Alle retaineraftaler, alle timer og alle fakturaer i ét system
Briefs kommer på mail, på Slack og i et opkald på vej til en optagelse. Timerne lander i timesedlerne fredag eftermiddag – hvis de overhovedet lander. Saml kunder, arbejde og fakturering ét sted, der kender hvert scope, og sæt AI-kolleger på arbejdet ind imellem.
Godt arbejde, der først bliver gjort op sidst på måneden
De fleste bureauer på jeres størrelse kører på et projektværktøj, et CRM, som new business-teamet passer, en app til timeregistrering og et kapacitetsregneark, som kun én producer stoler på. Det fungerer, indtil en retaineraftale stille og roligt kører på 130%.
- Scopet vokser én lille forespørgsel ad gangenEn kunde beder om »bare et par« ekstra kortversioner en torsdag aften. Arbejdet bliver lavet, ingen skriver en ændringsordre, og retaineraftalen sluger det.
- Timesedler bliver skrevet efter hukommelsenTimerne bliver ført fredag eftermiddag – eller mandag efter en påmindelse. På det tidspunkt kan ingen huske, hvilken kunde tirsdagens opkald handlede om.
- Debiteringsgraden kommer en måned for sentHvem der er overbooket i næste uge, står i en producers regneark. Realisationsgraden pr. kunde dukker først op, når måneden er lukket.
- Fakturaerne venter på timerneØkonomi kan ikke lukke måneden, før timesedlerne er inde, så retaineraftaler bliver faktureret den 10., og overforbrug bliver sjældent faktureret overhovedet.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
563.976 kr.0 kr. om året, til listepris, for de 12 abonnementer hos Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe bygger brands, indhold og hjemmesider for 41 retainerkunder i hele Mountain West.
Nadia Halden startede bureauet i 2009 sammen med udvikleren Theo Rowe i et lokale over en cykelforretning i RiNo. I dag er de 85 medarbejdere fordelt på tre studier på én etage i et gammelt pakhus af mursten, og de kører på tolv abonnementer, en app til timeregistrering og et kapacitetsregneark, som kun én producer stoler på.
- 85
- medarbejdere
- 41
- retainerkunder
- 3
- studier
- $14M
- i honorarer om året
Nadia Halden Stifter og CEODesigner systemet for Halden Rowe med OpenLazarus i filmen nedenfor.
Halden Rowe er et opdigtet eksempel, ikke en kunde: en virksomhed som dem, vi bygger til, skabt for at vise, hvordan den ville køre på OpenLazarus. Medarbejdere, tal og fotografier er illustrative.
Det kører Halden Rowe på systemet
Modulerne har studiets egne navne, ikke vores, og AI-kollegerne arbejder med de samme kunder, scopes og timer som medarbejderne.
- ProjekterHver retaineraftale og hvert projekt med sit scope og denne måneds timer
- AnmodningerHver kundeanmodning tjekket mod scopet, før nogen går i gang
- Kunder41 retaineraftaler, deres kontakter, deres arbejdsbeskrivelser og hvert opkald
- New businessPitches og tilbud, fra første møde til underskrevet arbejdsbeskrivelse
- FilerBriefs, præsentationer og materialer, arkiveret på den rigtige kunde
- FakturaerRetaineraftaler faktureret den 1., med godkendte ændringsordrer
- RapporterDebiteringsgrad, realisationsgrad og margin pr. kunde, hver morgen
Ethan WalshAILeveringLavede udkast til 85 timesedler ud fra kalendere og filer og fangede 3 anmodninger uden for scope
Priya RamanAIKundeteamGjorde Fourmiles 12 ekstra kortversioner til en ændringsordre på $2,880 før kl. 7:00
Arjun MehtaAIStudiets talLagde debiteringsgraden pr. studie op, 76% fakturerbart, før stand-up kl. 9:00
Inés DuarteAIFakturering og opkrævningMatchede 23 retainerbetalinger og sendte 6 venlige påmindelser om forfaldne fakturaer
Virksomheder som Halden Rowe starter typisk med Ethan, Priya og Inés.
Hvad det kunne ændre på et år
Et illustrativt estimat for Halden Rowe, beregnet ud fra bureauets eksempeltal: de abonnementer, det ikke længere skulle betale for, de timer, medarbejderne ville få tilbage, og det arbejde uden for scope, der nu bliver faktureret.
- 152.000 kr.
- om året, som bureauet ville beholde efter at have betalt for Lazarus, serveren, to telefonlinjer og en ingeniørs tid
- 4,200
- timer om året givet tilbage til producere, kundeansvarlige og fakturering
- 91%
- af timerne faktureret, op fra 83%, før hver anmodning blev tjekket mod sit scope
Eksempeltal for en opdigtet virksomhed. Besparelserne og timerne er beregnet ud fra dens eksempelværktøjer og plan til listepriser; det tredje tal er et illustrativt mål, ikke et målt resultat.
Driv dit bureau på et system, du selv ejer
Fortæl OpenLazarus, hvordan dit studie arbejder. Du ser dit system tage form undervejs i samtalen, med dine navne, dine AI-kolleger og det, du sparer.
Vi har et projektværktøj og en app til timeregistrering. Skal de væk?
Nej. Lazarus læser fra dem, mens jeres teams flytter over, så projekter, timer og kunder ligger i ét register. De fleste bureauer flytter det daglige arbejde først og slukker de gamle værktøjer, når ingen åbner dem længere.
Skal folk udfylde timesedler et nyt sted?
Mindre end i dag. Ethan laver et udkast til hver persons uge ud fra kalender, filer og opkald, og de bekræfter eller retter det på et minut. Intet bliver indsendt, uden at personen har set det.
Vores kunders arbejde er fortroligt. Hvor ligger det?
På jeres egen server, under jeres eget domæne. Briefs, filer og mødenoter bliver i jeres system, hver AI-kollega ser kun de kunder, I giver den adgang til, og alle handlinger bliver logget, så jeres medarbejdere kan se dem.
Hvem bestemmer, hvad AI'en må?
Det gør I, for hver AI-kollega: hvad den klarer selv, og hvad den spørger om først, fx en ændringsordre over $2,500 eller at flytte en medarbejder fra en kunde midt i ugen. Intet når ud til en kunde uden for de regler, I sætter.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Designet kræver én samtale med OpenLazarus, som den i filmen. Derefter flytter vores ingeniører jeres kunder, projekter og filer over, typisk inden for få uger for et bureau på Halden Rowes størrelse.