고객, 신고서, 모든 신고 기한을 하나의 시스템에서
1월에 보낸 자료 요청서는 조각조각 돌아옵니다. 업무 약정서는 서명을 기다리고, 진행 중인 작업(WIP)은 청구를 기다립니다. 세무 소프트웨어 옆에 모든 것을 한곳에 모으고, 독촉은 AI 팀원에게 맡기세요.
직원들의 야근으로 버티는 신뢰받는 사무소
이 규모의 사무소 대부분은 세무·사무소 관리 소프트웨어와 고객 포털, 그리고 그 주변의 수많은 로그인으로 운영됩니다. 그래도 돌아가는 이유는 유능한 직원들이 2월부터 4월까지, 그리고 10월에 다시 늦게까지 일하기 때문입니다.
- 신고 시즌의 절반은 서류 독촉입니다자료 요청서는 1월에 나갑니다. 3월이 되어도 고객의 3분의 1은 여전히 K-1, 1099, 재산세 고지서를 보내지 않았고, 시니어들은 저녁마다 같은 독촉 메일을 씁니다.
- 서명이 일을 붙잡습니다서명된 업무 약정서 없이는 신고서 작업을 시작할 수 없고, 서명된 8879 없이는 제출할 수 없습니다. 둘 다 받은편지함에 머무는 사이 15일 마감은 다가옵니다.
- 누가 무엇을 기다리는지는 스프레드시트에만 있습니다신고 기한은 세무 소프트웨어가 알고 있습니다. 하지만 어떤 신고서가 누구 때문에 막혀 있는지, 어떤 건이 기한 연장이 필요한지는 매니저의 스프레드시트에 있고, 그마저 금요일에만 업데이트됩니다.
- WIP는 청구까지 몇 주를 기다립니다4월에 제출한 신고서는 6월에야 청구됩니다. 그때쯤이면 왜 시간이 초과됐는지 아무도 기억하지 못하고, 파트너는 결국 금액을 깎아 줍니다.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
₩105,186,000Whitlock Ota의 구독 9개, 정가 기준 연 ₩0
Whitlock Ota LLPSacramento, CaliforniaWhitlock Ota는 Sacramento Valley 전역의 농장, 가족 기업과 그 소유주 1,800곳의 세무, 감사, 월별 기장을 맡고 있습니다.
Dean Whitlock과 Kenji Ota는 1986년 J Street의 방 두 칸에서 사무소를 열고, Kenji가 어린 시절 함께 자란 쌀·아몬드 농가의 신고를 맡았습니다. 2019년부터는 Kenji의 딸 Naomi가 대표 파트너를 맡고 있습니다. 직원 90명, 사무소 2곳, 연간 신고서 3,600건. 이 모두가 세무·사무소 관리 소프트웨어와 고객 포털, 서로 연결되지 않는 구독 서비스 9개 위에서 돌아갑니다.
- 90
- 직원
- 12
- 파트너
- 1,800
- 고객
- 3,600
- 연간 신고서
Naomi Ota 대표 파트너아래 영상에서 OpenLazarus로 Whitlock Ota의 시스템을 설계합니다.
이 페이지의 Whitlock Ota LLP 사례는 실제 고객이 아닌 가상의 예시입니다. 저희가 함께 일하는 회사들과 비슷하게, OpenLazarus로 어떻게 운영되는지 보여 주기 위해 만든 회사입니다. 등장하는 사람, 수치, 사진은 모두 예시입니다.
Whitlock Ota가 이 시스템으로 운영하는 것
모듈에는 저희가 아닌 사무소가 쓰는 이름이 붙습니다. AI 팀원은 직원들과 같은 고객, 같은 신고서, 같은 기한을 다루며, 신고서 내용을 바꾸는 결정은 모두 CPA가 내립니다.
- 신고서세무 소프트웨어에서 읽어 온 연간 신고서 3,600건의 진행 상태
- 자료 요청고객별로 신고에 아직 필요한 자료와 요청 담당자
- 서류모든 K-1, 1099, 명세서를 해당 신고서에 정리
- 제안서첫 상담부터 업무 약정서 서명까지, 신규 업무 관리
- 고객고객 1,800곳과 그 법인, 모든 대화 이력
- 전화안내 데스크와 고객 서비스용 회선 6개
- 청구신고서를 제출한 날, 해당 WIP를 바로 청구
- 보고서파트너별 WIP, 실현율, 신고서 진행 상태
Sam OkaforAI고객 자료 요청포털 업로드 212건을 해당 신고서와 연결하고 독촉 안내 46건을 보냈습니다
Grace LindqvistAI기한 및 업무 약정서8879 38건을 전자 서명 요청으로 보내고, 자료가 갖춰진 신고서 17건을 작성 단계로 넘겼습니다
Joyce BautistaAI기장 대행월간 고객 118곳의 장부에서 은행 거래 내역 3,940건을 대사했습니다
Inés DuarteAI청구 및 WIP지난주 제출한 신고서 64건을 WIP에서 바로 청구했습니다
1년 동안 달라질 수 있는 것
Whitlock Ota의 예시 수치로 계산한 추정치입니다. 더 이상 내지 않아도 되는 구독료, 직원들이 되찾는 시간, 그리고 더 이상 손으로 독촉하지 않아도 되는 서류까지.
- ₩20,100,000
- Lazarus, 서버, 전화 회선 6개, 엔지니어 투입 비용을 내고도 연간 남는 금액
- 5,600
- 신고서 작성자, 안내 데스크, 청구 담당자에게 돌려주는 연간 시간
- 9 days
- 첫 자료 요청부터 서류 완비까지 걸리는 기간. 손으로 독촉하던 때는 24일
가상 회사의 예시 수치입니다. 절감액과 시간은 정가 기준 예시 도구와 플랜으로 계산했으며, 세 번째 수치는 측정 결과가 아닌 예시 목표입니다.
직접 소유한 시스템으로 사무소를 운영하세요
사무소가 고객을 맞이하고, 서류를 독촉하고, 청구하는 방식을 OpenLazarus에 알려주세요. 대화하는 동안 사무소의 이름, AI 팀원, 절감 효과가 담긴 시스템이 모습을 갖춰 갑니다.
이미 세무·사무소 관리 소프트웨어가 있습니다. 교체해야 하나요?
아닙니다. 신고서 작성, 검토, 전자 신고는 계속 그 소프트웨어에서 합니다. Lazarus는 각 신고서의 상태와 기한을 읽어 오고 변경 사항을 다시 기록하므로, 자료 요청, 기한, 청구가 작성자들이 이미 익숙한 소프트웨어를 중심으로 돌아갑니다.
고객 기밀과 납세자 정보는 어떻게 보호되나요?
메일, 서류, 통화, AI의 작업까지 모든 것이 사무소 자체 서버에서 운영됩니다. 접근 권한은 사무소가 정한 역할에 따르고, 모든 작업은 기록되며, 사무소가 보유한 정보는 어떤 모델의 학습에도 사용되지 않습니다. 이 내용은 신고 대리인으로서 이미 보유하신 서면 보안 계획에 그대로 반영됩니다.
AI가 신고서를 작성하거나 서명하나요?
아닙니다. AI 팀원은 서류를 독촉하고, 업무 약정서와 8879를 보내고, 기한을 관리하고, 청구합니다. 모든 신고서의 작성과 검토는 직원이 하며, 전자 신고는 서명하는 CPA만 제출할 수 있습니다.
직원들이 Excel을 그만 써야 하나요?
아닙니다. 조서는 Excel과 세무 소프트웨어에 그대로 둡니다. Lazarus는 그 주변의 전화, 미팅, 고객 자료 요청, 기한, 청구를 맡습니다.
구축에는 얼마나 걸리나요?
설계는 영상에서처럼 OpenLazarus와의 대화 한 번이면 됩니다. 이후 저희 엔지니어가 몇 주 안에 세무·사무소 관리 소프트웨어, 포털, 전화 회선을 연결합니다. 대부분의 사무소는 시즌 사이인 5월이나 11월에 시작합니다.