Asiakkaat, veroilmoitukset ja jokainen määräpäivä samassa järjestelmässä
Esitietolomakkeet lähtevät tammikuussa ja palaavat paloina. Toimeksiantosopimukset odottavat allekirjoitusta ja keskeneräinen työ laskua. Kokoa kaikki yhteen paikkaan vero-ohjelmistosi rinnalle ja anna AI-kollegoiden hoitaa muistuttelu.
Luotettu toimisto, joka pyörii ihmistensä iltojen varassa
Useimmat kokoisesi toimistot toimivat vero- ja toimistonhallintaohjelmiston, asiakasportaalin ja niiden ympärille kertyneen tusinan kirjautumisen varassa. Kokonaisuus pysyy kasassa, koska hyvät ihmiset tekevät pitkää päivää helmikuusta huhtikuuhun ja uudelleen lokakuussa.
- Puolet sesongista kuluu paperien jahtaamiseenEsitietolomakkeet lähtevät tammikuussa. Maaliskuussa kolmannekselta asiakkaista puuttuu yhä K-1, 1099 tai kiinteistöverolasku, ja kokeneet asiantuntijat kirjoittavat iltaisin samaa muistutusta kerta toisensa jälkeen.
- Allekirjoitukset pysäyttävät työnYhtäkään veroilmoitusta ei aloiteta ilman allekirjoitettua toimeksiantosopimusta, eikä yhtäkään jätetä ilman allekirjoitettua 8879-lomaketta. Molemmat lojuvat sähköpostilaatikoissa, kun kuun 15. päivä lähestyy.
- Tieto siitä, kuka odottaa mitäkin, on taulukossaVero-ohjelmisto tietää määräpäivät. Mitkä veroilmoitukset ovat jumissa, kenen takia ja mihin tarvitaan lisäaikaa, on esihenkilön taulukossa, jota päivitetään perjantaisin.
- Keskeneräinen työ odottaa laskua viikkojaHuhtikuussa jätetty veroilmoitus laskutetaan kesäkuussa. Siinä vaiheessa kukaan ei enää muista, miksi tunnit venyivät, ja osakas jättää ylityksen laskuttamatta.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
70 224 €0 € vuodessa listahinnoin, yrityksen Whitlock Ota 9 tilausta
Whitlock Ota LLPSacramento, KaliforniaWhitlock Ota hoitaa verotuksen, tilintarkastukset ja kuukausikirjanpidon 1,800 maatilalle, perheyritykselle ja niiden omistajalle Sacramenton laaksossa.
Dean Whitlock ja Kenji Ota perustivat toimiston kahteen huoneeseen J Streetille vuonna 1986 ja tekivät veroilmoituksia riisin- ja manteliviljelijöille, joiden keskellä Kenji oli kasvanut. Kenjin tytär Naomi on ollut pääosakas vuodesta 2019: 90 henkeä, kaksi toimistoa ja 3,600 veroilmoitusta vuodessa vero- ja toimistonhallintaohjelmiston, asiakasportaalin ja yhdeksän toisistaan tietämättömän tilauksen varassa.
- 90
- henkeä
- 12
- osakasta
- 1,800
- asiakasta
- 3,600
- veroilmoitusta vuodessa
Naomi Ota PääosakasSuunnittelee yrityksen Whitlock Ota järjestelmän OpenLazaruksella alla olevassa videossa.
Whitlock Ota LLP on keksitty esimerkki, ei asiakkaamme: yritys, jollaisille rakennamme, luotu näyttämään, miten se toimisi OpenLazaruksella. Sen ihmiset, luvut ja valokuvat ovat havainnollistavia.
Mitä Whitlock Ota pyörittää sillä
Moduulit kantavat toimiston omia nimiä, eivät meidän. AI-kollegat työskentelevät samojen asiakkaiden, veroilmoitusten ja määräpäivien parissa kuin toimiston ihmiset, ja CPA päättää kaikesta, mikä muuttaa veroilmoitusta.
- Veroilmoitukset3,600 veroilmoitusta vuodessa tilan mukaan, suoraan vero-ohjelmistosta
- PyynnötMitä kultakin asiakkaalta vielä puuttuu veroilmoitusta varten ja kuka sitä pyytää
- AsiakirjatJokainen K-1, 1099 ja tiliote oikean veroilmoituksen alla
- TarjouksetUudet toimeksiannot ensimmäisestä puhelusta allekirjoitettuun toimeksiantosopimukseen
- Asiakkaat1,800 asiakasta, heidän yhtiönsä ja jokainen keskustelu
- PuhelinKuusi linjaa vastaanotolle ja asiakaspalvelulle
- LaskutusJokainen veroilmoitus laskutetaan keskeneräisestä työstä samana päivänä, kun se jätetään
- RaportitKeskeneräinen työ, laskutusaste ja veroilmoitukset tilan mukaan osakkaittain
Sam OkaforAIAsiakaspyynnötKohdisti 212 portaaliin ladattua tiedostoa oikeisiin veroilmoituksiin ja lähetti 46 muistutusta
Grace LindqvistAIMääräajat ja toimeksiantosopimuksetLähetti 38 8879-lomaketta sähköisesti allekirjoitettaviksi ja siirsi 17 valmista veroilmoitusta valmisteluun
Joyce BautistaAIAsiakaskirjanpitoTäsmäytti 3,940 pankkiriviä 118 kuukausiasiakkaan kirjanpidossa
Inés DuarteAILaskutus ja keskeneräinen työLaskutti viime viikolla jätetyt 64 veroilmoitusta suoraan keskeneräisestä työstä
Yritykset, kuten Whitlock Ota, aloittavat yleensä näistä: Sam, Grace ja Inés.
Mitä vuodessa voisi muuttua
Havainnollistava arvio Whitlock Otalle sen esimerkkilukujen pohjalta: tilaukset, joista se lakkaisi maksamasta, tunnit, jotka sen ihmiset saisivat takaisin, ja paperit, joita kukaan ei enää jahtaa käsin.
- 13 400 €
- vuodessa jäisi käteen, kun Lazarus, oma palvelin, kuusi puhelinlinjaa ja insinöörin työaika on maksettu
- 5,600
- tuntia vuodessa takaisin valmistelijoille, vastaanotolle ja laskutukselle
- 9 days
- ensimmäisestä pyynnöstä valmiiseen aineistoon; käsin lähetetyillä muistutuksilla aikaa kului 24
Esimerkkiluvut keksitylle yritykselle. Säästöt ja tunnit on laskettu sen esimerkkityökaluista ja -paketista listahinnoin; kolmas luku on havainnollistava tavoite, ei mitattu tulos.
Pyöritä toimistoasi järjestelmällä, jonka omistat
Kerro OpenLazarukselle, miten toimistosi ottaa vastaan asiakkaita, jahtaa asiakirjoja ja laskuttaa. Näet järjestelmäsi muotoutuvan keskustelun aikana omine nimineen, AI-kollegoineen ja säästöineen.
Meillä on jo vero- ja toimistonhallintaohjelmisto. Korvaammeko sen?
Ette. Veroilmoitukset valmistellaan, tarkastetaan ja jätetään sähköisesti edelleen siellä. Lazarus lukee sieltä kunkin veroilmoituksen tilan ja määräpäivän ja kirjaa muutokset takaisin, joten pyynnöt, määräajat ja laskutus asettuvat sen ohjelmiston ympärille, jonka valmistelijasi jo tuntevat.
Entä asiakkaiden luottamuksellisuus ja veronmaksajien tiedot?
Kaikki toimii toimiston omalla palvelimella: sähköposti, asiakirjat, puhelut ja tekoälyn työ. Käyttöoikeudet noudattavat määrittämiäsi rooleja, jokainen toimenpide kirjataan lokiin, eikä mitään toimiston tietoja käytetä kenenkään mallin kouluttamiseen. Kaikki tämä kirjataan siihen kirjalliseen tietoturvasuunnitelmaan, jota veroilmoitusten laatijana jo ylläpidät.
Valmisteleeko tai allekirjoittaako tekoäly veroilmoituksia?
Ei. AI-kollegat jahtaavat asiakirjoja, lähettävät toimeksiantosopimukset ja 8879-lomakkeet, valvovat määräaikoja ja laskuttavat. Ihmisesi valmistelevat ja tarkastavat jokaisen veroilmoituksen, ja vain allekirjoittava CPA lähettää sähköisen ilmoituksen.
Joutuvatko ihmisemme luopumaan Excelistä?
Eivät. Työpaperit pysyvät Excelissä ja vero-ohjelmistossasi. Lazarus hoitaa niiden ympärillä puhelut, palaverit, asiakaspyynnöt, määräajat ja laskutuksen.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Suunnitteluun riittää yksi keskustelu OpenLazaruksen kanssa, kuten videossa. Sen jälkeen insinöörimme yhdistävät vero- ja toimistonhallintaohjelmistosi, portaalisi ja puhelinlinjasi muutamassa viikossa. Useimmat toimistot aloittavat sesonkien välissä, touko- tai marraskuussa.