العملاء والإقرارات الضريبية وكل موعد للتقديم، على نظام واحد
تُرسَل استمارات جمع البيانات الضريبية في يناير ثم تعود على دفعات متفرقة. وتنتظر خطابات التكليف توقيعًا، وتنتظر الأعمال قيد التنفيذ فاتورة. اجمع ذلك كله في مكان واحد إلى جانب برنامجك الضريبي، وأوكل الملاحقة إلى زملاء عمل بالذكاء الاصطناعي.
مكتب موثوق يقوم على أمسيات موظفيه
تعمل معظم المكاتب التي في حجمك على برنامج ضريبي وبرنامج لإدارة المكتب وبوابة للعملاء، ومن حولها عشرات من بيانات الدخول. ويصمد ذلك كله لأن أشخاصًا أكفاء يعملون حتى وقت متأخر من فبراير إلى أبريل، ثم مرة أخرى في أكتوبر.
- نصف موسم الذروة يضيع في ملاحقة المستنداتتُرسَل استمارات جمع البيانات في يناير. وبحلول مارس يكون ثلث العملاء ما زالوا مدينين بنموذج K-1 أو 1099 أو فاتورة ضريبة عقارية، فيقضي كبار المحاسبين أمسياتهم في كتابة التذكير نفسه.
- التوقيعات تعطّل العمللا يبدأ العمل على أي إقرار دون خطاب تكليف موقّع، ولا يُقدَّم أي إقرار دون نموذج 8879 موقّع. وكلاهما يقبع في صناديق البريد بينما يقترب يوم 15 من الشهر.
- من ينتظر ماذا؟ الجواب في جدول بياناتيعرف البرنامج الضريبي مواعيد الاستحقاق. أما الإقرارات المتعثرة، ومن تنتظر، وأيها يحتاج إلى تمديد، فكل ذلك في جدول بيانات لدى أحد المديرين لا يُحدَّث إلا يوم الجمعة.
- الأعمال قيد التنفيذ تنتظر الفاتورة أسابيعإقرار قُدِّم في أبريل لا تصدر فاتورته إلا في يونيو. وحينها لا يتذكر أحد سبب تجاوز الساعات، فيضطر الشريك إلى خفض المبلغ.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
287,352 د.إ.0 د.إ. سنويًا بسعر القائمة، مقابل اشتراكات Whitlock Ota البالغ عددها 9
Whitlock Ota LLPساكرامنتو، كاليفورنيايتولّى Whitlock Ota الضرائب والتدقيق ومسك الدفاتر الشهري لـ 1,800 مزرعة وشركة عائلية وأصحابها في أنحاء وادي ساكرامنتو.
افتتح Dean Whitlock وKenji Ota المكتب في غرفتين بشارع J عام 1986، يعدّان الإقرارات لمزارعي الأرز واللوز الذين نشأ Kenji بينهم. ومنذ 2019 تتولّى Naomi ابنة Kenji منصب الشريكة المديرة: 90 موظفًا، ومكتبان، و3,600 إقرار ضريبي سنويًا، على برنامج ضريبي وبرنامج لإدارة المكتب وبوابة للعملاء وتسعة اشتراكات لا يتواصل بعضها مع بعض.
- 90
- موظفًا
- 12
- شريكًا
- 1,800
- عميل
- 3,600
- إقرار ضريبي سنويًا
Naomi Ota الشريكة المديرةيتولّى تصميم نظام Whitlock Ota مع OpenLazarus في الفيلم أدناه.
Whitlock Ota LLP مثال مُتخيَّل وليست عميلًا: شركة تشبه الشركات التي نبني لها، ابتُكرت لتوضيح كيف ستعمل على OpenLazarus. أشخاصها وأرقامها وصورها توضيحية.
ما الذي يشغّله Whitlock Ota عليه
تحمل الوحدات أسماء المكتب لا أسماءنا. ويعمل زملاء العمل بالذكاء الاصطناعي على العملاء والإقرارات والمواعيد ذاتها التي يعمل عليها موظفوه، ويبقى القرار في كل ما يغيّر الإقرار بيد محاسب قانوني معتمد.
- الإقرارات3,600 إقرار سنويًا حسب الحالة، مقروءة من البرنامج الضريبي
- الطلباتما لا يزال كل عميل مدينًا به لإقراره، ومن يطلبه
- المستنداتكل نموذج K-1 و1099 وكل كشف حساب، محفوظ على الإقرار الصحيح
- العروضالأعمال الجديدة، من المكالمة الأولى حتى خطاب التكليف الموقّع
- العملاء1,800 عميل وكياناتهم وكل محادثة معهم
- الهاتفستة خطوط لمكتب الاستقبال وخدمة العملاء
- الفوترةفوترة كل إقرار من أعماله قيد التنفيذ في يوم تقديمه
- التقاريرالأعمال قيد التنفيذ ونسب التحصيل والإقرارات حسب الحالة، لكل شريك
Sam OkaforAIطلبات العملاءمطابقة 212 ملفًا مرفوعًا على البوابة مع إقراراتها وإرسال 46 تذكيرًا
Grace LindqvistAIالمواعيد النهائية وخطابات التكليفإرسال 38 نموذج 8879 للتوقيع الإلكتروني ونقل 17 إقرارًا مكتملًا إلى الإعداد
Joyce BautistaAIمحاسبة العملاءمطابقة 3,940 قيدًا بنكيًا في دفاتر 118 عميلًا شهريًا
Inés DuarteAIالفوترة والأعمال قيد التنفيذفوترة الإقرارات الـ64 المقدَّمة الأسبوع الماضي، مباشرةً من أعمالها قيد التنفيذ
تبدأ الشركات المماثلة لـ Whitlock Ota عادةً بـ Sam, Grace و Inés.
ما الذي يمكن أن يتغيّر خلال عام
تقدير توضيحي لـ Whitlock Ota، محسوب من أرقامه النموذجية: الاشتراكات التي سيتوقف عن دفعها، والساعات التي سيستعيدها موظفوه، والمستندات التي لن يلاحقها أحد يدويًا بعد اليوم.
- 55,100 د.إ.
- سنويًا يحتفظ بها بعد دفع تكاليف Lazarus وخادمه وستة خطوط هاتفية ووقت أحد المهندسين
- 5,600
- ساعة سنويًا يستعيدها معدّو الإقرارات ومكتب الاستقبال والفوترة
- 9 days
- من الطلب الأول حتى اكتمال الملف، بعد أن كانت 24 حين كانت التذكيرات تُرسَل يدويًا
أرقام نموذجية لشركة مُتخيَّلة. احتُسبت الوفورات والساعات من أدواتها وخطتها النموذجية بأسعار القائمة؛ أما الرقم الثالث فهو هدف توضيحي، وليس نتيجة مقيسة.
أدِر مكتبك على نظام تملكه
أخبر OpenLazarus كيف يستقبل مكتبك العملاء ويلاحق المستندات ويصدر الفواتير. وسترى نظامك يتشكّل خلال المحادثة، بأسمائك وزملائك في العمل وما يوفّره لك.
لدينا بالفعل برنامج ضريبي وبرنامج لإدارة المكتب. هل نستبدلهما؟
لا. تظل الإقرارات تُعَدّ وتُراجَع وتُقدَّم إلكترونيًا هناك. يقرأ Lazarus منه حالة كل إقرار وموعد استحقاقه، ويعيد إليه ما تغيّر، فتبقى الطلبات والمواعيد النهائية والفوترة من حول البرنامج الذي يعرفه معدّو الإقرارات لديك.
ماذا عن سرية العملاء وبيانات المكلفين؟
يعمل كل شيء على خادم المكتب الخاص: البريد والمستندات والمكالمات وعمل الذكاء الاصطناعي. وتتبع الصلاحيات الأدوار التي تحددها، ويُسجَّل كل إجراء، ولا يُستخدم أي شيء يحتفظ به المكتب لتدريب نموذج أي جهة. ويُدرَج ذلك كله في خطة الأمان المكتوبة التي تحتفظ بها أصلًا بصفتك معدًّا للإقرارات.
هل يُعِدّ الذكاء الاصطناعي الإقرارات أو يوقّعها؟
لا. يلاحق زملاء العمل المستندات، ويرسلون خطابات التكليف ونماذج 8879، ويتابعون المواعيد النهائية، ويصدرون الفواتير. أما موظفوك فيُعِدّون كل إقرار ويراجعونه، ولا يُطلق التقديم الإلكتروني إلا المحاسب القانوني المعتمد الموقِّع.
هل يتعيّن على موظفينا التخلي عن Excel؟
لا. تبقى أوراق العمل في Excel وفي برنامجك الضريبي. ويتولّى Lazarus الهواتف والاجتماعات وطلبات العملاء والمواعيد النهائية والفوترة من حولها.
كم يستغرق الإعداد؟
يتطلّب التصميم محادثة واحدة مع OpenLazarus، مثل تلك التي في الفيلم. ثم يربط مهندسونا برنامجك الضريبي وبرنامج إدارة المكتب وبوابتك وخطوطك الهاتفية خلال بضعة أسابيع. وتبدأ معظم المكاتب بين موسمين، في مايو أو نوفمبر.