משרדי רואי חשבון

לקוחות, דוחות וכל מועד הגשה, במערכת אחת

שאלוני המס יוצאים בינואר וחוזרים בחלקים. מכתבי התקשרות מחכים לחתימה, והעבודה בתהליך (WIP) מחכה לחשבונית. רכזו הכול במקום אחד לצד תוכנת המס שלכם, ותנו לחברי צוות AI לרדוף אחרי מה שחסר.

עצבו את שלכם
רואת חשבון בכירה בודקת טופס K-1 מודפס מול דף חשבון של לקוח, ליד שולחנה מול חלון גבוה, בשעות הבוקר

משרד אמין שרץ על הערבים של האנשים שלו

רוב המשרדים בגודל שלכם עובדים עם תוכנת מס וניהול משרד, פורטל לקוחות ועוד תריסר כניסות מסביב. זה מחזיק, כי אנשים טובים נשארים עד מאוחר מפברואר עד אפריל, ושוב באוקטובר.

  1. חצי מהעונה העמוסה הולך על מרדף אחרי מסמכיםשאלוני המס יוצאים בינואר. במרץ שליש מהלקוחות עדיין חייבים K-1, טופס 1099 או חיוב מס רכוש, והבכירים מבלים את הערבים בכתיבת אותה תזכורת שוב ושוב.
  2. חתימות מעכבות את העבודהשום דוח לא מתחיל בלי מכתב התקשרות חתום, ושום דוח לא מוגש בלי טופס 8879 חתום. שניהם יושבים בתיבות הדואר בזמן שה‑15 בחודש מתקרב.
  3. מי מחכה למה? רק הגיליון יודעתוכנת המס יודעת מהם מועדי ההגשה. אילו דוחות תקועים, אצל מי, ואילו צריכים ארכה — את זה יודע רק הגיליון של המנהל, שמתעדכן בימי שישי.
  4. ה‑WIP מחכה שבועות לחשבוניתדוח שהוגש באפריל מחויב ביוני. עד אז אף אחד לא זוכר למה השעות חרגו, והשותף מוחק אותן מהחיוב.
מפוזר על פני
  • RingCentral Core
  • Zoom Workplace Pro
  • Calendly Teams
  • HubSpot Sales Hub Professional
  • Asana Starter
  • Otter Business
  • Mailchimp Standard
  • QuickBooks Online Advanced
  • Power BI Pro

‏240,396 ‏₪ בשנה, במחירון, עבור 9 המנויים של Whitlock Ota

חברה לדוגמהWhitlock Ota LLPסקרמנטו, קליפורניה

Whitlock Ota מטפל במסים, בביקורות ובהנהלת החשבונות החודשית של 1,800 חוות, עסקים משפחתיים ובעליהם ברחבי עמק סקרמנטו.

Dean Whitlock ו‑Kenji Ota פתחו את המשרד בשני חדרים ברחוב J בשנת 1986, והכינו דוחות למגדלי האורז והשקדים ש‑Kenji גדל ביניהם. Naomi, בתו של Kenji, היא השותפה המנהלת מאז 2019: ‏90 עובדים, שני משרדים ו‑3,600 דוחות בשנה, על תוכנת מס וניהול משרד, פורטל לקוחות ותשעה מנויים שלא מדברים זה עם זה.

90
עובדים
12
שותפים
1,800
לקוחות
3,600
דוחות בשנה

Naomi Ota שותפה מנהלתבסרט שלמטה: כך מעוצבת המערכת של Whitlock Ota עם OpenLazarus.

Whitlock Ota LLP היא דוגמה בדויה, לא לקוח: חברה כמו אלה שאנחנו בונים עבורן, שהומצאה כדי להראות איך חברה כזו הייתה עובדת על OpenLazarus. האנשים, המספרים והתמונות להמחשה בלבד.

מה Whitlock Ota מריץ עליה

המודולים נושאים את השמות של המשרד, לא את שלנו. חברי צוות ה‑AI עובדים על אותם לקוחות, דוחות ומועדים כמו האנשים במשרד, ורואה חשבון מחליט על כל דבר שמשנה דוח.

המודולים שלהם
  • דוחות מס3,600 דוחות בשנה לפי סטטוס, מתוך תוכנת המס
  • בקשותמה כל לקוח עוד צריך להעביר לדוח שלו, ומי מבקש
  • מסמכיםכל K-1, טופס 1099 ודף חשבון, מתויקים בדוח הנכון
  • הצעות מחירעבודה חדשה, מהשיחה הראשונה ועד מכתב ההתקשרות החתום
  • לקוחות1,800 לקוחות, הישויות שלהם וכל שיחה
  • טלפוןשישה קווים לקבלה ולשירות הלקוחות
  • חיובכל דוח מחויב מתוך ה‑WIP שלו ביום שהוא מוגש
  • דוחותWIP, שיעור מימוש ודוחות מס לפי סטטוס, לפי שותף
חברי צוות ה‑AI שלהם, בבוקר לדוגמה
  • Sam OkaforAIבקשות לקוחותהותאמו 212 העלאות מהפורטל לדוחות שלהן ונשלחו 46 תזכורות
  • Grace LindqvistAIמועדים ומכתבי התקשרותנשלחו 38 טפסי 8879 לחתימה אלקטרונית ו‑17 דוחות שלמים הועברו להכנה
  • Joyce BautistaAIהנהלת חשבונות ללקוחותהותאמו 3,940 שורות בנק בספרים של 118 לקוחות חודשיים
  • Inés DuarteAIחיוב ו‑WIPחויבו 64 הדוחות שהוגשו בשבוע שעבר, ישירות מה‑WIP שלהם

חברות כמו Whitlock Ota מתחילות בדרך כלל עם Sam, Grace ו‑Inés.

הערכה להמחשה

מה זה יכול לשנות בשנה

הערכה להמחשה עבור Whitlock Ota, על בסיס המספרים לדוגמה שלו: המנויים שהוא יפסיק לשלם עליהם, השעות שהאנשים שלו יקבלו בחזרה, והמסמכים שאף אחד כבר לא רודף אחריהם ידנית.

‏46,000 ‏₪
בשנה שיישארו בקופה אחרי תשלום על Lazarus, השרת, שישה קווי טלפון וזמן של מהנדס
5,600
שעות בשנה שיחזרו למכיני הדוחות, לקבלה ולמחלקת החיוב
9 days
מהבקשה הראשונה ועד תיק שלם, לעומת 24 כשהתזכורות נשלחו ידנית

נתונים לדוגמה של חברה בדויה. החיסכון והשעות מחושבים לפי הכלים והתוכנית לדוגמה שלה במחירון; הנתון השלישי הוא יעד להמחשה, לא תוצאה שנמדדה.

נהלו את המשרד שלכם על מערכת בבעלותכם

ספרו ל‑OpenLazarus איך המשרד שלכם קולט לקוחות, רודף אחרי מסמכים ומחייב. תראו את המערכת שלכם מתעצבת תוך כדי השיחה, עם השמות שלכם, חברי הצוות שלכם ומה שהיא חוסכת.

כבר יש לנו תוכנת מס וניהול משרד. צריך להחליף אותה?

לא. הדוחות ממשיכים להיות מוכנים, נבדקים ומוגשים מקוונת משם. Lazarus קורא מהתוכנה את הסטטוס ומועד ההגשה של כל דוח וכותב אליה בחזרה מה השתנה, כך שהבקשות, המועדים והחיוב מתנהלים סביב התוכנה שמכיני הדוחות שלכם כבר מכירים.

ומה לגבי סודיות הלקוחות ונתוני הנישומים?

הכול רץ על השרת של המשרד עצמו: דואר, מסמכים, שיחות והעבודה של ה‑AI. הגישה נקבעת לפי התפקידים שאתם מגדירים, כל פעולה מתועדת, ושום דבר שהמשרד מחזיק לא משמש לאימון מודל של אף אחד. כל זה נכנס לתוכנית אבטחת המידע הכתובה שאתם כבר מחזיקים כמכיני דוחות.

ה‑AI מכין דוחות או חותם עליהם?

לא. חברי הצוות רודפים אחרי מסמכים, שולחים מכתבי התקשרות וטפסי 8879, שומרים על המועדים ומחייבים. האנשים שלכם מכינים ובודקים כל דוח, ורק רואה החשבון החותם משחרר הגשה מקוונת.

האנשים שלנו יצטרכו לוותר על Excel?

לא. ניירות העבודה נשארים ב‑Excel ובתוכנת המס שלכם. Lazarus לוקח על עצמו את הטלפונים, הפגישות, בקשות הלקוחות, המועדים והחיוב שמסביב.

כמה זמן לוקחת ההקמה?

העיצוב לוקח שיחה אחת עם OpenLazarus, כמו זו שבסרט. אחר כך המהנדסים שלנו מחברים את תוכנת המס וניהול המשרד, הפורטל וקווי הטלפון שלכם תוך כמה שבועות. רוב המשרדים מתחילים בין עונות, במאי או בנובמבר.