Varje retainer, varje timme och varje faktura i ett system
Briefer kommer via mejl, Slack och ett samtal på väg till en fotografering. Timmarna hamnar i tidrapporten på fredagseftermiddagen, om de alls hamnar där. Samla kunder, arbete och fakturering på ett ställe som känner till varje uppdrags omfattning, och låt AI-kollegor ta hand om arbetet däremellan.
Bra arbete, räknat i slutet av månaden
De flesta byråer i din storlek kör på ett projektverktyg, ett CRM som new business-teamet sköter, en app för tidrapportering och ett beläggningskalkylark som bara en producent litar på. Det fungerar tills en retainer i det tysta ligger på 130 %.
- Uppdraget växer en liten förfrågan i tagetEn kund ber om ”bara några” extra kortversioner en torsdagskväll. Jobbet blir gjort, ingen skriver en tilläggsorder och retainern får bära kostnaden.
- Tidrapporter skrivs ur minnetTimmarna förs in på fredagseftermiddagen, eller på måndagen efter en påminnelse. Då minns ingen vilken kund tisdagens samtal gällde.
- Beläggningen kommer en månad för sentVem som är överbokad nästa vecka finns i en producents kalkylark. Realisationsgraden per kund dyker upp först när månaden är stängd.
- Fakturorna väntar på timmarnaEkonomi kan inte stänga månaden förrän tidrapporterna är inne, så retainers faktureras den tionde och övertid faktureras sällan alls.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
846 636 kr0 kr per år, till listpris, för 12 abonnemang hos Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe bygger varumärken, innehåll och webbplatser åt 41 retainerkunder i Mountain West.
Nadia Halden startade byrån 2009 tillsammans med utvecklaren Theo Rowe, i ett rum ovanför en cykelaffär i RiNo. I dag är de 85 personer i tre studior på en våning i ett gammalt tegelmagasin, och kör på tolv abonnemang, en app för tidrapportering och ett beläggningskalkylark som bara en producent litar på.
- 85
- medarbetare
- 41
- retainerkunder
- 3
- studior
- $14M
- i arvoden per år
Nadia Halden Grundare och vdDesignar systemet för Halden Rowe med OpenLazarus i filmen nedan.
Halden Rowe är ett påhittat exempel, inte en kund: ett företag likt dem vi bygger för, skapat för att visa hur ett sådant företag skulle drivas på OpenLazarus. Dess medarbetare, siffror och fotografier är illustrativa.
Det här kör Halden Rowe i systemet
Modulerna bär studions namn, inte våra, och AI-kollegorna arbetar med samma kunder, uppdrag och timmar som medarbetarna.
- ProjektVarje retainer och projekt, med omfattning och månadens timmar
- FörfrågningarVarje kundförfrågan, kontrollerad mot uppdraget innan någon börjar
- Kunder41 retainers, deras kontaktpersoner, uppdragsbeskrivningar och varje samtal
- New businessPitchar och offerter, från första samtalet till signerad uppdragsbeskrivning
- FilerBriefer, presentationer och material, arkiverade på rätt kund
- FakturorRetainers faktureras den 1:a, med godkända tilläggsordrar
- RapporterBeläggning, realisationsgrad och marginal per kund, varje morgon
Ethan WalshAILeveransSkrev utkast till 85 tidrapporter utifrån kalendrar och filer, och fångade 3 förfrågningar utanför uppdraget
Priya RamanAIKundserviceGjorde om Fourmiles 12 extra kortversioner till en tilläggsorder på $2,880 före 7:00
Arjun MehtaAIStudions siffrorPublicerade beläggningen per studio, 76 % debiterbart, före stand-upen 9:00
Inés DuarteAIFakturering och kravhanteringMatchade 23 retainerbetalningar och skickade 6 vänliga påminnelser om förfallna fakturor
Företag som Halden Rowe börjar oftast med Ethan, Priya och Inés.
Vad det kan förändra på ett år
En illustrativ uppskattning för Halden Rowe, beräknad utifrån exempelsiffrorna: abonnemangen byrån skulle sluta betala för, timmarna medarbetarna skulle få tillbaka och arbetet utanför uppdraget som nu faktureras.
- 228 000 kr
- per år som byrån skulle behålla efter att ha betalat för Lazarus, sin server, två telefonlinjer och en ingenjörs tid
- 4,200
- timmar per år som byrån skulle ge tillbaka till producenter, kundansvariga och fakturering
- 91%
- av timmarna fakturerade, upp från 83 % innan varje förfrågan kontrollerades mot uppdraget
Exempelsiffror för ett påhittat företag. Besparingarna och timmarna är beräknade utifrån företagets exempelverktyg och plan till listpris; den tredje siffran är ett illustrativt mål, inte ett uppmätt resultat.
Driv din byrå på ett system du äger
Berätta för OpenLazarus hur din studio arbetar. Du ser ditt system ta form under samtalet, med dina namn, dina AI-kollegor och vad det sparar.
Vi har ett projektverktyg och en app för tidrapportering. Måste de bort?
Nej. Lazarus läser från dem medan dina team flyttar över, så att projekt, timmar och kunder finns i ett och samma register. De flesta byråer flyttar det dagliga arbetet först och stänger av de gamla verktygen när ingen öppnar dem längre.
Måste medarbetarna fylla i tidrapporter någon ny stans?
Mindre än i dag. Ethan skriver ett utkast till varje persons vecka utifrån kalender, filer och samtal, och de bekräftar eller rättar på en minut. Inget skickas in utan att personen har sett det.
Våra kunders arbete är konfidentiellt. Var finns det?
På din egen server, under din domän. Briefer, filer och samtalsanteckningar stannar i ditt system, varje AI-kollega ser bara de kunder du ger den, och varje åtgärd loggas där dina medarbetare kan se den.
Vem bestämmer vad AI:n får göra?
Det gör du, per AI-kollega: vad den sköter själv och vad den frågar om först, till exempel en tilläggsorder över $2,500 eller att flytta någon från en kund mitt i veckan. Inget når en kund utanför de regler du sätter.
Hur lång tid tar det att komma i gång?
Designen tar ett samtal med OpenLazarus, som det i filmen. Våra ingenjörer flyttar sedan över dina kunder, projekt och filer, oftast inom några veckor för en byrå i Halden Rowes storlek.