Kunder, selvangivelser og alle indberetningsfrister i ét system
Spørgeskemaerne går ud i januar og kommer tilbage i stumper. Opdragsbreve venter på en underskrift, og igangværende arbejde venter på en faktura. Saml det ét sted ved siden af jeres skattesoftware, og sæt AI-kolleger på rykkerne.
Et betroet firma, der kører på medarbejdernes aftener
De fleste firmaer på jeres størrelse kører på skatte- og praksissoftware, en kundeportal og et dusin logins omkring dem. Det holder, fordi dygtige folk arbejder sent fra februar til april – og igen i oktober.
- Halvdelen af højsæsonen går med at rykke for papirerSpørgeskemaerne går ud i januar. I marts mangler en tredjedel af kunderne stadig en K-1, en 1099 eller en ejendomsskatteopgørelse, og seniorerne bruger aftenerne på at skrive den samme påmindelse.
- Underskrifter holder arbejdet tilbageIngen selvangivelse påbegyndes uden et underskrevet opdragsbrev, og ingen indsendes uden en underskrevet 8879. Begge ligger i indbakker, mens den 15. nærmer sig.
- Hvem der venter på hvad, står i et regnearkSkattesoftwaren kender fristerne. Hvilke selvangivelser der sidder fast, hos hvem, og hvilke der skal have fristforlængelse, står i en managers regneark, som bliver opdateret om fredagen.
- Igangværende arbejde venter i ugevis på en fakturaEn selvangivelse, der indsendes i april, bliver faktureret i juni. På det tidspunkt kan ingen huske, hvorfor timerne løb over, og partneren skriver beløbet ned.
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- Calendly Teams
- HubSpot Sales Hub Professional
- Asana Starter
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
522.240 kr.0 kr. om året, til listepris, for de 9 abonnementer hos Whitlock Ota
Whitlock Ota LLPSacramento, CalifornienWhitlock Ota tager sig af skat, revision og det månedlige bogholderi for 1.800 landbrug, familievirksomheder og deres ejere i hele Sacramento Valley.
Dean Whitlock og Kenji Ota åbnede firmaet i to lokaler på J Street i 1986 og lavede selvangivelser for de ris- og mandelavlere, Kenji var vokset op blandt. Kenjis datter Naomi har været administrerende partner siden 2019: 90 medarbejdere, to kontorer og 3.600 selvangivelser om året – på skatte- og praksissoftware, en kundeportal og ni abonnementer, der ikke taler sammen.
- 90
- medarbejdere
- 12
- partnere
- 1,800
- kunder
- 3,600
- selvangivelser om året
Naomi Ota Administrerende partnerDesigner systemet for Whitlock Ota med OpenLazarus i filmen nedenfor.
Whitlock Ota LLP er et opdigtet eksempel, ikke en kunde: en virksomhed som dem, vi bygger til, skabt for at vise, hvordan den ville køre på OpenLazarus. Medarbejdere, tal og fotografier er illustrative.
Det kører Whitlock Ota på systemet
Modulerne har firmaets egne navne, ikke vores. AI-kollegerne arbejder med de samme kunder, selvangivelser og frister som medarbejderne, og det er altid en revisor, der beslutter alt, som ændrer en selvangivelse.
- Selvangivelser3.600 selvangivelser om året efter status, hentet fra skattesoftwaren
- AnmodningerHvad hver kunde stadig mangler at levere til sin selvangivelse, og hvem der beder om det
- DokumenterHver K-1, 1099 og opgørelse arkiveret på den rigtige selvangivelse
- TilbudNye opgaver, fra første samtale til underskrevet opdragsbrev
- Kunder1.800 kunder, deres selskaber og hver eneste samtale
- TelefonSeks linjer til receptionen og kundeservice
- FaktureringHver selvangivelse faktureret ud fra det igangværende arbejde samme dag, som den indsendes
- RapporterIgangværende arbejde, realisationsgrad og selvangivelser efter status, pr. partner
Sam OkaforAIKundeanmodningerMatchede 212 uploads fra portalen med deres selvangivelser og sendte 46 påmindelser
Grace LindqvistAIFrister og opdragsbreveSendte 38 8879'er til e-signatur og flyttede 17 komplette selvangivelser videre til udarbejdelse
Joyce BautistaAIKundebogføringAfstemte 3.940 banklinjer i bogholderiet for 118 månedskunder
Inés DuarteAIFakturering og igangværende arbejdeFakturerede de 64 selvangivelser, der blev indsendt i sidste uge, direkte fra det igangværende arbejde
Virksomheder som Whitlock Ota starter typisk med Sam, Grace og Inés.
Hvad det kunne ændre på et år
Et illustrativt estimat for Whitlock Ota, beregnet ud fra firmaets eksempeltal: de abonnementer, det ikke længere skulle betale for, de timer, medarbejderne ville få tilbage, og de papirer, ingen længere rykker for i hånden.
- 100.000 kr.
- om året, som firmaet ville beholde efter at have betalt for Lazarus, serveren, seks telefonlinjer og en ingeniørs tid
- 5,600
- timer om året givet tilbage til skattemedarbejderne, receptionen og faktureringen
- 9 days
- fra første anmodning til en komplet sag, ned fra 24, dengang påmindelserne blev sendt i hånden
Eksempeltal for en opdigtet virksomhed. Besparelserne og timerne er beregnet ud fra dens eksempelværktøjer og plan til listepriser; det tredje tal er et illustrativt mål, ikke et målt resultat.
Driv dit revisionsfirma på et system, du selv ejer
Fortæl OpenLazarus, hvordan dit firma tager imod kunder, rykker for dokumenter og fakturerer. Du ser dit system tage form undervejs i samtalen, med dine navne, dine AI-kolleger og det, du sparer.
Vi har allerede skatte- og praksissoftware. Skal vi udskifte det?
Nej. Selvangivelserne bliver stadig udarbejdet, gennemgået og indsendt dér. Lazarus læser hver selvangivelses status og frist derfra og skriver ændringerne tilbage, så anmodninger, frister og fakturering ligger omkring den software, jeres medarbejdere allerede kender.
Hvad med kundefortrolighed og skatteydernes data?
Alt kører på firmaets egen server: mail, dokumenter, opkald og AI'ens arbejde. Adgangen følger de roller, I fastlægger, alle handlinger bliver logget, og intet af det, firmaet har liggende, bliver brugt til at træne nogens model. Det indgår i den skriftlige sikkerhedsplan, I allerede har som skatterådgivere.
Udarbejder eller underskriver AI'en selvangivelser?
Nej. AI-kollegerne rykker for dokumenter, sender opdragsbreve og 8879'er, holder styr på fristerne og fakturerer. Jeres medarbejdere udarbejder og gennemgår hver selvangivelse, og kun den underskrivende revisor frigiver en elektronisk indsendelse.
Skal vores medarbejdere give slip på Excel?
Nej. Arbejdspapirerne bliver i Excel og jeres skattesoftware. Lazarus tager sig af telefoner, møder, kundeanmodninger, frister og fakturering omkring dem.
Hvor lang tid tager det at komme i gang?
Designet kræver én samtale med OpenLazarus, som den i filmen. Derefter forbinder vores ingeniører jeres skatte- og praksissoftware, jeres portal og jeres telefonlinjer i løbet af få uger. De fleste firmaer starter mellem sæsonerne, i maj eller november.