最初の着信から入金済みの請求書まで、ひとつのシステムで
電話は配車ボードが動くよりも速く鳴り続けます。猛暑で技術者の作業は長引き、会員の更新はスプレッドシート頼み、請求書は紙のまま待たされています。すべての住宅とすべての車両を把握したひとつの場所にまとめ、その間の作業は AI チームメイトに任せましょう。
良い会社を、手配デスクがつなぎとめている
同規模のホームサービス企業の多くは、フィールドサービス管理ソフト、電話システム、CRM、そして十数個のログインで回っています。それで回るのは、6 月に最初の 115°F（約 46℃）の週がやってくるまでです。
- 電話が 1 日を決める暑い月曜日、コールセンターには正午までに 900 件の電話が入ります。あふれた電話は留守番電話へ。午後 2 時の留守番電話は、他社の受注になってしまいます。
- 本当の配車ボードは、手配担当者の頭の中スケジュールにはひとつのことしか書かれていません。誰の作業が長引いているか、誰の車両にその部品があるか、前回の訪問は誰だったか。それを知っているのはデスクのスタッフだけです。
- 再訪問が新規の作業として予約される修理から 3 日後に顧客が再び電話すると、新たな出張費がかかり、その機器を見たこともない別の技術者がやってきます。
- 会員の更新は記憶頼み18,500 人の会員には、年 2 回の定期点検の権利があります。リマインダー、更新、春の繁忙期は、スプレッドシートとメーリングリストで回っています。
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- HubSpot Sales Hub Professional
- RingCentral Core
- Zendesk Suite Team
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- Asana Starter
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
￥15,469,920Varela の 11 件のサブスクリプションに、定価で年間 ￥0
Varela Air & Plumbingアリゾナ州フェニックスVarela は、Glendale から Queen Creek まで、バレー一帯の 18,500 世帯の冷房、給湯、電気を守っています。
Ray Varela が 1 台のトラックで、Maryvale の気化式クーラーの修理から始めたのは 1989 年。現在は息子の Daniel が会社を率いています。冷暖房、配管、電気の技術者は 140 名。それを支えるのは、フィールドサービス管理ソフトと、その周りにある互いに連携しない 11 のサブスクリプションです。
- 210
- 従業員
- 140
- 技術者
- 18,500
- 会員
- 430
- 7 月の 1 日あたりの作業件数
Daniel Varela CEO下の動画で、Varela が OpenLazarus を使って自社のシステムを設計します。
Varela Air & Plumbing は架空の企業例であり、実在のクライアントではありません。私たちが支援する企業をモデルに、OpenLazarus での運営イメージを示すために作成したものです。登場する人物、数値、写真はイメージです。
Varela がこのシステムで運営していること
モジュールの名前は、私たちではなく会社の呼び方です。AI チームメイトは、スタッフと同じ電話、作業、住宅を扱います。
- 作業すべての電話を作業として予約し、フィールドサービス管理ソフトと同期
- 再訪問再訪問はすべて前回の作業にひも付け、無償で対応
- 電話あふれ呼と時間外対応用の 12 回線
- 顧客18,500 人の会員、その設備、すべての訪問履歴
- 部品車載在庫と倉庫在庫を、ひとつの数で
- 見積もりコンフォートアドバイザーによる交換見積もりを、フォローアップまで
- 請求書タブレットで署名された作業から、その日のうちに発行
- レポート技術者別の予約率、再訪問、売上
Omar HaddadAI電話受付・予約7:00 までに 96 件の電話に応答して 71 件を予約。留守番電話に回したものはありませんでした
Mei TanakaAI手配412 件の作業に 131 のルートを組み、再訪問を適切な技術者のその日の最初の予定に入れました
Tomás SilvaAI部品夜間に 38 台の車両の在庫を補充し、コンデンサーの 9% 値上げを見つけました
Inés DuarteAI請求・メンテナンス会員署名済みの作業 388 件を請求し、41 件の会員契約を更新しました
1 年で変わりうること
Varela の例示数値にもとづく試算イメージです。支払いをやめられるサブスクリプション、スタッフが取り戻せる時間、そして留守番電話に回らなくなる電話。
- ￥5,100,000
- Lazarus、サーバー、電話 12 回線、エンジニアの工数を支払ったうえで、年間に手元に残る金額
- 8,200
- コールセンター、手配、請求担当に戻ってくる年間の時間
- 86%
- 予約につながった電話の割合。あふれ呼と時間外の電話が留守番電話に回っていた頃は 71%
架空の企業の例示数値です。削減額と時間は、例示のツールとプランの定価から算出しています。3 つ目の数値は目標のイメージであり、実測値ではありません。
自社で所有するシステムで、電話と車両を運営する
予約、手配、請求の進め方を OpenLazarus に伝えてください。自社の呼び名、AI チームメイト、そして削減できるものまで、システムが対話の中でかたちになっていきます。
フィールドサービス管理ソフトはすでに使っています。置き換える必要がありますか？
いいえ。Lazarus はそこから作業、顧客、設備を読み取り、予約を書き戻すため、技術者はタブレットでこれまでどおりのアプリを使えます。電話、配車ボード、部品、メンテナンス会員が、その周りでひとつにまとまります。
AI が電話に出ても、顧客を不快にさせませんか？
AI は御社の名前で応答し、実際の到着時間枠で予約を入れます。発信者が希望したときや判断に迷ったときは、いつでもスタッフにつなぎます。多くの企業は、現在は留守番電話になっている、あふれ呼と時間外の電話から始めています。
顧客データと通話録音はどこに保存されますか？
御社の名前が付いた、御社専用のサーバーに保存されます。録音と文字起こしは、すでに電話で流している告知の内容に従って扱われ、チームの誰が開けるかは御社が決めます。
AI に何を任せるかは、誰が決めるのですか？
御社が、チームメイトごとに決めます。自分で処理してよいこと、事前に確認すべきこと（たとえば午後 7 時以降の残業や、$5,000 を超える部品の発注など）を設定できます。すべての操作は、スタッフが確認できる場所に記録されます。
導入にはどのくらいかかりますか？
設計は、動画のような OpenLazarus とのひとつの対話で完了します。その後、当社のエンジニアがフィールドサービス管理ソフトと電話回線を接続し、データを移行します。Varela 規模の企業なら、通常は数週間以内です。