Hver retainer, hver time og hver faktura i ett system
Briefer kommer på e-post, i Slack og i en telefon på vei til et opptak. Timene havner i timelistene fredag ettermiddag, hvis de havner der i det hele tatt. Samle kunder, arbeid og fakturering på ett sted som kjenner hvert omfang, og la AI-kolleger ta arbeidet imellom.
Godt arbeid, telt opp på slutten av måneden
De fleste byråer på deres størrelse drives på et prosjektverktøy, et CRM som new business-teamet holder i, en timeføringsapp og et kapasitetsregneark som bare én produsent stoler på. Det fungerer helt til en retainer i det stille går på 130 %.
- Omfanget vokser én liten forespørsel om gangenEn kunde ber om «bare noen få» ekstra kutt en torsdag kveld. Jobben blir gjort, ingen skriver en endringsordre, og retaineren tar støyten.
- Timelister skrives etter hukommelsenTimene føres fredag ettermiddag, eller mandag etter en påminnelse. Da husker ingen hvilken kunde tirsdagens samtale gjaldt.
- Utnyttelsesgraden kommer en måned for sentHvem som er overbooket neste uke, står i regnearket til en produsent. Realisering per kunde dukker opp etter at måneden er lukket.
- Fakturaene venter på timeneØkonomi kan ikke lukke måneden før timelistene er inne, så retainere faktureres den tiende, og overforbruk faktureres sjelden i det hele tatt.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
810 564 kr0 kr i året, til listepris, for de 12 abonnementene til Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe bygger merkevarer, innhold og nettsteder for 41 retainerkunder i Mountain West.
Nadia Halden startet byrået i 2009 sammen med utvikleren Theo Rowe, i et rom over en sykkelbutikk i RiNo. I dag er de 85 ansatte i tre studioer i én etasje av et gammelt murlager, og kjører på tolv abonnementer, en timeføringsapp og et kapasitetsregneark som bare én produsent stoler på.
- 85
- ansatte
- 41
- retainerkunder
- 3
- studioer
- $14M
- i honorarer i året
Nadia Halden Gründer og daglig lederDesigner systemet til Halden Rowe med OpenLazarus i filmen nedenfor.
Halden Rowe er et oppdiktet eksempel, ikke en kunde: en bedrift som dem vi bygger for, laget for å vise hvordan en slik bedrift ville blitt drevet på OpenLazarus. Personene, tallene og bildene er illustrasjoner.
Dette kjører Halden Rowe på systemet
Modulene bærer studioets navn, ikke våre, og AI-kollegene jobber med de samme kundene, omfangene og timene som de ansatte.
- ProsjekterHver retainer og hvert prosjekt, med omfang og denne månedens timer
- ForespørslerHver kundeforespørsel, sjekket mot omfanget før noen begynner
- Kunder41 retainere, kontaktpersonene, SOW-ene og hver eneste samtale
- New businessPitcher og tilbud, fra første samtale til signert SOW
- FilerBriefer, presentasjoner og materiell, arkivert på riktig kunde
- FakturaerRetainere fakturert den 1., med godkjente endringsordrer
- RapporterUtnyttelse, realisering og margin per kunde, hver morgen
Ethan WalshAILeveranseSkrev utkast til 85 timelister fra kalendere og filer, og fanget opp 3 forespørsler utenfor omfanget
Priya RamanAIKundeserviceGjorde Fourmiles 12 ekstra kutt om til en endringsordre på $2,880 før kl. 7:00
Arjun MehtaAIStudiotallPubliserte utnyttelse per studio, 76 % fakturerbart, før stand-upen kl. 9:00
Inés DuarteAIFakturering og innkrevingAvstemte 23 retainerinnbetalinger og sendte 6 høflige påminnelser om forfalte fakturaer
Bedrifter som Halden Rowe starter som regel med Ethan, Priya og Inés.
Hva det kan endre på ett år
Et illustrativt estimat for Halden Rowe, regnet ut fra eksempeltallene: abonnementene byrået slipper å betale for, timene de ansatte får tilbake, og arbeidet utenfor omfang som nå blir fakturert.
- 218 000 kr
- i året byrået sitter igjen med etter å ha betalt for Lazarus, serveren, to telefonlinjer og en ingeniørs tid
- 4,200
- timer i året tilbake til produsenter, kundeansvarlige og fakturering
- 91%
- av timene fakturert, opp fra 83 % før hver forespørsel ble sjekket mot omfanget
Eksempeltall for en oppdiktet bedrift. Besparelsene og timene er beregnet ut fra eksempelverktøyene og planen til listepris; det tredje tallet er et illustrativt mål, ikke et målt resultat.
Driv byrået ditt på et system du eier
Fortell OpenLazarus hvordan studioet ditt jobber. Du ser systemet ditt ta form i samtalen, med deres navn, deres AI-kolleger og hva det sparer.
Vi har et prosjektverktøy og en timeføringsapp. Må de bort?
Nei. Lazarus leser fra dem mens teamene flytter over, så prosjekter, timer og kunder ligger i ett register. De fleste byråer flytter det daglige arbeidet først og slår av de gamle verktøyene når ingen åpner dem lenger.
Må folk føre timer et nytt sted?
Mindre enn i dag. Ethan lager et utkast til hver persons uke fra kalenderen, filene og samtalene, og de bekrefter eller retter det på et minutt. Ingenting sendes inn uten at personen har sett det.
Kundenes arbeid er konfidensielt. Hvor ligger det?
På deres egen server, under deres domene. Briefer, filer og samtalenotater blir i systemet deres, hver AI-kollega ser bare kundene du gir den tilgang til, og hver handling logges der folkene dine kan se det.
Hvem bestemmer hva AI-en har lov til?
Det gjør du, per AI-kollega: hva de håndterer på egen hånd, og hva de spør om først, for eksempel en endringsordre over $2,500 eller å flytte noen bort fra en kunde midt i uken. Ingenting når en kunde utenfor reglene du setter.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
Designet tar én samtale med OpenLazarus, som den i filmen. Deretter flytter ingeniørene våre over kunder, prosjekter og filer, vanligvis i løpet av noen uker for et byrå på Halden Rowes størrelse.