顧問先、申告書、すべての申告期限を、ひとつのシステムで
1 月に送ったオーガナイザー（資料収集票）は、ばらばらに戻ってきます。業務契約書は署名待ち、WIP（仕掛）は請求待ち。税務ソフトの隣で、そのすべてをひとつにまとめ、催促は AI チームメイトに任せましょう。
信頼される事務所を支えているのは、スタッフの残業時間
同規模の事務所の多くは、税務ソフトと事務所管理ソフト、顧客ポータル、そしてその周りにある十数個のログインで回っています。それが成り立っているのは、優秀なスタッフが 2 月から 4 月、そして 10 月にも遅くまで働いているからです。
- 繁忙期の半分は、書類の催促オーガナイザーを送るのは 1 月。それでも 3 月になると、顧問先の 3 分の 1 がまだ K-1、1099、固定資産税の通知書を提出していません。シニアスタッフは夜な夜な同じ催促メールを書いています。
- 署名が仕事を止める署名済みの業務契約書がなければ申告書の作成は始まらず、署名済みの 8879 がなければ申告できません。どちらも受信箱に眠ったまま、15 日の期限が迫ってきます。
- 誰が何を待っているかは、スプレッドシートの中期限は税務ソフトが把握しています。けれど、どの申告書が誰のところで止まり、どれに延長申請が必要かは、マネージャーのスプレッドシートにしかありません。更新は毎週金曜日です。
- WIP が請求されるまで数週間4 月に申告した案件の請求書が出るのは 6 月。その頃には工数が超過した理由を誰も覚えておらず、パートナーが減額することになります。
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
￥12,400,200Whitlock Ota の 9 件のサブスクリプションに、定価で年間 ￥0
Whitlock Ota LLPカリフォルニア州サクラメントWhitlock Ota は、サクラメント・バレー一帯の農場、家族経営の企業、そのオーナーなど 1,800 の顧問先に、税務、監査、月次の記帳を提供しています。
Dean Whitlock と Kenji Ota が J Street の 2 部屋で事務所を開いたのは 1986 年。Kenji が幼い頃から身近にいた米やアーモンドの生産者の申告を手がけていました。2019 年からは Kenji の娘 Naomi がマネージング・パートナーを務めています。従業員 90 名、2 拠点、年間 3,600 件の申告。それを支えるのは、税務ソフトと事務所管理ソフト、顧客ポータル、そして互いに連携しない 9 つのサブスクリプションです。
- 90
- 従業員
- 12
- パートナー
- 1,800
- 顧問先
- 3,600
- 年間の申告件数
Naomi Ota マネージング・パートナー下の動画で、Whitlock Ota が OpenLazarus を使って自社のシステムを設計します。
Whitlock Ota LLP は架空の企業例であり、実在のクライアントではありません。私たちが支援する企業をモデルに、OpenLazarus での運営イメージを示すために作成したものです。登場する人物、数値、写真はイメージです。
Whitlock Ota がこのシステムで運営していること
モジュールの名前は、私たちではなく事務所の呼び方です。AI チームメイトはスタッフと同じ顧問先、申告書、期限を扱い、申告内容を変えることはすべて会計士が判断します。
- 申告書年間 3,600 件の申告書を、税務ソフトから読み取ってステータス別に管理
- 依頼各顧問先の申告に足りない書類と、その依頼者
- 書類すべての K-1、1099、明細を、正しい申告書にひも付けて保管
- 提案新規案件を、最初の電話から業務契約書の署名まで
- 顧問先1,800 の顧問先、その関連法人、そしてすべてのやり取り
- 電話受付と顧客対応用の 6 回線
- 請求申告したその日に、各申告書を WIP から請求
- レポートWIP、回収率、ステータス別の申告書をパートナーごとに
Sam OkaforAI顧問先からの依頼対応ポータルにアップロードされた 212 件の書類を申告書と照合し、46 件の催促を送りました
Grace LindqvistAI期限管理・業務契約書8879 を 38 件電子署名に回し、書類のそろった申告書 17 件を作成工程へ移しました
Joyce BautistaAI記帳代行月次顧問先 118 社の帳簿で、銀行明細 3,940 行を照合しました
Inés DuarteAI請求・WIP先週申告した 64 件を、WIP からそのまま請求しました
1 年で変わりうること
Whitlock Ota の例示数値にもとづく試算イメージです。支払いをやめられるサブスクリプション、スタッフが取り戻せる時間、そして誰も手作業で催促しなくてよくなる書類。
- ￥2,370,000
- Lazarus、サーバー、電話 6 回線、エンジニアの工数を支払ったうえで、年間に手元に残る金額
- 5,600
- 申告書作成担当、受付、請求担当に戻ってくる年間の時間
- 9 days
- 最初の依頼から書類がそろうまでの日数。手作業で催促していた頃は 24 日
架空の企業の例示数値です。削減額と時間は、例示のツールとプランの定価から算出しています。3 つ目の数値は目標のイメージであり、実測値ではありません。
自社で所有するシステムで、事務所を運営する
顧問先の受け入れ方、書類の催促、請求の流れを OpenLazarus に伝えてください。事務所の呼び名、AI チームメイト、そして削減できるものまで、システムが対話の中でかたちになっていきます。
税務ソフトと事務所管理ソフトはすでにあります。置き換えるのですか？
いいえ。申告書の作成、レビュー、電子申告はこれまでどおり既存のソフトで行います。Lazarus は各申告書のステータスと期限をそこから読み取り、変更点を書き戻します。依頼、期限、請求は、スタッフが使い慣れたソフトの周りで動きます。
顧客の守秘義務と納税者データはどうなりますか？
メール、書類、通話、AI の作業まで、すべて事務所専用のサーバーで稼働します。アクセス権は設定した役割に従い、すべての操作が記録されます。事務所が保有するデータが、誰かのモデルの学習に使われることはありません。申告書作成者としてすでに整備している情報セキュリティ計画書にも、そのまま組み込めます。
AI が申告書を作成したり、署名したりするのですか？
いいえ。AI チームメイトが担うのは、書類の催促、業務契約書と 8879 の送付、期限の管理、請求です。申告書の作成とレビューはすべてスタッフが行い、電子申告を送信できるのは署名する会計士だけです。
Excel を手放す必要はありますか？
いいえ。調書は Excel と税務ソフトに残ります。Lazarus が担うのは、その周りにある電話、面談、顧問先からの依頼、期限、請求です。
導入にはどのくらいかかりますか？
設計は、動画のような OpenLazarus とのひとつの対話で完了します。その後、当社のエンジニアが数週間で税務ソフト、事務所管理ソフト、ポータル、電話回線を接続します。多くの事務所は、繁忙期の合間の 5 月か 11 月に導入を始めます。