Henvisninger, tidsbestillinger og afregning for alle klinikker i ét system
Henvisninger kommer på fax, dækning bliver tjekket over telefonen, og godkendelser udløber, uden at nogen opdager det. Saml arbejdet omkring jeres journalsystem ét sted, som I selv ejer, og sæt AI-kolleger på det.
God behandling, holdt sammen af receptionen
De fleste praksisser på jeres størrelse kører på et journalsystem bygget til behandlingsrummet, et telefonsystem og en reception, der husker alt. Det fungerer, indtil et forsikringsselskab holder op med at betale ved trettende behandling.
- Henvisninger kommer på fax og bliver liggendeEn lægepraksis faxer en henvisning kl. 16:50. Den ligger i en bakke, indtil nogen ringer til patienten – ofte to dage senere.
- Dækning bliver tjekket ét opkald ad gangenHver ny patient betyder tyve minutter i kø hos et forsikringsselskab, klaret mellem indtjekningerne, mens nogen står og venter ved skranken.
- Godkendelser udløber i stilhedEn forsikring godkender tolv behandlinger. Ingen opdager, at godkendelsen er brugt op, før kravet for behandling nummer tretten kommer tilbage ubetalt.
- Tiden kl. 8 står tomOmkring én ud af ni behandlinger bliver aflyst i sidste øjeblik eller udebliver. Ventelisten står på en gul seddel, så tiden bliver ikke fyldt ud.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Zendesk Suite Team
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
618.144 kr.0 kr. om året, til listepris, for de 11 abonnementer hos Hart & Ruelas
Hart & Ruelas Physical TherapySan Antonio, TexasHart & Ruelas behandler knæ, rygge, skuldre og balance i fjorten lokale klinikker i San Antonio og Hill Country.
Marisol Ruelas og Glenn Hart, to fysioterapeuter fra samme genoptræningsafdeling på et hospital, åbnede deres første klinik ved Blanco Road i 2003. Glenn gik på pension i 2021. I dag driver Marisol fjorten klinikker – på et journalsystem bygget til behandlingsrummet, elleve abonnementer omkring det og receptioner, der holder resten sammen over telefonen.
- 230
- medarbejdere
- 14
- klinikker
- 3,400
- behandlinger om ugen
- 410
- henvisende læger
Marisol Ruelas CEO og medstifterDesigner systemet for Hart & Ruelas med OpenLazarus i filmen nedenfor.
Hart & Ruelas Physical Therapy er et opdigtet eksempel, ikke en kunde: en virksomhed som dem, vi bygger til, skabt for at vise, hvordan den ville køre på OpenLazarus. Medarbejdere, tal og fotografier er illustrative.
Det kører Hart & Ruelas på systemet
Modulerne har deres egne navne, ikke vores. AI-kollegerne arbejder side om side med receptionerne og afregningskontoret, og journalsystemet forbliver den kliniske journal.
- HenvisningerHver henvisning fra en læge, fra faxen til den sidste godkendte behandling
- HenvendelserOmbookinger og spørgsmål om afregning, hver med en ansvarlig
- TelefonFjorten linjer, én pr. klinik, delt med Omar
- Læger410 henvisende læger, og hvordan hver af dem foretrækker at få svar
- OpgørelserEgenbetalinger og restbeløb, afstemt med det, hvert forsikringsselskab har betalt
- BeskederAlle klinikker og hovedkontoret, AI-kollegerne inklusive
- RapporterBehandlinger, sene aflysninger og dage til første behandling, pr. klinik
Omar HaddadAIReceptionBesvarede 212 opkald på tværs af fjorten klinikker og fyldte 9 aflyste tider fra ventelisterne
Grace LindqvistAIDækning og godkendelserTjekkede dækningen for 61 nye patienter og indsendte 14 fornyelser inden kl. 7:00
Inés DuarteAIAfregning og afvisningerGennemgik nattens 23 afviste krav og genindsendte 19 med den manglende kodetilføjelse
Priya RamanAILægerelationerSendte 38 underskrevne undersøgelsesrapporter tilbage til de læger, der henviste patienterne
Virksomheder som Hart & Ruelas starter typisk med Omar, Grace og Inés.
Hvad det kunne ændre på et år
Et illustrativt estimat for Hart & Ruelas, beregnet ud fra gruppens eksempeltal: de abonnementer, den ikke længere skulle betale for, de timer, medarbejderne ville få tilbage, og de henvisninger, der ikke længere ligger og venter i en bakke.
- 177.000 kr.
- om året, som gruppen ville beholde efter at have betalt for Lazarus, serveren, fjorten telefonlinjer og en ingeniørs tid
- 8,600
- timer om året givet tilbage til receptionerne, godkendelsesteamet og afregningen
- 3 days
- fra henvisning til første behandling, ned fra 8, før hver fax fik en ansvarlig
Eksempeltal for en opdigtet virksomhed. Besparelserne og timerne er beregnet ud fra dens eksempelværktøjer og plan til listepriser; det tredje tal er et illustrativt mål, ikke et målt resultat.
Driv dine klinikker på et system, du selv ejer
Fortæl OpenLazarus, hvordan din praksis arbejder, fra den første henvisning til den sidste opgørelse. Du ser dit system tage form undervejs i samtalen.
Vi har allerede et journalsystem. Skal vi udskifte det?
Nej. Journalsystemet forbliver den kliniske journal: notater, behandlingsplaner og afregningskoder. Lazarus læser kalenderen og antallet af behandlinger derfra og skriver aftaler og godkendelsesnumre tilbage, så arbejdet omkring journalsystemet ligger samlet ét sted.
Hvor ligger patientoplysningerne?
På en server, der tilhører jeres praksis, ikke i en delt app. Hver AI-kollega ser kun det, dens opgave kræver, og alle handlinger bliver logget med hvem, hvad og hvornår, så jeres compliance-ansvarlige kan gennemgå det, før nogen patientdata bliver flyttet.
Giver AI'en patienterne medicinsk rådgivning?
Nej. AI-kollegerne tager sig af tidsbestilling, dækning, godkendelser og afregning. Alle kliniske spørgsmål – fra ømhed efter en behandling til en ændring i øvelserne – går til den behandlende fysioterapeut samme dag.
Hvem bestemmer, hvad AI'en må?
Det gør I, for hver AI-kollega: hvad den klarer selv, og hvad den spørger om først, fx at beholde en behandling, som forsikringsselskabet endnu ikke har godkendt, eller at afskrive et restbeløb over $250. Jeres klinikchefer kan se alle handlinger.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Designet kræver én samtale med OpenLazarus, som den i filmen. Derefter forbinder vores ingeniører jeres journalsystem, forsikringsportaler og telefonlinjer, typisk inden for få uger for en gruppe på Hart & Ruelas' størrelse.