すべてのリテーナー、すべての工数、すべての請求書をひとつのシステムで
ブリーフはメールで、Slack で、撮影に向かう途中の電話で届きます。工数がタイムシートに入るのは金曜の午後、それも入ればの話です。すべてのスコープを把握したひとつの場所にクライアント、仕事、請求をまとめ、その間の作業は AI チームメイトに任せましょう。
良い仕事なのに、数字が見えるのは月末
同規模のエージェンシーの多くは、プロジェクト管理ツール、新規開拓チームが使う CRM、タイムシートアプリ、そしてひとりのプロデューサーだけが信頼するキャパシティ表で回っています。それで回るのは、あるリテーナーが人知れず 130% で走り始めるまでです。
- スコープは、小さな依頼ひとつずつ膨らんでいく木曜の夜、クライアントから「少しだけ」追加のカットダウンを頼まれます。作業は終わり、誰も変更指示書を書かず、リテーナーがそれを吸収してしまいます。
- タイムシートは記憶を頼りに書かれる工数が入力されるのは金曜の午後か、催促を受けた月曜です。その頃には、火曜の電話がどのクライアントの件だったか誰も覚えていません。
- 稼働率がわかるのは 1 か月後来週誰がオーバーブッキングかは、プロデューサーのスプレッドシートの中。クライアント別の回収率が見えるのは、月が締まった後です。
- 請求書は工数待ちタイムシートがそろうまで経理は月を締められません。そのためリテーナーの請求は 10 日になり、超過分はほとんど請求されないままです。
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
￥13,418,520Halden Rowe の 12 件のサブスクリプションに、定価で年間 ￥0
Halden Roweコロラド州デンバーHalden Rowe は、マウンテン・ウエスト一帯の 41 社のリテーナークライアントに、ブランド、コンテンツ、ウェブサイトを提供しています。
Nadia Halden が開発者の Theo Rowe と共に、RiNo の自転車店の 2 階の一室で創業したのは 2009 年。現在は従業員 85 名、古いレンガ倉庫のワンフロアに 3 つのスタジオを構えています。それを支えるのは 12 のサブスクリプション、タイムシートアプリ、そしてひとりのプロデューサーだけが信頼するキャパシティ表です。
- 85
- 従業員
- 41
- リテーナークライアント
- 3
- スタジオ
- $14M
- 年間の報酬額
Nadia Halden 創業者兼 CEO下の動画で、Halden Rowe が OpenLazarus を使って自社のシステムを設計します。
Halden Rowe は架空の企業例であり、実在のクライアントではありません。私たちが支援する企業をモデルに、OpenLazarus での運営イメージを示すために作成したものです。登場する人物、数値、写真はイメージです。
Halden Rowe がこのシステムで運営していること
モジュールの名前は、私たちではなくスタジオの呼び方です。AI チームメイトは、スタッフと同じクライアント、スコープ、工数を扱います。
- プロジェクトすべてのリテーナーとプロジェクトを、スコープと今月の工数とともに
- 依頼クライアントからのすべての依頼を、着手前にスコープと照合
- クライアント41 社のリテーナー、その担当者、SOW、すべての通話
- 新規開拓プレゼンと提案を、初回の電話から SOW の署名まで
- ファイルブリーフ、資料、素材を、正しいクライアントにひも付けて保管
- 請求書リテーナーは毎月 1 日に、承認済みの変更指示とあわせて請求
- レポートクライアント別の稼働率、回収率、利益率を毎朝
Ethan WalshAIデリバリーカレンダーとファイルから 85 人分のタイムシートを下書きし、スコープ外の依頼 3 件を見つけました
Priya RamanAIクライアントサービスFourmile の追加カットダウン 12 本を、7:00 までに $2,880 の変更指示書にまとめました
Arjun MehtaAIスタジオの数字9:00 の朝会の前に、スタジオ別の稼働率（請求可能 76%）を共有しました
Inés DuarteAI請求・債権回収リテーナーの入金 23 件を照合し、期限超過の請求書 6 件に丁寧なリマインダーを送りました
1 年で変わりうること
Halden Rowe の例示数値にもとづく試算イメージです。支払いをやめられるサブスクリプション、スタッフが取り戻せる時間、そしてこれまで請求されていなかったスコープ外の作業。
- ￥3,610,000
- Lazarus、サーバー、電話 2 回線、エンジニアの工数を支払ったうえで、年間に手元に残る金額
- 4,200
- プロデューサー、アカウントリード、請求担当に戻ってくる年間の時間
- 91%
- 請求された工数の割合。すべての依頼をスコープと照合する前は 83%
架空の企業の例示数値です。削減額と時間は、例示のツールとプランの定価から算出しています。3 つ目の数値は目標のイメージであり、実測値ではありません。
自社で所有するシステムで、エージェンシーを運営する
スタジオの仕事の進め方を OpenLazarus に伝えてください。自社の呼び名、AI チームメイト、そして削減できるものまで、システムが対話の中でかたちになっていきます。
プロジェクト管理ツールとタイムシートアプリがあります。やめる必要がありますか？
いいえ。チームが移行する間も Lazarus はそれらのツールからデータを読み取るため、プロジェクト、工数、クライアントはひとつの記録にそろいます。多くのエージェンシーは、まず日々の業務を移し、誰も古いツールを開かなくなった時点で停止しています。
タイムシートを新しい場所で入力することになりますか？
入力は今より減ります。Ethan がカレンダー、ファイル、通話から各自の 1 週間分を下書きし、本人は 1 分ほどで確認・修正するだけです。本人が目を通していないものが提出されることはありません。
クライアントの案件は機密です。データはどこに保存されますか？
自社ドメインのもと、御社専用のサーバーに保存されます。ブリーフ、ファイル、通話メモは御社のシステムの中にとどまり、各 AI チームメイトが見られるのは割り当てたクライアントだけです。すべての操作は、スタッフが確認できる場所に記録されます。
AI に何を任せるかは、誰が決めるのですか？
御社が、チームメイトごとに決めます。自分で処理してよいこと、事前に確認すべきこと（たとえば $2,500 を超える変更指示や、週の途中で担当者をクライアントから外すことなど）を設定できます。設定したルールの範囲外で、クライアントに何かが届くことはありません。
導入にはどのくらいかかりますか？
設計は、動画のような OpenLazarus とのひとつの対話で完了します。その後、当社のエンジニアがクライアント、プロジェクト、ファイルを移行します。Halden Rowe 規模のエージェンシーなら、通常は数週間以内です。