Elke donateur, elke vrijwilliger en elke kilo voedsel in één systeem
Giften komen in de ene database terecht, diensten op een aanmeldsite en het voedsel in een magazijnsysteem. Breng het allemaal samen op één plek die elke partner, financier en vrijwilliger kent, en zet AI-collega's op het werk daartussen.
Een grote missie, gedragen door goede wil en spreadsheets
De meeste non-profits van jouw omvang draaien op een donateursdatabase, een aanmeldsite en een magazijn- of cliëntsysteem, met e-mail daartussen. Dat werkt, tot een supermarkt om 16:00 belt met een ton melk.
- Gered voedsel loopt tegen de klokEen supermarkt belt met 900 lb groente, fruit en zuivel. Wie opneemt, moet een chauffeur en een vrachtwagen met koelruimte vinden, anders gaat het voedsel in de container.
- Vrijwilligersdiensten vullen zich op hoopDe sorteerdienst van zaterdag heeft 60 aanmeldingen en er komen er 41. Die van dinsdag is half leeg, en de coördinatoren zitten vrijdagavond aan de telefoon.
- Elke financier wil zijn eigen rapportTwaalf financiers, twaalf formats. Gewicht per county en het aantal geholpen huishoudens worden in de week van elke deadline met de hand uit drie systemen gehaald.
- Uitgiftepunten bestellen van de lijst van vorige weekUitgiftepunten bestellen van een lijst die op dinsdag al verouderd is, en bellen daarna om te vragen wat er echt binnen is gekomen.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Mailchimp Standard
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Asana Starter
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
€ 68.112€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 12 abonnementen van Tableland
Tableland Food BankPittsburgh, PennsylvaniaTableland brengt 28 miljoen lb voedsel per jaar naar 310 uitgiftepunten, opvangvoorzieningen en schoolprogramma's in elf county's van West-Pennsylvania.
Een lokale afdeling van de staalarbeidersbond en vier parochies in de Mon Valley begonnen het in 1983 in een kerkkelder, het jaar waarin de staalfabrieken sloten. Delia Morrow kwam er als tiener als vrijwilliger en leidt het nu: één magazijn, 14 vrachtwagens en 2,100 vrijwilligers per maand, op een donateursdatabase, een magazijnsysteem en twaalf abonnementen die niet met elkaar praten.
- 110
- medewerkers
- 2,100
- vrijwilligers per maand
- 310
- uitgiftepunten
- 28M
- lb per jaar
Delia Morrow Directeur-bestuurderOntwerpt in de film hieronder het systeem van Tableland met OpenLazarus.
Tableland Food Bank is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Wat Tableland ermee regelt
De modules dragen de eigen namen van Tableland, en de AI-collega's werken met hetzelfde voedsel en dezelfde partners en financiers als de mensen.
- VoedselreddingElk aanbod van een supermarkt op een vrachtwagen met koelruimte voordat het bederft
- Bestellingen uitgiftepunten310 partners die bestellen uit wat er vandaag op de plank ligt
- MagazijnDroog, gekoeld en diepvries, geteld in lb en resterende dagen
- Diensten2,100 vrijwilligers per maand, ingeroosterd waar ze nodig zijn
- SubsidiesElke aanvraag en elk rapport, per financier en deadline
- Donateurs18,000 donateurs, elke gift persoonlijk bedankt
- TelefoonZes lijnen voor voedselredding, partners en de vrijwilligersbalie
- RapportenGewicht per county, huishoudens en vrijwilligersuren, voor elke financier
Mei TanakaAIPlanning voedselredding41 ophaalritten bij supermarkten over vijf vrachtwagens verdeeld, gekoelde ladingen eerst
Sam OkaforAIPartnerrelaties2,200 lb geredde zuivel aangeboden aan de vier uitgiftepunten met koelruimte
Amara DialloAIVrijwilligersDe sorteerdienst van zaterdag gevuld, 58 van de 60, vanaf de wachtlijst en met een jongerengroep van een kerk
Arjun MehtaAISubsidies en rapportageHet kwartaalrapport voor de Larkmoor Foundation opgesteld: 7.1 miljoen lb in 11 county's
Bedrijven zoals Tableland beginnen meestal met Mei, Amara en Arjun.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een illustratieve schatting voor Tableland, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar de organisatie niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en het geredde voedsel dat bij een uitgiftepunt terechtkomt in plaats van in de container.
- € 12.000
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, zes telefoonlijnen en de tijd van een engineer, tegen catalogusprijzen
- 4,800
- uur per jaar terug voor de planning, partnerrelaties, de vrijwilligersbalie en subsidies
- 97%
- van het aanbod van supermarkten op dezelfde dag opgehaald, tegen 84% voordat elk aanbod een eigenaar had
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Laat je missie draaien op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je organisatie werkt: je programma's, je financiers, je vrijwilligers. Je ziet je systeem vorm krijgen tijdens het gesprek, met jouw namen en wat het bespaart.
We hebben al een donateursdatabase en een magazijnsysteem. Moeten we die vervangen?
Nee. Lazarus leest eruit en schrijft terug waar dat nodig is, zodat een gift, een bestelling van een uitgiftepunt en een pallet elk op één plek geregistreerd blijven. De meeste organisaties verplaatsen eerst het dagelijkse werk naar Lazarus en beslissen later over de oude schermen.
Onze software is gedoneerd of afgeprijsd. Zijn deze besparingen voor ons wel echt?
De cijfers op deze pagina gaan uit van de catalogusprijs van elke tool, omdat we die prijs kunnen controleren. Veel non-profits betalen minder via gedoneerde of goedkopere licenties, dus je besparing op abonnementen kan kleiner zijn en de businesscase kan vooral rusten op de uren die je terugkrijgt. Leg de schatting naast wat je echt betaalt voordat je beslist.
Hoe zit het met de privacy van donateurs en de regels van onze financiers?
Je systeem draait op je eigen server, en de gegevens van donateurs, vrijwilligers en partners blijven daar. Elke AI-collega ziet alleen de modules die jij toekent, elke handeling wordt vastgelegd, en een geoormerkte gift blijft gekoppeld aan het programma waarvoor hij is gegeven.
Wie bepaalt wat de AI mag doen?
Jij, per AI-collega: wat ze zelf afhandelen en waarvoor ze eerst toestemming vragen, zoals alles wat naar een financier gaat of het weigeren van een donatie van meer dan 1,000 lb. Elke handeling wordt vastgelegd waar je medewerkers die kunnen zien.
Moeten onze vrijwilligers weer een nieuw systeem leren?
Nee. Vrijwilligers melden zich aan en krijgen herinneringen per sms en e-mail, net als nu, en ploegleiders zien hun rooster op hun telefoon. Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, en onze engineers koppelen je systemen binnen een paar weken.