Ügyfelek, bevallások és minden beadási határidő egyetlen rendszerben
Az adatbekérőket januárban küldik ki, és darabonként érkeznek vissza. A megbízási szerződések aláírásra várnak, a ledolgozott órák pedig számlázásra. Hozza mindezt egy helyre az adószoftvere mellé, és bízza az utánajárást AI-munkatársakra.
Megbízható iroda, amely a munkatársai estéiből él
A legtöbb Önökhöz hasonló méretű iroda adó- és irodavezető szoftveren, egy ügyfélportálon és körülöttük egy tucat belépésen működik. Azért tart ki, mert a jó szakemberek februártól áprilisig, majd októberben újra késő estig dolgoznak.
- A szezon fele a papírok hajszolásaAz adatbekérők januárban mennek ki. Márciusra az ügyfelek harmada még mindig tartozik egy K-1-gyel, egy 1099-essel vagy egy ingatlanadó-értesítővel, a szenior munkatársak pedig esténként ugyanazt az emlékeztetőt írják.
- Az aláírások tartják fel a munkátAláírt megbízási szerződés nélkül egyetlen bevallás sem indul, aláírt 8879-es nélkül pedig egyik sem kerül beadásra. Mindkettő a postaládákban várakozik, miközben egyre közeleg a 15-e.
- Hogy ki mire vár, azt egy táblázat tudjaA határidőket az adószoftver ismeri. Azt viszont, hogy mely bevallások akadtak el, kin múlik, és melyikhez kell halasztás, egy menedzser táblázata tartja nyilván, amelyet péntekenként frissít.
- A ledolgozott munka hetekig vár a számláraAz áprilisban beadott bevallásról júniusban megy ki a számla. Addigra senki sem emlékszik, miért futott túl az óraszám, és a partner leírja a különbözetet.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
25 550 400 Ftévi 0 Ft listaáron, Whitlock Ota 9 előfizetésére
Whitlock Ota LLPSacramento, KaliforniaA Whitlock Ota a Sacramento-völgy 1,800 gazdaságának, családi vállalkozásának és tulajdonosának végzi az adózását, a könyvvizsgálatát és a havi könyvelését.
Dean Whitlock és Kenji Ota 1986-ban nyitotta meg az irodát két szobában a J Streeten, és azoknak a rizs- és mandulatermelőknek készítettek bevallásokat, akik között Kenji felnőtt. Kenji lánya, Naomi 2019 óta ügyvezető partner: 90 munkatárs, két iroda és évi 3,600 bevallás, adó- és irodavezető szoftveren, egy ügyfélportálon és kilenc olyan előfizetésen, amelyek nem beszélnek egymással.
- 90
- munkatárs
- 12
- partner
- 1,800
- ügyfél
- 3,600
- bevallás évente
Naomi Ota Ügyvezető partnerAz alábbi filmben az OpenLazarusszal tervezi meg Whitlock Ota rendszerét.
Whitlock Ota LLP kitalált példa, nem ügyfelünk: olyan cég, amilyeneknek építünk, azért kitalálva, hogy megmutassuk, hogyan működne egy ilyen cég az OpenLazarusszal. Az emberek, számok és fényképek illusztrációk.
Amit a Whitlock Ota ezen futtat
A modulok az iroda saját elnevezéseit viselik, nem a mieinket. Az AI-munkatársak ugyanazokkal az ügyfelekkel, bevallásokkal és határidőkkel dolgoznak, mint az iroda munkatársai, és mindenről, ami egy bevallást módosít, egy okleveles könyvvizsgáló dönt.
- BevallásokÉvi 3,600 bevallás státusz szerint, az adószoftverből kiolvasva
- BekérésekMi hiányzik még az egyes ügyfelek bevallásához, és ki kéri
- DokumentumokMinden K-1, 1099 és kivonat a megfelelő bevalláshoz iktatva
- AjánlatokÚj megbízások az első hívástól az aláírt megbízási szerződésig
- Ügyfelek1,800 ügyfél, a cégeik és minden beszélgetés
- TelefonHat vonal a recepciónak és az ügyfélszolgálatnak
- SzámlázásMinden bevallás a beadás napján kiszámlázva a ledolgozott munka alapján
- RiportokLedolgozott munka, realizáció és bevallások státusz szerint, partnerenként
Sam OkaforAIÜgyfélkérésekPárosított 212 portálfeltöltést a hozzájuk tartozó bevallással, és kiküldött 46 emlékeztetőt
Grace LindqvistAIHatáridők és megbízási szerződésekElküldött 38 darab 8879-est e-aláírásra, és 17 hiánytalan bevallást továbbított elkészítésre
Joyce BautistaAIÜgyfélkönyvelésPárosított 3,940 banki tételt 118 havi ügyfél könyvelésében
Inés DuarteAISzámlázás és ledolgozott munkaKiszámlázta a múlt héten beadott 64 bevallást, közvetlenül a ledolgozott munkájuk alapján
Az olyan cégek, mint Whitlock Ota, általában ezekkel kezdik: Sam, Grace és Inés.
Mit változtathatna meg egy év alatt
Szemléltető becslés a Whitlock Ota példaszámai alapján: az előfizetések, amelyekért többé nem fizetne, az órák, amelyeket a munkatársai visszanyernének, és a papírok, amelyek után senkinek sem kell kézzel futnia.
- 4 890 000 Ft
- maradna meg évente, miután kifizette a Lazarust, a szerverét, hat telefonvonalat és egy mérnök munkaidejét
- 5,600
- órát adna vissza évente a bevallás-készítőknek, a recepciónak és a számlázásnak
- 9 days
- az első bekéréstől a hiánytalan aktáig, szemben a korábbi 24-gyel, amikor az emlékeztetők kézzel mentek ki
Példaadatok egy kitalált cégre. A megtakarítások és az órák a cég példaeszközei és csomagja alapján, listaáron számolva; a harmadik szám szemléltető cél, nem mért eredmény.
Működtesse az irodáját egy saját tulajdonú rendszeren
Mondja el az OpenLazarusnak, hogyan fogad új ügyfeleket, hogyan kéri be a dokumentumokat és hogyan számláz az irodája. A beszélgetés során látni fogja, ahogy a rendszere formát ölt, az Ön elnevezéseivel, AI-munkatársaival és azzal, amit megtakarít.
Már van adó- és irodavezető szoftverünk. Le kell cserélnünk?
Nem. A bevallásokat továbbra is ott készítik el, nézik át és adják be elektronikusan. A Lazarus onnan olvassa ki minden bevallás státuszát és határidejét, és oda írja vissza a változásokat, így a bekérések, a határidők és a számlázás az Ön munkatársai által már ismert szoftver köré szerveződnek.
Mi a helyzet a titoktartással és az adózói adatokkal?
Minden az iroda saját szerverén fut: a levelezés, a dokumentumok, a hívások és az AI munkája. A hozzáférés az Ön által beállított szerepköröket követi, minden művelet naplózva van, és semmit, amit az iroda kezel, nem használunk fel senki modelljének betanításához. Mindez bekerül abba az írásos biztonsági tervbe, amelyet adószakértőként már most is vezet.
Az AI készíti el vagy írja alá a bevallásokat?
Nem. Az AI-munkatársak bekérik a dokumentumokat, kiküldik a megbízási szerződéseket és a 8879-eseket, figyelik a határidőket és számláznak. Minden bevallást az Ön munkatársai készítenek el és néznek át, és elektronikus beadást csak az aláíró okleveles könyvvizsgáló indíthat.
Le kell mondaniuk a munkatársainknak az Excelről?
Nem. A munkalapok maradnak az Excelben és az adószoftverben. A Lazarus a körülöttük zajló munkát veszi át: a telefonokat, a megbeszéléseket, az ügyfélkéréseket, a határidőket és a számlázást.
Mennyi idő a bevezetés?
A tervezéshez egyetlen beszélgetés elég az OpenLazarusszal, olyan, mint a filmben. Ezután mérnökeink néhány hét alatt összekötik az adó- és irodavezető szoftverét, az ügyfélportálját és a telefonvonalait. A legtöbb iroda két szezon között, májusban vagy novemberben kezd.