Advocatuur

Elk dossier, elke termijn, elk uur in één systeem

Berichten van de rechtbank komen om middernacht per mail binnen. Uren worden op vrijdag bij elkaar gezocht. Nieuwe cliënten wachten twee dagen op een conflictcheck. Breng het samen op één plek op je eigen server, en zet AI-collega's op al het werk rond het juridische werk.

Ontwerp de jouwe
Een advocaat-medewerker procespraktijk maakt in het vroege ochtendlicht aantekeningen in een geprint processtuk, aan het eind van een lange vergadertafel

Een zorgvuldig kantoor, bij elkaar gehouden door mensen die alles dubbel checken

De meeste kantoren van jouw omvang draaien op een praktijkmanagementsysteem, een termijnagenda die twee medewerkers met de hand bijhouden, en een stapel abonnementen eromheen. Het houdt stand omdat goede mensen alles twee keer controleren.

  1. Elk bericht gaat met de hand in de termijnagendaBerichten van de rechtbank komen in veertig inboxen binnen. Twee medewerkers lezen ze allemaal, tellen de dagen en typen de data in, en elke datum hangt af van die ene zorgvuldige lezing.
  2. Uren worden op vrijdag bij elkaar gezochtAdvocaten reconstrueren de week uit hun mail en hun geheugen. De korte telefoontjes en snelle reviews komen nooit op een declaratie.
  3. Een conflictcheck duurt twee dagenEen nieuwe cliënt belt op maandag. De conflictcheck wacht op de enige die de database kent, en op woensdag belt de cliënt een ander kantoor.
  4. Conceptdeclaraties blijven liggen bij een partnerDe conceptdeclaraties van september komen eind oktober terug, afgewaardeerd door wie er toevallig tijd voor had. De realisatie betaalt de prijs voor die vertraging.
Verspreid over
  • RingCentral Core
  • Zoom Workplace Pro
  • HubSpot Sales Hub Professional
  • Asana Starter
  • Calendly Teams
  • Otter Business
  • Mailchimp Standard
  • QuickBooks Online Advanced
  • Power BI Pro

€ 73.416 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 9 abonnementen van Thorsen Kowal

VoorbeeldbedrijfThorsen Kowal LLPMilwaukee, Wisconsin

Thorsen Kowal adviseert familiebedrijven in Wisconsin over transacties, geschillen, arbeidsrecht en vastgoed, van de eerste huurovereenkomst tot de verkoop.

Arne Thorsen en Ted Kowal openden het kantoor in 1979 boven een drukkerij in de Third Ward, voor de familiebedrijven in de maakindustrie om hen heen. Teds dochter Teresa is sinds 2018 managing partner: 60 advocaten, vijf praktijkgroepen en 1,400 lopende dossiers, op een praktijkmanagementsysteem, een termijnagenda die twee medewerkers bijhouden, en negen abonnementen die niet met elkaar praten.

110
mensen
60
advocaten
1,400
lopende dossiers
5
praktijkgroepen

Teresa Kowal Managing partnerOntwerpt in de film hieronder het systeem van Thorsen Kowal met OpenLazarus.

Thorsen Kowal LLP is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.

Wat Thorsen Kowal ermee regelt

De modules dragen de namen van het kantoor, niet de onze. De AI-collega's werken aan dezelfde dossiers en termijnen als de mensen, en een advocaat controleert alles wat het kantoor verlaat.

Hun modules
  • TermijnenElke zittingsdatum en proceduretermijn, met een verantwoordelijke advocaat en een vervanger
  • IntakeElk nieuw telefoontje, van conflictcheck tot getekende opdrachtbevestiging
  • Dossiers1,400 lopende dossiers per fase, uitgelezen uit het praktijkmanagementsysteem
  • CliëntenCliënten, wederpartijen en hun advocaten, voor elke conflictcheck
  • TelefoonAcht lijnen voor de receptie en intake
  • NotitiesElk cliëntgesprek uitgewerkt, op de eigen server van het kantoor
  • FacturatieConceptdeclaraties op basis van bevestigde uren, twee dagen na de maandafsluiting bij de partners op het bureau
  • RapportenRealisatie, onderhanden werk en uren per praktijkgroep
Hun AI-collega's, op een doorsnee ochtend
  • Grace LindqvistAITermijnen en conflictchecks23 rechtbankberichten van vannacht in de termijnagenda gezet ter bevestiging door advocaten, en conflictchecks gedaan voor 6 nieuwe dossiers
  • Sofia RossiAIUren en notities412 urenregels opgesteld uit de mails, telefoontjes en concepten van gisteren, ter bevestiging door 58 advocaten
  • Omar HaddadAIReceptie en intake71 telefoontjes beantwoord, 5 intakes voor nieuwe dossiers gedaan en 3 kennismakingsgesprekken ingepland
  • Inés DuarteAIFacturatie en incasso140 conceptdeclaraties voor september opgesteld en 22 herinneringen gestuurd voor declaraties die al meer dan 60 dagen openstaan

Bedrijven zoals Thorsen Kowal beginnen meestal met Grace, Sofia en Inés.

Indicatieve schatting

Wat het in een jaar kan veranderen

Een illustratieve schatting voor Thorsen Kowal, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het kantoor niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en de tijd die eindelijk op een declaratie komt.

€ 15.900
per jaar over na betaling van Lazarus, de server, acht telefoonlijnen en de tijd van een engineer
6,800
uur per jaar terug voor advocaten, termijnbewaking, intake en facturatie
91%
realisatie op gewerkte uren, tegen 84% toen uren op vrijdag bij elkaar werden gezocht

Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.

Laat je kantoor draaien op een systeem dat van jou is

Vertel OpenLazarus hoe je kantoor dossiers opent, termijnen bewaakt en factureert. Je ziet je systeem vorm krijgen tijdens het gesprek, met jouw namen, jouw AI-collega's en wat het bespaart.

We hebben al een praktijkmanagementsysteem. Moeten we dat vervangen?

Nee. Het blijft de bron voor dossiers, uren en de derdengeldenadministratie. Lazarus leest eruit en schrijft bevestigde uren en vastgelegde termijnen terug, zodat je mensen op één plek werken en de administratie blijft waar je accountants die verwachten.

Hoe zit het met het verschoningsrecht en de geheimhoudingsplicht?

Alles draait op de eigen server van het kantoor: mail, gesprekken, notities en het werk van de AI. Wie welke dossiers ziet, volgt de toegang die jij instelt, en niets wat het kantoor bewaart wordt gebruikt om een model te trainen, van wie dan ook.

Geeft de AI juridisch advies?

Nee. De AI-collega's zetten termijnen in de agenda, stellen urenregels op, nemen intakegegevens op en maken conceptdeclaraties. Elke berekende datum wordt bevestigd door de verantwoordelijke advocaat, en een advocaat controleert alles wat het kantoor verlaat.

Moeten onze advocaten stoppen met Word?

Nee. Stukken opstellen gebeurt nog steeds in Word en je documentsysteem. Lazarus neemt de telefoon, vergaderingen, intake, de termijnagenda en de facturatie daaromheen voor zijn rekening, en stelt urenregels op uit het werk dat het ziet.

Hoelang duurt de inrichting?

Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals in de film. Daarna koppelen onze engineers je praktijkmanagementsysteem, de mail van het digitaal procederen en je telefoonlijnen, meestal binnen een paar weken voor een kantoor zo groot als Thorsen Kowal.