すべてのクリニックの紹介、予約、保険請求をひとつのシステムで
紹介状は FAX で届き、保険適用の確認は電話で行い、事前承認は気づかないうちに切れていきます。電子カルテの周りにある業務を、自社で所有するひとつの場所にまとめ、AI チームメイトに任せましょう。
良いケアを、受付スタッフがつなぎとめている
同規模の医療機関の多くは、治療室向けにつくられた電子カルテ、電話システム、そしてすべてを覚えている受付スタッフで回っています。それで回るのは、保険会社が 13 回目の来院から支払いを止めるまでです。
- 紹介状は FAX で届き、そのまま待たされる医師の診療所から午後 4 時 50 分に紹介状の FAX が届きます。誰かが患者に電話するまでトレーに置かれたまま。2 日後になることも珍しくありません。
- 保険適用の確認は、電話 1 本ずつ新患のたびに、保険会社の電話で 20 分の保留。それを、カウンターで待つ患者の受付の合間に行っています。
- 事前承認は静かに切れる保険プランが承認したのは 12 回の来院。それが切れていることに、13 回目の保険請求が未払いで戻ってくるまで誰も気づきません。
- 朝 8 時の枠が空いたまま来院の約 9 回に 1 回が、直前のキャンセルか無断キャンセルです。キャンセル待ちのリストは付箋に書かれているだけなので、その枠は埋まらないままです。
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Zendesk Suite Team
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
￥14,702,280Hart & Ruelas の 11 件のサブスクリプションに、定価で年間 ￥0
Hart & Ruelas Physical Therapyテキサス州サンアントニオHart & Ruelas は、サンアントニオとヒル・カントリー一帯にある 14 の地域密着型クリニックで、膝、腰、肩、バランスの治療を行っています。
同じ病院のリハビリ病棟で働いていた 2 人の理学療法士、Marisol Ruelas と Glenn Hart が、Blanco Road 沿いに最初のクリニックを開いたのは 2003 年。Glenn は 2021 年に引退しました。現在は Marisol が 14 のクリニックを率いています。それを支えるのは、治療室向けにつくられた電子カルテ、その周りにある 11 のサブスクリプション、そして残りを電話でつなぎとめる受付スタッフです。
- 230
- 従業員
- 14
- クリニック
- 3,400
- 週あたりの来院数
- 410
- 紹介元の医師
Marisol Ruelas CEO 兼共同創業者下の動画で、Hart & Ruelas が OpenLazarus を使って自社のシステムを設計します。
Hart & Ruelas Physical Therapy は架空の企業例であり、実在のクライアントではありません。私たちが支援する企業をモデルに、OpenLazarus での運営イメージを示すために作成したものです。登場する人物、数値、写真はイメージです。
Hart & Ruelas がこのシステムで運営していること
モジュールの名前は、私たちではなくグループの呼び方です。AI チームメイトは受付と請求部門の隣で働き、診療記録はこれまでどおり電子カルテが担います。
- 紹介医師からのすべての紹介を、FAX の受信から承認された最後の来院まで
- 依頼予約変更と請求に関する質問を、それぞれ担当者付きで
- 電話各クリニックに 1 回線、計 14 回線。Omar と共有
- 医師紹介元の医師 410 名と、それぞれが希望する報告方法
- 請求明細自己負担額と残高を、各保険会社の支払額と照合
- メッセージすべてのクリニックと本部、チームメイトも含めて
- レポートクリニック別の来院数、直前キャンセル、初回来院までの日数
Omar HaddadAI受付14 のクリニックで 212 件の電話に応答し、キャンセルになった 9 枠をキャンセル待ちから埋めました
Grace LindqvistAI保険適用確認・事前承認7:00 までに新患 61 名の保険適用を確認し、14 件の承認更新を申請しました
Inés DuarteAI請求・支払拒否対応昨夜の支払拒否 23 件を処理し、不足していたモディファイアを付けて 19 件を再請求しました
Priya RamanAI医師との連携署名済みの評価書 38 件を、紹介元の医師に返送しました
1 年で変わりうること
Hart & Ruelas の例示数値にもとづく試算イメージです。支払いをやめられるサブスクリプション、スタッフが取り戻せる時間、そしてトレーで待たされなくなる紹介状。
- ￥4,210,000
- Lazarus、サーバー、電話 14 回線、エンジニアの工数を支払ったうえで、年間に手元に残る金額
- 8,600
- 受付、事前承認チーム、請求担当に戻ってくる年間の時間
- 3 days
- 紹介から初回来院までの日数。すべての FAX に担当者が付く前は 8 日
架空の企業の例示数値です。削減額と時間は、例示のツールとプランの定価から算出しています。3 つ目の数値は目標のイメージであり、実測値ではありません。
自社で所有するシステムで、クリニックを運営する
最初の紹介から最後の請求明細まで、医療機関の仕事の進め方を OpenLazarus に伝えてください。システムが対話の中でかたちになっていきます。
電子カルテはすでにあります。置き換える必要がありますか？
いいえ。診療記録、治療計画、請求コードは、これまでどおり電子カルテが担います。Lazarus は電子カルテから予約と来院回数を読み取り、予約と承認番号を書き戻します。電子カルテの周りにある業務が、ひとつの場所にまとまります。
患者情報はどこに保存されますか？
共有アプリではなく、御社が所有するサーバーに保存されます。各チームメイトが見られるのは、そのタスクに必要な情報だけです。すべての操作は「誰が・何を・いつ」とともに記録されるため、患者データが動く前にコンプライアンス担当者が確認できます。
AI が患者に医療上のアドバイスをするのですか？
いいえ。チームメイトが担うのは、予約、保険適用の確認、事前承認、請求です。来院後の痛みから運動メニューの変更まで、臨床に関する質問はすべてその日のうちに担当の理学療法士に回します。
AI に何を任せるかは、誰が決めるのですか？
御社が、チームメイトごとに決めます。自分で処理してよいこと、事前に確認すべきこと（たとえば保険会社の承認前の来院を維持するかどうかや、$250 を超える残高の償却など）を設定できます。クリニック院長は、すべての操作を確認できます。
導入にはどのくらいかかりますか？
設計は、動画のような OpenLazarus とのひとつの対話で完了します。その後、当社のエンジニアが電子カルテ、保険会社のポータル、電話回線を接続します。Hart & Ruelas 規模のグループなら、通常は数週間以内です。