一家靠員工晚上加班支撐的可靠事務所
與你規模相若的事務所，大多依靠稅務及事務所管理軟件、一個客戶入口網站，再加上周邊十幾個登入帳戶運作。之所以能夠支撐下去，是因為一群優秀的同事由二月到四月、再於十月熬夜加班。
- 繁忙季節，一半時間都在追文件問卷一月寄出。到了三月，仍有三分之一客戶未交 K-1、1099 或物業稅單，高級會計師晚上只能不停撰寫同一封提醒。
- 簽名拖慢工作沒有已簽署的委聘書，報稅表不會開工；沒有已簽署的 8879，就不會遞交。兩份文件都擱在收件箱，而 15 號一天比一天接近。
- 誰在等甚麼，全靠一張試算表稅務軟件知道到期日。但哪些報稅表卡住、卡在誰身上、哪些需要延期，就只記在經理的試算表內，逢星期五才更新。
- WIP 要等幾個星期才開單四月遞交的報稅表，六月才發出發票。到時已經沒有人記得工時為何超出，合夥人唯有將差額撇減。
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
$614,676Whitlock Ota 的 9 個訂閱，按牌價計每年 $0
Whitlock Ota LLP加州沙加緬度Whitlock Ota 為沙加緬度谷一帶 1,800 個農場、家族企業及其東主處理稅務、審計和每月帳目。
Dean Whitlock 與 Kenji Ota 於 1986 年在 J Street 的兩個房間開業，為 Kenji 自小相識的稻米和杏仁種植戶報稅。Kenji 的女兒 Naomi 自 2019 年起擔任管理合夥人：90 人、兩間辦公室、每年 3,600 份報稅表，依靠的是稅務及事務所管理軟件、一個客戶入口網站，以及九個互不相通的訂閱。
- 90
- 員工
- 12
- 合夥人
- 1,800
- 客戶
- 3,600
- 每年報稅表
Naomi Ota 管理合夥人在下方影片中，使用 OpenLazarus 設計 Whitlock Ota 的系統。
Whitlock Ota LLP 是虛構示例，並非客戶：一間類似我們服務對象的公司，用以展示它在 OpenLazarus 上如何運作。當中的人物、數字和相片僅作說明之用。
Whitlock Ota 用它來運行甚麼
模組採用事務所自己的名稱，而不是我們的。AI 同事處理的客戶、報稅表和日期，與事務所員工完全相同；任何會改動報稅表的決定，都由會計師拍板。
- 報稅表每年 3,600 份報稅表，按狀態排列，資料讀取自稅務軟件
- 資料索取每位客戶仍欠交的報稅資料，以及由誰跟進
- 文件每份 K-1、1099 和結單，都歸檔到正確的報稅表
- 建議書新業務，由第一次通話到簽妥委聘書
- 客戶1,800 個客戶、他們的實體和每一次對話
- 電話前台和客戶服務共六條線
- 收費每份報稅表遞交當日，即按其 WIP 開單
- 報告按合夥人劃分的 WIP、實現率和報稅表狀態
一年之內可以帶來的改變
根據 Whitlock Ota 的示例數字推算的示意估算：它可以停付的訂閱、員工可以取回的時間，以及無需再人手追收的文件。
- $118,000
- 每年可保留的金額，已扣除 Lazarus、伺服器、六條電話線和工程師時間的費用
- 5,600
- 每年交還給報稅人員、前台和收費團隊的時數
- 9 days
- 由首次索取到資料齊全，以往人手發提醒時要 24 日
虛構公司的示例數字。節省金額和時數按其示例工具和方案的牌價計算；第三個數字是示意目標，並非實際量度結果。
用一個屬於你的系統經營你的事務所
告訴 OpenLazarus 你的事務所如何接新客戶、追收文件和開單。你會在對話中看着你的系統逐步成形，用你的名稱、你的 AI 同事，以及它為你節省的開支。
我們已經有稅務及事務所管理軟件，需要取代嗎？
不需要。報稅表依然在那裏準備、覆核和電子遞交。Lazarus 會讀取每份報稅表的狀態和到期日，再將變動寫回去，令資料索取、期限和收費圍繞着你報稅人員早已熟悉的軟件運作。
客戶保密和納稅人資料如何處理？
所有運作都在事務所自己的伺服器上進行：電郵、文件、通話和 AI 的工作。存取權限按你設定的角色分配，每個操作都有記錄，事務所持有的任何資料都不會用來訓練任何人的模型。這些內容可以直接納入你作為報稅人本身已備有的書面保安計劃。
AI 會準備或簽署報稅表嗎？
不會。AI 同事負責追收文件、發出委聘書和 8879、緊守期限和開單。每份報稅表都由你的員工準備和覆核，亦只有負責簽署的會計師才可以發出電子遞交。
我們的同事要放棄 Excel 嗎？
不需要。工作底稿繼續留在 Excel 和你的稅務軟件中。Lazarus 負責其周邊的電話、會議、客戶資料索取、期限和收費。
設定需要多久？
設計只需與 OpenLazarus 進行一次對話，就像影片中一樣。之後我們的工程師會在幾個星期內接駁你的稅務及事務所管理軟件、客戶入口網站和電話線。大部分事務所會在兩個報稅季之間開始，即五月或十一月。