Müşteriler, beyannameler ve tüm beyan tarihleri tek sistemde
Bilgi formları ocakta gönderilir, parça parça geri gelir. Hizmet sözleşmeleri imza, devam eden işler fatura bekler. Hepsini vergi yazılımınızın yanında tek bir yerde toplayın ve evrak takibini AI ekip arkadaşlarına bırakın.
Çalışanlarının akşam mesaisiyle ayakta duran güvenilir bir büro
Sizin ölçeğinizdeki büroların çoğu vergi ve büro yönetimi yazılımı, bir müşteri portalı ve bunların etrafındaki bir düzine kullanıcı girişiyle çalışır. Düzen ayakta kalır, çünkü iyi çalışanlar şubattan nisana kadar, ekimde de yeniden geç saatlere kadar çalışır.
- Yoğun sezonun yarısı evrak peşinde geçerBilgi formları ocakta gönderilir. Mart geldiğinde müşterilerin üçte biri hâlâ bir K-1, bir 1099 ya da bir emlak vergisi belgesi göndermemiştir; kıdemli uzmanlar da akşamlarını aynı hatırlatmayı yazarak geçirir.
- İmzalar işi bekletirİmzalı bir hizmet sözleşmesi olmadan hiçbir beyannameye başlanmaz, imzalı bir 8879 olmadan da hiçbiri gönderilmez. Ayın 15’i yaklaşırken ikisi de gelen kutularında bekler.
- Kimin neyi beklediği bir Excel tablosunda dururSon tarihleri vergi yazılımı bilir. Hangi beyannamelerin takıldığı, kimin yüzünden takıldığı ve hangilerine süre uzatımı gerektiği ise bir yöneticinin cuma günleri güncellediği tabloda durur.
- Devam eden işler haftalarca faturayı beklerNisanda verilen bir beyanname haziranda faturalanır. O zamana kadar saatlerin neden aştığını kimse hatırlamaz ve ortak da faturadan indirim yapar.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
₺3.865.980Whitlock Ota şirketinin 9 aboneliği için liste fiyatıyla yılda ₺0
Whitlock Ota LLPSacramento, KaliforniyaWhitlock Ota, Sacramento Vadisi’ndeki 1,800 çiftliğin, aile şirketinin ve sahiplerinin vergi işlerini, denetimlerini ve aylık defterlerini yürütüyor.
Dean Whitlock ve Kenji Ota büroyu 1986’da J Street’te iki odada açtı; Kenji’nin aralarında büyüdüğü pirinç ve badem üreticilerinin beyannamelerini hazırlıyorlardı. Kenji’nin kızı Naomi 2019’dan bu yana yönetici ortak: 90 kişi, iki ofis ve yılda 3,600 beyanname; vergi ve büro yönetimi yazılımı, bir müşteri portalı ve birbiriyle konuşmayan dokuz abonelik üzerinde.
- 90
- kişi
- 12
- ortak
- 1,800
- müşteri
- 3,600
- yıllık beyanname
Naomi Ota Yönetici ortakAşağıdaki filmde Whitlock Ota şirketinin sistemini OpenLazarus ile tasarlıyor.
Whitlock Ota LLP bir müşterimiz değil, kurgusal bir örnektir: OpenLazarus üzerinde nasıl çalışılacağını göstermek için, hizmet verdiğimiz şirketlere benzer şekilde tasarlanmış hayali bir şirket. Çalışanları, rakamları ve fotoğrafları temsilidir.
Whitlock Ota bu sistemde neleri yürütüyor
Modüller bizim değil, büronun verdiği adları taşır. AI ekip arkadaşları, çalışanlarla aynı müşteriler, beyannameler ve tarihler üzerinde çalışır; bir beyannameyi değiştiren her kararı bir mali müşavir verir.
- BeyannamelerVergi yazılımından okunan, duruma göre izlenen yılda 3,600 beyanname
- TaleplerHer müşterinin beyannamesi için hâlâ eksik olanlar ve bunları kimin istediği
- BelgelerHer K-1, 1099 ve ekstre, doğru beyannamenin dosyasında
- Tekliflerİlk görüşmeden imzalı hizmet sözleşmesine kadar yeni işler
- Müşteriler1,800 müşteri, işletmeleri ve tüm görüşmeleri
- TelefonÖn büro ve müşteri hizmetleri için altı hat
- FaturalamaHer beyanname, verildiği gün WIP üzerinden faturalanır
- RaporlarOrtak bazında WIP, gerçekleşme oranı ve duruma göre beyannameler
Sam OkaforAIMüşteri talepleriPortala yüklenen 212 belgeyi beyannameleriyle eşleştirdi ve 46 hatırlatma gönderdi
Grace LindqvistAISon tarihler ve hizmet sözleşmeleri38 adet 8879’u e-imzaya gönderdi ve eksiksiz 17 beyannameyi hazırlık aşamasına aldı
Joyce BautistaAIMüşteri muhasebesiAylık hizmet verilen 118 müşterinin defterlerinde 3,940 banka hareketini eşleştirdi
Inés DuarteAIFaturalama ve WIPGeçen hafta verilen 64 beyannameyi doğrudan WIP kayıtları üzerinden faturalandırdı
Whitlock Ota gibi şirketler genellikle Sam, Grace ve Inés ile başlar.
Bir yılda neleri değiştirebilir
Whitlock Ota için örnek rakamlarından yola çıkılarak hazırlanmış temsili bir tahmin: ödemeyi bırakacağı abonelikler, çalışanlarının geri kazanacağı saatler ve artık kimsenin elle peşine düşmediği evraklar.
- ₺740.000
- Lazarus, sunucusu, altı telefon hattı ve bir mühendisin zamanı ödendikten sonra yılda kasada kalan tutar
- 5,600
- beyanname hazırlayanlara, ön büroya ve faturalamaya her yıl geri kazandıracağı saat
- 9 days
- ilk talepten eksiksiz dosyaya; hatırlatmalar elle gönderilirken bu süre 24 gündü
Kurgusal bir şirket için örnek rakamlar. Tasarruflar ve saatler, şirketin örnek araçları ve planı üzerinden liste fiyatlarıyla hesaplanmıştır; üçüncü rakam ölçülmüş bir sonuç değil, temsili bir hedeftir.
Büronuzu sahip olduğunuz bir sistemle yönetin
Büronuzun müşterileri nasıl kabul ettiğini, belgelerin peşine nasıl düştüğünü ve nasıl faturaladığını OpenLazarus’a anlatın. Sisteminizin; kendi adlarınız, ekip arkadaşlarınız ve sağladığı tasarrufla sohbet sırasında şekillendiğini göreceksiniz.
Zaten vergi ve büro yönetimi yazılımımız var. Onu değiştirecek miyiz?
Hayır. Beyannameler yine orada hazırlanır, kontrol edilir ve elektronik olarak gönderilir. Lazarus her beyannamenin durumunu ve son tarihini oradan okur ve değişenleri geri yazar; böylece talepler, son tarihler ve faturalama, hazırlayıcılarınızın zaten bildiği yazılımın etrafında toplanır.
Müşteri gizliliği ve mükellef verileri ne olacak?
Her şey büronun kendi sunucusunda çalışır: e-postalar, belgeler, aramalar ve yapay zekânın yaptığı işler. Erişim, belirlediğiniz rollere göre işler, her işlem kayıt altına alınır ve büronun elindeki hiçbir veri kimsenin modelini eğitmek için kullanılmaz. Bunların hepsi, beyanname hazırlayıcısı olarak zaten tuttuğunuz yazılı güvenlik planına eklenir.
Beyannameleri yapay zekâ mı hazırlıyor ya da imzalıyor?
Hayır. Ekip arkadaşları belgelerin peşine düşer, hizmet sözleşmelerini ve 8879’ları gönderir, son tarihleri takip eder ve faturalar. Her beyannameyi çalışanlarınız hazırlar ve kontrol eder; elektronik gönderimi yalnızca imzalayan mali müşavir onaylar.
Çalışanlarımız Excel’i bırakmak zorunda mı?
Hayır. Çalışma kâğıtları Excel’de ve vergi yazılımınızda kalır. Lazarus bunların etrafındaki telefonları, toplantıları, müşteri taleplerini, son tarihleri ve faturalamayı üstlenir.
Kurulum ne kadar sürer?
Tasarım, filmdekine benzer şekilde OpenLazarus ile tek bir sohbet sürer. Ardından mühendislerimiz vergi ve büro yönetimi yazılımınızı, portalınızı ve telefon hatlarınızı birkaç hafta içinde bağlar. Büroların çoğu iki sezon arasında, mayısta ya da kasımda başlar.