Elke retainer, elk uur en elke factuur in één systeem
Briefings komen binnen via e-mail, Slack en een telefoontje onderweg naar een shoot. Uren belanden op vrijdagmiddag in timesheets, als ze er al in belanden. Breng klanten, werk en facturatie samen op één plek die elke scope kent, en zet AI-collega's op het werk daartussen.
Goed werk, pas aan het eind van de maand geteld
De meeste bureaus van jouw omvang draaien op een projecttool, een CRM dat het new-businessteam bijhoudt, een timesheet-app en een capaciteitsspreadsheet die één producer vertrouwt. Dat werkt tot een retainer ongemerkt op 130% draait.
- De scope groeit, één klein verzoek tegelijkEen klant vraagt op donderdagavond om “nog een paar” extra cutdowns. Het werk wordt gedaan, niemand schrijft een meerwerkopdracht, en de retainer vangt het op.
- Timesheets worden uit het geheugen ingevuldUren gaan erin op vrijdagmiddag, of op maandag na een herinnering. Tegen die tijd weet niemand meer voor welke klant het gesprek van dinsdag was.
- De bezettingsgraad komt een maand te laatWie volgende week overboekt is, staat in de spreadsheet van een producer. Realisatie per klant verschijnt pas als de maand al is afgesloten.
- Facturen wachten op de urenFacturatie kan de maand niet afsluiten tot de timesheets binnen zijn, dus retainers worden op de tiende gefactureerd en overschrijdingen worden zelden überhaupt gefactureerd.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
€ 75.528€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 12 abonnementen van Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe bouwt merken, content en websites voor 41 retainerklanten in de hele Mountain West.
Nadia Halden begon het in 2009 met Theo Rowe, een developer, in een kamer boven een fietsenwinkel in RiNo. Inmiddels zijn het 85 mensen, in drie studio's op één verdieping van een oud bakstenen pakhuis, en draait het op twaalf abonnementen, een timesheet-app en een capaciteitsspreadsheet die maar één producer vertrouwt.
- 85
- mensen
- 41
- retainerklanten
- 3
- studio's
- $14M
- aan honoraria per jaar
Nadia Halden Oprichter en CEOOntwerpt in de film hieronder het systeem van Halden Rowe met OpenLazarus.
Halden Rowe is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Waar Halden Rowe op draait
De modules dragen de namen van de studio, niet die van ons, en de AI-collega's werken met dezelfde klanten, scopes en uren als de mensen.
- ProjectenElke retainer en elk project, met de scope en de uren van deze maand
- VerzoekenElk klantverzoek, getoetst aan de scope voordat iemand begint
- Klanten41 retainers, hun contactpersonen, hun opdrachtomschrijvingen en elk gesprek
- New businessPitches en voorstellen, van het eerste gesprek tot de getekende opdrachtomschrijving
- BestandenBriefings, decks en assets, opgeslagen bij de juiste klant
- FacturenRetainers op de 1e gefactureerd, met goedgekeurd meerwerk
- RapportenBezettingsgraad, realisatie en marge per klant, elke ochtend
Ethan WalshAIUitvoering85 timesheets opgesteld uit agenda's en bestanden, en 3 verzoeken buiten de scope gesignaleerd
Priya RamanAIKlantbeheerDe 12 extra cutdowns van Fourmile vóór 7:00 omgezet in een meerwerkopdracht van $2,880
Arjun MehtaAIStudiocijfersBezettingsgraad per studio gedeeld, 76% declarabel, vóór de stand-up van 9:00
Inés DuarteAIFacturatie en incasso23 retainerbetalingen gekoppeld en 6 vriendelijke herinneringen gestuurd voor achterstallige facturen
Bedrijven zoals Halden Rowe beginnen meestal met Ethan, Priya en Inés.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een indicatieve schatting voor Halden Rowe, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en het werk buiten de scope dat nu wel wordt gefactureerd.
- € 20.300
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, twee telefoonlijnen en de tijd van een engineer
- 4,200
- uur per jaar terug voor producers, accountleads en facturatie
- 91%
- van de uren gefactureerd, tegenover 83% voordat elk verzoek aan de scope werd getoetst
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Run je bureau op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je studio werkt. Je ziet je systeem in het gesprek vorm krijgen, met je eigen namen, je collega's en wat het bespaart.
We hebben een projecttool en een timesheet-app. Moeten die weg?
Nee. Lazarus leest eruit terwijl je teams overstappen, zodat projecten, uren en klanten in één dossier blijven. De meeste bureaus verhuizen eerst het dagelijkse werk en zetten de oude tools uit als niemand ze meer opent.
Moeten mensen hun uren ergens anders gaan invullen?
Minder dan nu. Ethan stelt ieders week op uit de agenda, bestanden en gesprekken, en de persoon bevestigt of corrigeert het in een minuut. Niets wordt ingediend zonder dat de persoon het heeft gezien.
Het werk van onze klanten is vertrouwelijk. Waar staat het?
Op je eigen server, onder je eigen domein. Briefings, bestanden en gespreksnotities blijven in je systeem, elke AI-collega ziet alleen de klanten die jij toewijst, en elke actie wordt gelogd waar je mensen het kunnen zien.
Wie bepaalt wat de AI mag doen?
Jij, per collega: wat ze zelf afhandelen en waar ze eerst om vragen, zoals een meerwerkopdracht boven $2,500 of iemand halverwege de week van een klant halen. Niets bereikt een klant buiten de regels die jij instelt.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals dat in de film. Daarna verhuizen onze engineers je klanten, projecten en bestanden, meestal binnen een paar weken voor een bureau zo groot als Halden Rowe.