Elke gast, elke kamer, elke dienst, in één systeem
Gasten schrijven in vijf talen via de boekingssites, e-mail en WhatsApp, de kamerstatus gaat via de portofoon, en het rooster is een spreadsheet. Breng het samen op één plek die elke gast en elke kamer kent, en zet AI-collega's op het werk daartussen.
Goede hotels, bij elkaar gehouden door de receptie
De meeste hotelgroepen van jouw omvang draaien op een PMS dat de boekingen kent, en een stuk of twaalf tools en WhatsApp-groepen die al het andere weten. Dat werkt tot een gast om elf uur aankomt en de kamer nog niet schoon is.
- Gasten schrijven overal, in elke taalE-mail, WhatsApp en drie boekingssites, in vijf talen. De receptie plakt elk bericht in een vertaaltool, en een vroege check-in bereikt housekeeping pas na de gast.
- De kamerstatus gaat via de portofoonHousekeeping vinkt kamers af op een papieren lijst. De receptie belt naar boven om te vragen of 214 klaar is, terwijl een gezin met de koffers in de lobby wacht.
- Reparaties staan in een WhatsApp-groepEen druppende kraan die om middernacht is gemeld, is ’s ochtends al weggescrold. De kamer wordt opnieuw verkocht voordat iemand het repareert, en dat staat dan in de review.
- Groepen draaien op gemailde spreadsheetsDe kamerlijst van een bruiloft verandert zes keer. De keuken telt de couverts uit versie vier, en de factuur gaat de deur uit op basis van versie vijf.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zendesk Suite Team
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- Otter Business
- Power BI Pro
€ 75.024€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 11 abonnementen van Sarmento
Sarmento HotelsLissabon, PortugalSarmento runt drie boetiekhotels en twee restaurants in de oude wijken van Lissabon, voor reizigers die liever in een huis logeren dan in een keten.
Rui en Helena Sarmento openden het eerste in 1996: elf kamers in een koopmanshuis in Alfama. Hun dochter Marta leidt de groep nu, met 194 kamers in Alfama, Chiado en Lapa, op een PMS dat de boekingen kent en elf abonnementen die er niet mee praten.
- 210
- mensen
- 3
- hotels
- 194
- kamers
- 2
- restaurants
Marta Sarmento CEOOntwerpt in de film hieronder het systeem van Sarmento met OpenLazarus.
Sarmento Hotels is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Waar Sarmento op draait
De modules dragen hun namen, niet die van ons, en de AI-collega's werken met dezelfde gasten, kamers en diensten als hun mensen.
- BoekingenKamers, tafels en groepen, uit het PMS en de boekingssites in één lijst
- Kamers194 kamers op status, van vertrek tot geïnspecteerd, live bij elke receptie
- VerzoekenElk verzoek van een gast en elke reparatie, met een eigenaar en een tijdstip
- GastenDe verblijven, taal en voorkeuren van elke gast, in één dossier
- GroepenBruiloften, retreats en zakelijke kamerblokken, van aanvraag tot kamerlijst
- TelefoonAcht lijnen voor reserveringen, de drie recepties en beide restaurants
- RapportenBezetting, gemiddelde kamerprijs en RevPAR per hotel, elke ochtend
Omar HaddadAIGastberichtenSinds middernacht 186 gastberichten beantwoord in vijf talen
Diego AlvarezAIHousekeeping64 aankomsten in schoonmaakvolgorde gezet in drie hotels, vroege check-ins eerst
Mei TanakaAITechnische dienstOm 05:52 de monteur van dienst naar een lekkage boven Chiado 304 gestuurd en de kamer uit de verkoop gehaald
Amara DialloAIRoostersVervanging gevonden voor twee kamermedewerkers die zich vóór de dienst van 07:00 ziek meldden
Bedrijven zoals Sarmento beginnen meestal met Omar, Diego en Amara.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een indicatieve schatting voor Sarmento, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en de gasten die binnen enkele minuten antwoord krijgen.
- € 18.100
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, acht telefoonlijnen en de tijd van een engineer
- 7,200
- uur per jaar terug voor de recepties, reserveringen en housekeeping
- 4 min
- om een gast in zijn eigen taal te antwoorden, tegenover 2 h 40 bij de receptie
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Run je hotels op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je hotels werken, van het eerste bericht tot het uitchecken. Je ziet je systeem in het gesprek vorm krijgen, met je eigen namen, je collega's en wat het bespaart.
We hebben al een PMS. Moeten we dat vervangen?
Nee. Het PMS blijft de bron voor reserveringen, tarieven en gastrekeningen. Lazarus leest aankomsten, vertrekken en kamerstatus daaruit en schrijft terug wat er verandert, zodat housekeeping, reparaties en de berichten van elke gast naast de boeking staan in plaats van in een WhatsApp-groep.
Kan het gasten in hun eigen taal antwoorden, ook op de boekingssites?
Ja. De collega voor gastberichten leest e-mail, WhatsApp en de inboxen van de boekingssites, antwoordt in de taal van de gast en zet elk verzoek op de juiste plek. Alles over geld, een klacht of de gezondheid van een gast gaat naar een mens.
Hoe zit het met de persoonsgegevens van onze gasten?
Het systeem draait op je eigen server, die in de EU kan staan, en de data is van jou. Gastgegevens staan op één plek in plaats van op elf, waardoor je AVG-verzoeken om inzage en verwijdering eenvoudiger beantwoordt.
Wie bepaalt wat de AI mag doen?
Jij, per collega: wat ze zelf afhandelen en waar ze eerst om vragen, zoals een compensatie boven €300 of een reparatie boven €1,000. Elke actie wordt gelogd waar je managers het kunnen zien.
Hoe lang duurt het inrichten, en wat verandert er voor onze mensen?
Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals dat in de film. Daarna koppelen onze engineers je PMS, boekingssites en telefoonlijnen, meestal binnen een paar weken. Kamermedewerkers melden kamers af vanaf een telefoon, en de receptie werkt vanuit één scherm in plaats van zes.