dopo aver pagato Lazarus, il suo server, sei linee telefoniche e il tempo di un ingegnere
- 5,600
- ore l’anno restituite a chi prepara le dichiarazioni, alla reception e alla fatturazione
- 9 days
- dalla prima richiesta alla pratica completa, contro i 24 di quando i solleciti partivano a mano
Dati di esempio per un’azienda inventata. Risparmi e ore sono calcolati a partire dagli strumenti e dal piano di esempio a prezzi di listino; il terzo dato è un obiettivo illustrativo, non un risultato misurato.
Gestisci il tuo studio su un sistema di tua proprietà
Racconta a OpenLazarus come il tuo studio acquisisce i clienti, recupera i documenti e fattura. Vedrai il tuo sistema prendere forma nel corso della conversazione, con i tuoi nomi, i tuoi colleghi AI e ciò che ti fa risparmiare.
Abbiamo già un software fiscale e gestionale. Dobbiamo sostituirlo?
No. Le dichiarazioni continuano a essere preparate, riviste e trasmesse lì. Lazarus legge da quel software lo stato e la scadenza di ogni dichiarazione e vi riscrive ciò che è cambiato, così richieste, scadenze e fatturazione ruotano attorno al software che chi prepara le dichiarazioni conosce già.
E la riservatezza dei clienti e i dati dei contribuenti?
Tutto gira sul server dello studio: posta, documenti, chiamate e il lavoro dell’AI. Gli accessi seguono i ruoli che definisci, ogni azione viene registrata e nulla di ciò che lo studio custodisce viene usato per addestrare il modello di nessuno. Rientra nel piano di sicurezza scritto che già tieni come professionista abilitato alle dichiarazioni.
L’AI prepara o firma le dichiarazioni?
No. I colleghi AI rincorrono i documenti, inviano lettere d’incarico e moduli 8879, presidiano le scadenze e fatturano. Le tue persone preparano e rivedono ogni dichiarazione, e solo il commercialista firmatario autorizza la trasmissione telematica.
Le nostre persone devono rinunciare a Excel?
No. Le carte di lavoro restano in Excel e nel tuo software fiscale. Lazarus si occupa di telefono, riunioni, richieste dei clienti, scadenze e fatturazione che ci ruotano attorno.
Quanto tempo serve per partire?
Il design richiede una sola conversazione con OpenLazarus, come quella del film. I nostri ingegneri collegano poi in poche settimane il tuo software fiscale e gestionale, il portale e le linee telefoniche. La maggior parte degli studi parte tra una stagione e l’altra, a maggio o a novembre.