Klienter, deklarationer och varje inlämningsdatum, i ett system
Underlagsformulären går ut i januari och kommer tillbaka i bitar. Uppdragsbrev väntar på underskrift och upparbetad tid väntar på faktura. Samla allt på ett ställe bredvid ditt skatteprogram och låt AI-kollegor sköta påminnelserna.
En betrodd byrå som går på sina medarbetares kvällar
De flesta byråer i din storlek kör på skatte- och byråprogram, en klientportal och ett dussin inloggningar runt omkring. Det håller för att duktiga människor jobbar sent från februari till april, och igen i oktober.
- Halva högsäsongen går åt till att jaga papperUnderlagsformulären går ut i januari. I mars saknar fortfarande en tredjedel av klienterna en K-1, en 1099 eller en fastighetsskattefaktura, och seniora medarbetare skriver samma påminnelse kväll efter kväll.
- Underskrifter håller upp arbetetIngen deklaration påbörjas utan ett signerat uppdragsbrev, och ingen lämnas in utan en signerad 8879. Båda ligger kvar i inkorgar medan den 15:e närmar sig.
- Vem som väntar på vad finns i ett kalkylarkSkatteprogrammet känner till förfallodatumen. Vilka deklarationer som har fastnat, hos vem, och vilka som behöver anstånd finns i en chefs kalkylark som uppdateras på fredagar.
- Upparbetad tid väntar i veckor på fakturaEn deklaration som lämnas in i april faktureras i juni. Då minns ingen varför timmarna drog över, och delägaren skriver ned beloppet.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
783 264 kr0 kr per år, till listpris, för 9 abonnemang hos Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, KalifornienWhitlock Ota sköter skatten, revisionerna och den löpande bokföringen åt 1,800 gårdar, familjeföretag och deras ägare i Sacramento Valley.
Dean Whitlock och Kenji Ota öppnade byrån i två rum på J Street 1986 och gjorde deklarationer åt de ris- och mandelodlare som Kenji vuxit upp bland. Kenjis dotter Naomi har varit managing partner sedan 2019: 90 personer, två kontor och 3,600 deklarationer om året, på skatte- och byråprogram, en klientportal och nio abonnemang som inte pratar med varandra.
- 90
- medarbetare
- 12
- delägare
- 1,800
- klienter
- 3,600
- deklarationer per år
Naomi Ota Managing partnerDesignar systemet för Whitlock Ota med OpenLazarus i filmen nedan.
Whitlock Ota LLP är ett påhittat exempel, inte en kund: ett företag likt dem vi bygger för, skapat för att visa hur ett sådant företag skulle drivas på OpenLazarus. Dess medarbetare, siffror och fotografier är illustrativa.
Det här kör Whitlock Ota i systemet
Modulerna bär byråns namn, inte våra. AI-kollegorna arbetar med samma klienter, deklarationer och datum som medarbetarna, och en revisor beslutar om allt som ändrar en deklaration.
- Deklarationer3,600 deklarationer per år efter status, hämtade från skatteprogrammet
- FörfrågningarVad varje klient fortfarande saknar till sin deklaration, och vem som frågar
- DokumentVarje K-1, 1099 och kontoutdrag, arkiverat på rätt deklaration
- OfferterNya uppdrag, från första samtalet till det signerade uppdragsbrevet
- Klienter1,800 klienter, deras bolag och varje samtal
- TelefonSex linjer för receptionen och klientservice
- FaktureringVarje deklaration faktureras utifrån sin upparbetade tid samma dag som den lämnas in
- RapporterUpparbetad tid, realisationsgrad och deklarationer efter status, per delägare
Sam OkaforAIKlientförfrågningarMatchade 212 portaluppladdningar mot sina deklarationer och skickade 46 påminnelser
Grace LindqvistAIFrister och uppdragsbrevSkickade 38 8879 för e-signering och flyttade 17 kompletta deklarationer till upprättande
Joyce BautistaAIKlientredovisningMatchade 3,940 bankrader i bokföringen för 118 månadsklienter
Inés DuarteAIFakturering och upparbetad tidFakturerade de 64 deklarationer som lämnades in förra veckan, direkt från deras upparbetade tid
Företag som Whitlock Ota börjar oftast med Sam, Grace och Inés.
Vad det kan förändra på ett år
En illustrativ uppskattning för Whitlock Ota, beräknad utifrån exempelsiffrorna: abonnemangen byrån skulle sluta betala för, timmarna medarbetarna skulle få tillbaka och pappren som ingen jagar för hand.
- 150 000 kr
- per år som byrån skulle behålla efter att ha betalat för Lazarus, sin server, sex telefonlinjer och en ingenjörs tid
- 5,600
- timmar per år som byrån skulle ge tillbaka till deklarationshandläggare, receptionen och faktureringen
- 9 days
- från första förfrågan till komplett underlag, ned från 24 när påminnelserna skickades för hand
Exempelsiffror för ett påhittat företag. Besparingarna och timmarna är beräknade utifrån företagets exempelverktyg och plan till listpris; den tredje siffran är ett illustrativt mål, inte ett uppmätt resultat.
Driv din byrå på ett system du äger
Berätta för OpenLazarus hur din byrå tar sig an klienter, jagar dokument och fakturerar. Du ser ditt system ta form under samtalet, med dina namn, dina AI-kollegor och vad det sparar.
Vi har redan skatte- och byråprogram. Ersätter vi dem?
Nej. Deklarationerna upprättas, granskas och lämnas in elektroniskt där som förut. Lazarus läser varje deklarations status och förfallodatum därifrån och skriver tillbaka det som ändrats, så att förfrågningar, frister och fakturering finns runt programmen som dina handläggare redan kan.
Hur är det med klientsekretess och skattebetalarnas uppgifter?
Allt körs på byråns egen server: mejl, dokument, samtal och AI:ns arbete. Åtkomsten följer de roller du sätter, varje åtgärd loggas och inget som byrån har används för att träna någons modell. Det går in i den skriftliga säkerhetsplan du redan har som deklarationsombud.
Upprättar eller signerar AI:n deklarationer?
Nej. AI-kollegorna jagar dokument, skickar uppdragsbrev och 8879, håller koll på fristerna och fakturerar. Dina medarbetare upprättar och granskar varje deklaration, och bara den signerande revisorn skickar in en e-deklaration.
Måste våra medarbetare sluta använda Excel?
Nej. Arbetspapperen stannar i Excel och ditt skatteprogram. Lazarus tar hand om telefoner, möten, klientförfrågningar, frister och fakturering runt omkring.
Hur lång tid tar det att komma i gång?
Designen tar ett samtal med OpenLazarus, som det i filmen. Våra ingenjörer kopplar sedan in ditt skatte- och byråprogram, din portal och dina telefonlinjer på några veckor. De flesta byråer börjar mellan säsongerna, i maj eller november.