Van de eerste keer overgaan tot de betaalde factuur, in één systeem
Telefoontjes komen sneller binnen dan het planbord kan bijhouden. Monteurs lopen uit in de hitte, onderhoudscontracten worden verlengd vanuit een spreadsheet, en facturen wachten op papier. Breng het allemaal samen op één plek die elk huis en elke bus kent, en zet AI-collega's op het werk daartussen.
Een goed bedrijf, bij elkaar gehouden door de planningsbalie
De meeste servicebedrijven van jouw omvang draaien op software voor buitendienstbeheer, een telefooncentrale, een CRM en een stuk of twaalf logins. Dat werkt tot de eerste week van juni met 115°F.
- De telefoon bepaalt de dagOp een hete maandag neemt het callcenter voor twaalf uur 900 gesprekken aan. Wat niet past, gaat naar de voicemail, en een voicemail om 2 uur ’s middags is een geboekte klus voor iemand anders.
- Het echte planbord zit in het hoofd van een plannerDe planning zegt het een. Wie uitloopt, wie het onderdeel in de bus heeft en wie het vorige bezoek deed, weten alleen de mensen aan de balie.
- Herhaalbezoeken worden als nieuwe klussen geboektEen klant belt drie dagen na een reparatie terug en krijgt opnieuw voorrijkosten en een andere monteur die de installatie nog nooit heeft gezien.
- Onderhoudscontracten worden uit het hoofd verlengd18,500 contractklanten hebben recht op twee onderhoudsbeurten per jaar. Herinneringen, verlengingen en de voorjaarsdrukte lopen via een spreadsheet en een mailinglijst.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- HubSpot Sales Hub Professional
- RingCentral Core
- Zendesk Suite Team
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- Asana Starter
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
€ 86.904€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 11 abonnementen van Varela
Varela Air & PlumbingPhoenix, ArizonaVarela zorgt in 18,500 huizen in de hele Valley, van Glendale tot Queen Creek, voor koelte, warm water en werkende stroom.
Ray Varela begon in 1989 met één bus en repareerde verdampingskoelers in Maryvale. Zijn zoon Daniel leidt het bedrijf nu: 140 monteurs voor verwarming en koeling, loodgieterswerk en elektra, op software voor buitendienstbeheer met daaromheen elf abonnementen die niet met elkaar praten.
- 210
- mensen
- 140
- monteurs
- 18,500
- contractklanten
- 430
- klussen op een dag in juli
Daniel Varela CEOOntwerpt in de film hieronder het systeem van Varela met OpenLazarus.
Varela Air & Plumbing is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Waar Varela op draait
De modules dragen hun namen, niet die van ons, en de AI-collega's werken met dezelfde telefoontjes, klussen en huizen als hun mensen.
- KlussenElk telefoontje geboekt als klus, gelijk met de software voor buitendienstbeheer
- HerhaalbezoekenElk herhaalbezoek gekoppeld aan de klus ervoor, zonder kosten
- TelefoonTwaalf lijnen voor piekdrukte en buiten kantooruren
- Klanten18,500 contractklanten, hun installaties en elk bezoek
- OnderdelenBusvoorraad en het magazijn in één telling
- OffertesOffertes voor vervanging van de comfortadviseurs, met opvolging
- FacturenOpgesteld vanuit de getekende klus op de tablet, dezelfde dag
- RapportenBoekingspercentage, herhaalbezoeken en omzet per monteur
Omar HaddadAITelefoon en boekingen96 telefoontjes aangenomen vóór 7:00 en er 71 van geboekt, geen enkele naar de voicemail
Mei TanakaAIPlanning131 routes gemaakt voor 412 klussen en een herhaalbezoek als eerste ingepland bij de juiste monteur
Tomás SilvaAIOnderdelenVannacht 38 bussen aangevuld en een prijsstijging van 9% op condensatoren opgemerkt
Inés DuarteAIFacturatie en onderhoudscontracten388 getekende klussen gefactureerd en 41 onderhoudscontracten verlengd
Bedrijven zoals Varela beginnen meestal met Mei, Omar en Inés.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een indicatieve schatting voor Varela, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en de telefoontjes die niet meer naar de voicemail gaan.
- € 28.700
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, twaalf telefoonlijnen en de tijd van een engineer
- 8,200
- uur per jaar terug voor het callcenter, de planning en facturatie
- 86%
- van de telefoontjes geboekt, tegenover 71% toen gesprekken bij piekdrukte en buiten kantooruren naar de voicemail gingen
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Run je telefoontjes en bussen op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je bedrijf boekt, plant en factureert. Je ziet je systeem in het gesprek vorm krijgen, met je eigen namen, je collega's en wat het bespaart.
We werken al met software voor buitendienstbeheer. Moeten we die vervangen?
Nee. Lazarus leest klussen, klanten en installaties daaruit en schrijft boekingen terug, zodat je monteurs de app op hun tablet houden. De telefoontjes, het planbord, onderdelen en onderhoudscontracten komen eromheen samen.
Kan een AI onze telefoon aannemen zonder klanten te ergeren?
Hij neemt op onder de naam van je bedrijf, boekt in echte aankomsttijdvakken en zet een mens aan de lijn zodra een beller daarom vraagt of als hij het niet zeker weet. De meeste bedrijven beginnen met gesprekken bij piekdrukte en buiten kantooruren, waar nu de voicemail opneemt.
Waar staan de gegevens en gespreksopnames van onze klanten?
Op je eigen server, op naam van je bedrijf. Opnames en transcripties volgen de melding die je telefoon nu al afspeelt, en jij bepaalt wie in je team ze kan openen.
Wie bepaalt wat de AI mag doen?
Jij, per collega: wat ze zelf afhandelen en waar ze eerst om vragen, zoals overwerk na 7 uur ’s avonds of een onderdelenbestelling boven $5,000. Elke actie wordt gelogd waar je mensen het kunnen zien.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals dat in de film. Daarna koppelen onze engineers je software voor buitendienstbeheer en je telefoonlijnen en verhuizen ze je data, meestal binnen een paar weken voor een bedrijf zo groot als Varela.