Elk project, elk uur en elke factuur in één systeem
Uren komen een week te laat binnen, de scope verschuift tijdens een telefoontje, en de facturatie van de maand wacht in veertig inboxen. Breng projecten, klanten en facturatie samen op één plek die van je mensen is, en zet AI-collega's op het werk daartussen.
Goede ingenieurs, gefactureerd via spreadsheets
De meeste bureaus van jouw omvang draaien op een projectadministratie, een CRM dat marketing in leven houdt, en de inbox van elke projectleider. Dat werkt, tot het factuurconcept laat zien dat een project al op 91% van het honorarium zit.
- De scope verschuift tijdens een telefoontjeEen klant vraagt om nog één kavelindeling. De ingenieur maakt hem, niemand schrijft de meerwerkopdracht, en de uren komen ten laste van een vast honorarium.
- Onderhanden werk hoor je pas op de 5eUrenstaten sluiten te laat, facturen wachten op de correcties van elke projectleider, en $1.4 miljoen aan afgerond werk blijft ongefactureerd terwijl de maand omslaat.
- Vergunningstermijnen zitten in één inboxDe opmerkingenbrief van een beoordelaar komt binnen terwijl de ingenieur in een beekbedding staat. De reactietermijn van 30 dagen begint toch te lopen.
- Elk voorstel begint bij het vorigeEen offerteaanvraag met deadline donderdag wordt opnieuw opgebouwd uit een oud voorstel op iemands schijf, met cv's en projectbladen die met de hand worden overgenomen.
- Microsoft 365 Business Standard
- RingCentral Core
- Asana Starter
- HubSpot Sales Hub Professional
- Zoom Workplace Pro
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- Calendly Teams
- Power BI Pro
€ 83.616€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 9 abonnementen van Pender Ashby
Pender Ashby EngineeringRaleigh, North CarolinaPender Ashby ontwerpt terreinen, hemelwatersystemen en beekherstel voor projectontwikkelaars, gemeenten en natuurorganisaties in heel North Carolina.
Ruth Pender en Tom Ashby begonnen het bureau in 1996 boven een bouwmarkt in Raleigh, met hemelwaterplannen voor nieuwbouwwijken. Calvin Odom kwam in 2003 binnen als ingenieur en werd directeur toen de oprichters het bureau aan de medewerkers verkochten: drie kantoren, 420 lopende projecten, en negen abonnementen naast de projectadministratie.
- 140
- mensen
- 3
- kantoren
- 420
- lopende projecten
- 30
- jaar in de praktijk
Calvin Odom DirecteurOntwerpt in de film hieronder het systeem van Pender Ashby met OpenLazarus.
Pender Ashby Engineering is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Wat Pender Ashby ermee regelt
De modules dragen de namen van het bureau, niet de onze, en de AI-collega's werken aan dezelfde projecten, vergunningen en klanten als de mensen.
- Projecten420 lopende projecten met honorarium, uren en de volgende oplevering
- VergunningenElke aanvraag en elke opmerkingenbrief, met de termijn en een eigenaar
- AcquisitieOfferteaanvragen en voorstellen, van go/no-go tot getekend contract
- KlantenProjectontwikkelaars, gemeenten en natuurorganisaties, met elk project dat ze je gaven
- TranscriptiesElk klantgesprek uitgewerkt, zodat een nieuwe vraag nooit verloren gaat
- MaterieelWagens, GPS-rovers en waterkwaliteitsmeters, per bezoek gereserveerd
- FacturenOpgesteld op basis van goedgekeurde uren en teruggeschreven naar de projectadministratie
- RapportenOnderhanden werk, bezettingsgraad en realisatie per projectleider en kantoor
Ethan WalshAIProjectcoördinatie4 opmerkingen bij de vergunning voor Ashworth Commons vastgelegd en de termijn van 30 dagen gestart
Grace LindqvistAIVoorstellen en contractenMeerwerkopdracht 3 voor Harlow Farms opgesteld: 46 uur, $7,820
Mei TanakaAIVeldplanning23 locatiebezoeken en inspecties ingepland, elk met een wagen en een rover
Inés DuarteAIFacturatie en incasso41 betalingen van klanten gekoppeld en 12 facturen nagejaagd die meer dan 45 dagen openstaan
Bedrijven zoals Pender Ashby beginnen meestal met Ethan, Grace en Inés.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een illustratieve schatting voor Pender Ashby, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het bureau niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en het werk dat eindelijk gefactureerd wordt.
- € 27.000
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, zes telefoonlijnen en de tijd van een engineer
- 5,600
- uur per jaar terug voor projectleiders, marketing en de boekhouding
- 93%
- van de gewerkte uren gefactureerd aan een klant, tegen 86% voordat werk buiten de scope een eigenaar had
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Laat je bureau draaien op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je projecten van voorstel tot eindfactuur lopen. Je ziet je systeem vorm krijgen tijdens het gesprek, met jouw namen, jouw AI-collega's en wat het bespaart.
We werken met een projectadministratiesysteem. Moeten we dat vervangen?
Nee. Lazarus leest projecten, honoraria en uren eruit en schrijft goedgekeurde facturen en meerwerkopdrachten terug, zodat de boekhouding één grootboek houdt. De meeste bureaus verplaatsen eerst het dagelijkse projectwerk naar Lazarus en laten de boekhouding waar die is.
De tekeningen en data van onze klanten zijn vertrouwelijk. Waar staat dat allemaal?
Op je eigen server, onder je eigen domein, met toegang per kantoor, project en rol. Niets wat je klanten je sturen wordt gebruikt om een model te trainen, en elke handeling van een AI-collega wordt bij het project vastgelegd.
Stuurt de AI dingen naar klanten zonder dat een bevoegd ingenieur ze heeft gezien?
Alleen als jij dat wilt. Jij bepaalt wat elke AI-collega zelf doet en waarvoor die eerst toestemming vraagt, zoals een meerwerkopdracht van meer dan $5,000 of alles waar het stempel van een ingenieur op staat. Technisch werk blijft bij je bevoegde ingenieurs.
Onze projectleiders hebben nu al een hekel aan urenstaten. Is dit weer iets om in te vullen?
Het zou er juist één minder moeten zijn. Uren, gesprekken en locatiebezoeken worden voor ze klaargezet op basis van hun agenda, transcripties en veldnotities, en ze keuren de week in een paar minuten goed in plaats van hem op vrijdag te reconstrueren.
Hoelang duurt de inrichting?
Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals in de film. Daarna koppelen onze engineers je projectadministratie en telefoonlijnen en zetten ze je data over, meestal binnen een paar weken voor een bureau zo groot als Pender Ashby.