Klanten, aangiftes en elke deadline, in één systeem
In januari gaan de vragenlijsten de deur uit, en ze komen in stukjes terug. Opdrachtbevestigingen wachten op een handtekening, en onderhanden werk wacht op een factuur. Breng het samen op één plek naast je belastingsoftware, en laat AI-collega's het najagen doen.
Een vertrouwd kantoor dat draait op de avonden van zijn mensen
De meeste kantoren van jouw omvang draaien op belasting- en praktijksoftware, een klantportaal en een stuk of twaalf logins daaromheen. Het houdt stand omdat goede mensen van februari tot april laat doorwerken, en in oktober opnieuw.
- De helft van het aangifteseizoen gaat op aan stukken najagenIn januari gaan de vragenlijsten de deur uit. In maart moet een derde van de klanten nog een K-1, een 1099 of een aanslag onroerendezaakbelasting aanleveren, en seniors besteden hun avonden aan steeds dezelfde herinnering.
- Handtekeningen houden het werk opGeen aangifte begint zonder getekende opdrachtbevestiging, en geen enkele wordt ingediend zonder getekend formulier 8879. Beide blijven in inboxen liggen terwijl de 15e dichterbij komt.
- Wie op wat wacht, staat in een spreadsheetDe belastingsoftware kent de deadlines. Welke aangiftes vastzitten, op wie ze wachten en welke uitstel nodig hebben, staat in de spreadsheet van een manager die op vrijdag wordt bijgewerkt.
- Onderhanden werk wacht wekenlang op een factuurEen aangifte die in april is ingediend, wordt in juni gefactureerd. Tegen die tijd weet niemand meer waarom er meer uren in zaten, en de partner schrijft het af.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
€ 70.224€ 0 per jaar, tegen catalogusprijs, voor de 9 abonnementen van Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CaliforniëWhitlock Ota verzorgt de belastingaangiftes, de controles en de maandelijkse boekhouding van 1,800 boerenbedrijven, familiebedrijven en hun eigenaren in de Sacramento Valley.
Dean Whitlock en Kenji Ota openden het kantoor in 1986 in twee kamers aan J Street, met aangiftes voor de rijst- en amandeltelers tussen wie Kenji was opgegroeid. Kenji’s dochter Naomi is sinds 2019 managing partner: 90 mensen, twee kantoren en 3,600 aangiftes per jaar, op belasting- en praktijksoftware, een klantportaal en negen abonnementen die niet met elkaar praten.
- 90
- mensen
- 12
- partners
- 1,800
- klanten
- 3,600
- aangiftes per jaar
Naomi Ota Managing partnerOntwerpt in de film hieronder het systeem van Whitlock Ota met OpenLazarus.
Whitlock Ota LLP is een verzonnen voorbeeld, geen klant: een bedrijf zoals de bedrijven waarvoor we bouwen, bedacht om te laten zien hoe het op OpenLazarus zou draaien. De mensen, cijfers en foto's zijn ter illustratie.
Waar Whitlock Ota op draait
De modules dragen de namen van het kantoor, niet die van ons. De AI-collega's werken met dezelfde klanten, aangiftes en datums als de mensen, en een accountant beslist over alles wat een aangifte verandert.
- Aangiftes3,600 aangiftes per jaar op status, uitgelezen uit de belastingsoftware
- VerzoekenWat elke klant nog moet aanleveren voor de aangifte, en wie erom vraagt
- DocumentenElke K-1, 1099 en elk overzicht, opgeslagen bij de juiste aangifte
- VoorstellenNieuw werk, van het eerste gesprek tot de getekende opdrachtbevestiging
- Klanten1,800 klanten, hun entiteiten en elk gesprek
- TelefoonZes lijnen voor de receptie en de klantenservice
- FacturatieElke aangifte gefactureerd vanuit het onderhanden werk, op de dag dat ze is ingediend
- RapportenOnderhanden werk, realisatie en aangiftes per status, per partner
Sam OkaforAIKlantverzoeken212 uploads in het portaal aan hun aangiftes gekoppeld en 46 herinneringen gestuurd
Grace LindqvistAIDeadlines en opdrachtbevestigingen38 formulieren 8879 verstuurd voor e-handtekening en 17 complete aangiftes doorgezet naar voorbereiding
Joyce BautistaAIKlantadministratie3,940 bankregels afgestemd in de boekhouding van 118 maandklanten
Inés DuarteAIFacturatie en onderhanden werkDe 64 aangiftes van vorige week gefactureerd, rechtstreeks vanuit hun onderhanden werk
Bedrijven zoals Whitlock Ota beginnen meestal met Sam, Grace en Inés.
Wat het in een jaar kan veranderen
Een indicatieve schatting voor Whitlock Ota, berekend op basis van de voorbeeldcijfers: de abonnementen waar het niet meer voor betaalt, de uren die de mensen terugkrijgen, en de stukken die niemand meer met de hand najaagt.
- € 13.400
- per jaar over na betaling van Lazarus, de server, zes telefoonlijnen en de tijd van een engineer
- 5,600
- uur per jaar terug voor aangiftemedewerkers, de receptie en facturatie
- 9 days
- van het eerste verzoek tot een compleet dossier, tegenover 24 toen herinneringen nog met de hand gingen
Voorbeeldcijfers voor een verzonnen bedrijf. De besparing en de uren zijn berekend op basis van de voorbeeldtools en het abonnement tegen catalogusprijzen; het derde cijfer is een illustratief doel, geen gemeten resultaat.
Run je kantoor op een systeem dat van jou is
Vertel OpenLazarus hoe je kantoor klanten aanneemt, documenten najaagt en factureert. Je ziet je systeem in het gesprek vorm krijgen, met je eigen namen, je collega's en wat het bespaart.
We hebben al belasting- en praktijksoftware. Vervangen we die?
Nee. Aangiftes worden daar nog steeds voorbereid, gecontroleerd en elektronisch ingediend. Lazarus leest de status en deadline van elke aangifte daaruit en schrijft terug wat er veranderd is, zodat verzoeken, deadlines en facturatie rond de software zitten die je medewerkers al kennen.
Hoe zit het met vertrouwelijkheid en de gegevens van belastingplichtigen?
Alles draait op de eigen server van het kantoor: mail, documenten, gesprekken en het werk van de AI. Toegang volgt de rollen die jij instelt, elke actie wordt gelogd, en niets van wat het kantoor bewaart wordt gebruikt om andermans model te trainen. Het past in het schriftelijke beveiligingsplan dat je als belastingadviseur al bijhoudt.
Maakt de AI aangiftes, of ondertekent hij ze?
Nee. De collega's jagen documenten na, versturen opdrachtbevestigingen en formulieren 8879, bewaken de deadlines en factureren. Je mensen bereiden elke aangifte voor en controleren die, en alleen de ondertekenende accountant geeft een elektronische aangifte vrij.
Moeten onze mensen Excel opgeven?
Nee. Werkdossiers blijven in Excel en je belastingsoftware. Lazarus neemt de telefoon, vergaderingen, klantverzoeken, deadlines en facturatie daaromheen voor zijn rekening.
Hoe lang duurt het inrichten?
Het ontwerp kost één gesprek met OpenLazarus, zoals dat in de film. Daarna koppelen onze engineers in een paar weken je belasting- en praktijksoftware, je portaal en je telefoonlijnen. De meeste kantoren beginnen tussen twee seizoenen in, in mei of november.