Her retainer, her saat ve her fatura tek sistemde
Brifler e-postayla, Slack’ten ve çekime giderken gelen bir telefonla ulaşır. Saatler cuma öğleden sonra zaman çizelgelerine girilir; girilirse tabii. Müşterileri, işleri ve faturalamayı her kapsamı bilen tek bir yerde toplayın ve aradaki işleri AI ekip arkadaşlarına bırakın.
İyi işler, ancak ay sonunda hesaplanıyor
Sizin ölçeğinizdeki ajansların çoğu bir proje aracı, yeni iş ekibinin tuttuğu bir CRM, bir zaman çizelgesi uygulaması ve yalnızca bir prodüktörün güvendiği bir kapasite tablosuyla çalışır. Bu düzen, bir retainer sessizce %130’a çıkana kadar işler.
- Kapsam, her seferinde küçük bir taleple genişlerBir müşteri perşembe gecesi “sadece birkaç” ek kısa versiyon ister. İş yapılır, kimse ek iş emri yazmaz ve fark retainer’ın içinde eriyip gider.
- Zaman çizelgeleri hafızadan doldurulurSaatler cuma öğleden sonra ya da bir hatırlatmanın ardından pazartesi girilir. O zamana kadar salı günkü görüşmenin hangi müşteri için olduğunu kimse hatırlamaz.
- Kapasite kullanımı bir ay gecikmeyle gelirGelecek hafta kimin fazla yüklendiği bir prodüktörün tablosunda durur. Müşteri bazında gerçekleşme oranı ise ay kapandıktan sonra ortaya çıkar.
- Faturalar saatleri beklerZaman çizelgeleri tamamlanmadan muhasebe ayı kapatamaz; bu yüzden retainer’lar ayın onunda faturalanır, aşan saatler ise neredeyse hiç faturalanmaz.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
₺4.181.748Halden Rowe şirketinin 12 aboneliği için liste fiyatıyla yılda ₺0
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe, Mountain West bölgesindeki 41 retainer müşterisi için marka, içerik ve web sitesi üretiyor.
Nadia Halden ajansı 2009’da yazılımcı Theo Rowe ile birlikte, RiNo’da bir bisiklet dükkânının üstündeki bir odada kurdu. Bugün eski bir tuğla deponun tek katındaki üç stüdyoda 85 kişi çalışıyor; on iki abonelik, bir zaman çizelgesi uygulaması ve yalnızca bir prodüktörün güvendiği bir kapasite tablosuyla.
- 85
- kişi
- 41
- retainer müşterisi
- 3
- stüdyo
- $14M
- yıllık ücret geliri
Nadia Halden Kurucu ve CEOAşağıdaki filmde Halden Rowe şirketinin sistemini OpenLazarus ile tasarlıyor.
Halden Rowe bir müşterimiz değil, kurgusal bir örnektir: OpenLazarus üzerinde nasıl çalışılacağını göstermek için, hizmet verdiğimiz şirketlere benzer şekilde tasarlanmış hayali bir şirket. Çalışanları, rakamları ve fotoğrafları temsilidir.
Halden Rowe bu sistemde neleri yürütüyor
Modüller bizim değil, stüdyonun verdiği adları taşır; AI ekip arkadaşları da çalışanlarla aynı müşteriler, kapsamlar ve saatler üzerinde çalışır.
- ProjelerKapsamı ve bu ayın saatleriyle her retainer ve proje
- TaleplerHer müşteri talebi, kimse işe başlamadan kapsamla karşılaştırılır
- Müşteriler41 retainer; kişileri, iş tanımları (SOW) ve tüm görüşmeleriyle
- Yeni işİlk görüşmeden imzalı SOW’a kadar sunumlar ve teklifler
- DosyalarBrifler, sunumlar ve görseller, doğru müşterinin dosyasında
- FaturalarRetainer’lar ayın 1’inde, onaylı ek iş emirleriyle birlikte faturalanır
- RaporlarMüşteri bazında kapasite kullanımı, gerçekleşme ve kâr marjı, her sabah
Ethan WalshAITeslimatTakvimlerden ve dosyalardan 85 zaman çizelgesi taslağı hazırladı ve kapsam dışındaki 3 talebi yakaladı
Priya RamanAIMüşteri hizmetleriFourmile’ın 12 ek kısa versiyonunu saat 7:00’den önce $2,880’lik bir ek iş emrine dönüştürdü
Arjun MehtaAIStüdyo rakamlarıStüdyo bazında kapasite kullanımını (%76 faturalanabilir) saat 9:00’daki ayakta toplantıdan önce paylaştı
Inés DuarteAIFaturalama ve tahsilat23 retainer ödemesini eşleştirdi ve vadesi geçmiş faturalar için 6 nazik hatırlatma gönderdi
Halden Rowe gibi şirketler genellikle Ethan, Priya ve Inés ile başlar.
Bir yılda neleri değiştirebilir
Halden Rowe için örnek rakamlarından yola çıkılarak hazırlanmış temsili bir tahmin: ödemeyi bırakacağı abonelikler, çalışanlarının geri kazanacağı saatler ve artık faturalanan kapsam dışı işler.
- ₺1.120.000
- Lazarus, sunucusu, iki telefon hattı ve bir mühendisin zamanı ödendikten sonra yılda kasada kalan tutar
- 4,200
- prodüktörlere, müşteri sorumlularına ve faturalamaya her yıl geri kazandıracağı saat
- 91%
- faturalanan saat oranı; her talep kapsamla karşılaştırılmadan önce %83’tü
Kurgusal bir şirket için örnek rakamlar. Tasarruflar ve saatler, şirketin örnek araçları ve planı üzerinden liste fiyatlarıyla hesaplanmıştır; üçüncü rakam ölçülmüş bir sonuç değil, temsili bir hedeftir.
Ajansınızı sahip olduğunuz bir sistemle yönetin
Stüdyonuzun nasıl çalıştığını OpenLazarus’a anlatın. Sisteminizin; kendi adlarınız, ekip arkadaşlarınız ve sağladığı tasarrufla sohbet sırasında şekillendiğini göreceksiniz.
Bir proje aracımız ve bir zaman çizelgesi uygulamamız var. Onlardan vazgeçmemiz mi gerekiyor?
Hayır. Ekipleriniz geçiş yaparken Lazarus bu araçlardan veri okur; böylece projeler, saatler ve müşteriler tek bir kayıtta kalır. Ajansların çoğu önce günlük işi taşır, eski araçları ise artık kimse açmadığında kapatır.
Çalışanlar zaman çizelgelerini yeni bir yerde mi dolduracak?
Bugünkünden daha az. Ethan her kişinin haftasını takviminden, dosyalarından ve görüşmelerinden taslak olarak hazırlar; kişi de bir dakikada onaylar ya da düzeltir. Kişi görmeden hiçbir şey gönderilmez.
Müşterilerimizin işleri gizli. Bunlar nerede tutuluyor?
Kendi sunucunuzda, kendi alan adınız altında. Brifler, dosyalar ve görüşme notları sisteminizde kalır; her AI ekip arkadaşı yalnızca ona verdiğiniz müşterileri görür ve her işlem çalışanlarınızın görebileceği şekilde kayıt altına alınır.
Yapay zekânın neler yapabileceğine kim karar veriyor?
Siz, her ekip arkadaşı için ayrı ayrı: hangi işleri kendi başına yapacağına ve hangileri için önce soracağına siz karar verirsiniz; örneğin $2,500’ü aşan bir ek iş emri ya da birini hafta ortasında bir müşteriden almak gibi. Belirlediğiniz kuralların dışında hiçbir şey müşteriye ulaşmaz.
Kurulum ne kadar sürer?
Tasarım, filmdekine benzer şekilde OpenLazarus ile tek bir sohbet sürer. Ardından mühendislerimiz müşterilerinizi, projelerinizi ve dosyalarınızı taşır; Halden Rowe ölçeğindeki bir ajans için bu genellikle birkaç hafta içinde tamamlanır.