Kunder, skattemeldinger og hver eneste frist, i ett system
Innhentingsskjemaene går ut i januar og kommer tilbake bit for bit. Oppdragsbrev venter på signatur, og PIA venter på faktura. Samle alt på ett sted ved siden av skatteprogrammet ditt, og la AI-kolleger ta purringene.
Et byrå folk stoler på, som går rundt på de ansattes kvelder
De fleste byråer på deres størrelse drives på skatte- og praksisprogramvare, en kundeportal og et dusin innlogginger rundt dem. Det holder fordi flinke folk jobber sent fra februar til april, og igjen i oktober.
- Halve høysesongen går med til å jage papirerInnhentingsskjemaene går ut i januar. I mars mangler fortsatt en tredjedel av kundene en K-1, en 1099 eller en eiendomsskatteseddel, og seniorene bruker kveldene på å skrive den samme påminnelsen.
- Signaturer holder arbeidet tilbakeIngen skattemelding påbegynnes uten et signert oppdragsbrev, og ingen sendes inn uten en signert 8879. Begge blir liggende i innbokser mens den 15. nærmer seg.
- Hvem som venter på hva, står i et regnearkSkatteprogrammet kjenner fristene. Hvilke skattemeldinger som står fast, hos hvem, og hvilke som trenger utsettelse, står i et regneark hos en manager og oppdateres på fredager.
- PIA venter i ukevis på fakturaEn skattemelding som sendes inn i april, faktureres i juni. Da husker ingen hvorfor timene sprakk, og partneren skriver dem ned.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
749 016 kr0 kr i året, til listepris, for de 9 abonnementene til Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CaliforniaWhitlock Ota tar seg av skatt, revisjon og månedlig regnskap for 1,800 gårdsbruk, familiebedrifter og eierne deres i Sacramento Valley.
Dean Whitlock og Kenji Ota åpnet byrået i to rom i J Street i 1986, og leverte skattemeldinger for ris- og mandeldyrkerne Kenji vokste opp blant. Kenjis datter Naomi har vært managing partner siden 2019: 90 ansatte, to kontorer og 3,600 skattemeldinger i året, på skatte- og praksisprogramvare, en kundeportal og ni abonnementer som ikke snakker sammen.
- 90
- ansatte
- 12
- partnere
- 1,800
- kunder
- 3,600
- skattemeldinger i året
Naomi Ota Managing partnerDesigner systemet til Whitlock Ota med OpenLazarus i filmen nedenfor.
Whitlock Ota LLP er et oppdiktet eksempel, ikke en kunde: en bedrift som dem vi bygger for, laget for å vise hvordan en slik bedrift ville blitt drevet på OpenLazarus. Personene, tallene og bildene er illustrasjoner.
Dette kjører Whitlock Ota på systemet
Modulene bærer byråets navn, ikke våre. AI-kollegene jobber med de samme kundene, skattemeldingene og fristene som de ansatte, og en revisor avgjør alt som endrer en skattemelding.
- Skattemeldinger3,600 skattemeldinger i året etter status, hentet fra skatteprogrammet
- ForespørslerHva hver kunde fortsatt mangler til skattemeldingen, og hvem som spør
- DokumenterHver K-1, 1099 og kontooppgave, arkivert på riktig skattemelding
- TilbudNye oppdrag, fra første samtale til signert oppdragsbrev
- Kunder1,800 kunder, selskapene deres og hver eneste samtale
- TelefonSeks linjer for resepsjonen og kundeservice
- FaktureringHver skattemelding fakturert fra PIA samme dag som den sendes inn
- RapporterPIA, realisering og skattemeldinger etter status, per partner
Sam OkaforAIKundeforespørslerKoblet 212 portalopplastinger til riktig skattemelding og sendte 46 påminnelser
Grace LindqvistAIFrister og oppdragsbrevSendte 38 8879-skjemaer til e-signering og flyttet 17 komplette skattemeldinger til utarbeidelse
Joyce BautistaAIKunderegnskapAvstemte 3,940 banklinjer i regnskapet til 118 månedskunder
Inés DuarteAIFakturering og PIAFakturerte de 64 skattemeldingene som ble sendt inn forrige uke, rett fra PIA
Bedrifter som Whitlock Ota starter som regel med Sam, Grace og Inés.
Hva det kan endre på ett år
Et illustrativt estimat for Whitlock Ota, regnet ut fra eksempeltallene: abonnementene byrået slipper å betale for, timene de ansatte får tilbake, og papirene ingen lenger jager manuelt.
- 143 000 kr
- i året byrået sitter igjen med etter å ha betalt for Lazarus, serveren, seks telefonlinjer og en ingeniørs tid
- 5,600
- timer i året tilbake til saksbehandlere, resepsjonen og fakturering
- 9 days
- fra første forespørsel til komplett mappe, ned fra 24 da påminnelsene ble sendt manuelt
Eksempeltall for en oppdiktet bedrift. Besparelsene og timene er beregnet ut fra eksempelverktøyene og planen til listepris; det tredje tallet er et illustrativt mål, ikke et målt resultat.
Driv byrået ditt på et system du eier
Fortell OpenLazarus hvordan byrået ditt tar inn kunder, jager dokumenter og fakturerer. Du ser systemet ditt ta form i samtalen, med deres navn, deres AI-kolleger og hva det sparer.
Vi har allerede skatte- og praksisprogramvare. Må vi bytte den ut?
Nei. Skattemeldingene utarbeides, gjennomgås og sendes inn der som før. Lazarus leser status og frist for hver skattemelding derfra og skriver tilbake det som er endret, slik at forespørsler, frister og fakturering ligger rundt programvaren saksbehandlerne dine allerede kan.
Hva med taushetsplikt og skattyteres data?
Alt kjører på byråets egen server: e-post, dokumenter, samtaler og AI-ens arbeid. Tilgang følger rollene du setter, hver handling logges, og ingenting byrået har, brukes til å trene noens modell. Det går rett inn i den skriftlige sikkerhetsplanen dere allerede har som skatterådgivere.
Utarbeider eller signerer AI-en skattemeldinger?
Nei. AI-kollegene jager dokumenter, sender oppdragsbrev og 8879-skjemaer, holder fristene og fakturerer. Folkene dine utarbeider og gjennomgår hver skattemelding, og bare den signerende revisoren sender inn.
Må folkene våre gi opp Excel?
Nei. Arbeidspapirene blir i Excel og skatteprogrammet. Lazarus tar seg av telefonene, møtene, kundeforespørslene, fristene og faktureringen rundt dem.
Hvor lang tid tar det å komme i gang?
Designet tar én samtale med OpenLazarus, som den i filmen. Deretter kobler ingeniørene våre til skatte- og praksisprogramvaren, portalen og telefonlinjene deres i løpet av noen uker. De fleste byråer starter mellom sesongene, i mai eller november.