Cada proyecto, cada hora y cada factura, en un solo sistema
Las horas se cargan con una semana de atraso, el alcance se corre en una llamada y la facturación del mes espera en cuarenta casillas de mail. Reuní proyectos, clientes y facturación en un solo lugar que sea de tu gente, y poné a compañeros de IA a trabajar en todo lo que queda en el medio.
Buenos ingenieros, facturados con planillas
La mayoría de los estudios de tu tamaño funcionan con un sistema de contabilidad de proyectos, un CRM que marketing mantiene vivo y la casilla de mail de cada jefe de proyecto. Funciona, hasta que el borrador de factura dice que un proyecto ya va por el 91% de sus honorarios.
- El alcance cambia en una llamadaUn cliente pide un loteo más. El ingeniero lo hace, nadie redacta la orden de cambio y las horas se cargan contra unos honorarios fijos.
- El trabajo en curso es un número que te enterás el día 5Las planillas de horas cierran tarde, las facturas esperan la revisión de cada jefe de proyecto y $1.4 millones de trabajo terminado quedan sin facturar mientras cambia el mes.
- Los plazos de los permisos viven en la casilla de una sola personaLa nota de observaciones de un revisor llega mientras el ingeniero está metido en el cauce de un arroyo. El plazo de 30 días para responder empieza a correr igual.
- Cada propuesta arranca de la anteriorUn llamado a precalificación que vence el jueves se rearma a partir de una propuesta vieja guardada en el drive de alguien, con CVs y fichas de proyecto copiados a mano.
- Microsoft 365 Business Standard
- RingCentral Core
- Asana Starter
- HubSpot Sales Hub Professional
- Zoom Workplace Pro
- Otter Business
- Mailchimp Standard
- Calendly Teams
- Power BI Pro
$ 141.760.800$ 0 al año, a precio de lista, en las 9 suscripciones de Pender Ashby
Pender Ashby EngineeringRaleigh, Carolina del NortePender Ashby diseña urbanizaciones, sistemas de desagües pluviales y restauraciones de arroyos para desarrolladoras, municipios y fideicomisos de tierras en toda Carolina del Norte.
Ruth Pender y Tom Ashby lo fundaron en 1996, dibujando planos de desagües pluviales para loteos arriba de una ferretería de Raleigh. Calvin Odom entró como ingeniero en 2003 y pasó a ser presidente cuando los fundadores les vendieron el estudio a los empleados: tres oficinas, 420 proyectos activos y nueve suscripciones al lado del sistema de contabilidad de proyectos.
- 140
- personas
- 3
- oficinas
- 420
- proyectos activos
- 30
- años de trayectoria
Calvin Odom PresidenteDiseña el sistema de Pender Ashby con OpenLazarus en el video de abajo.
Pender Ashby Engineering es un ejemplo inventado, no un cliente: una empresa como aquellas para las que construimos, creada para mostrar cómo funcionaría con OpenLazarus. Sus personas, cifras y fotografías son ilustrativas.
Lo que Pender Ashby gestiona con él
Los módulos llevan los nombres del estudio, no los nuestros, y los compañeros de IA trabajan con los mismos proyectos, permisos y clientes que su gente.
- Proyectos420 proyectos activos con sus honorarios, horas y próximo entregable
- PermisosCada solicitud y cada nota de observaciones, con su plazo y un responsable
- OportunidadesPrecalificaciones y propuestas, desde la decisión de presentarse hasta el contrato firmado
- ClientesDesarrolladoras, municipios y fideicomisos de tierras, con cada proyecto que te encargaron
- TranscripcionesCada llamada con un cliente documentada, para que ningún pedido nuevo se pierda
- EquiposCamionetas, receptores GPS y medidores de calidad del agua, reservados por visita
- FacturasArmadas a partir de las horas aprobadas y registradas de vuelta en la contabilidad de proyectos
- ReportesTrabajo en curso, utilización y realización por jefe de proyecto y oficina
Ethan WalshAICoordinación de proyectosRegistró 4 observaciones de permisos en Ashworth Commons y puso en marcha el plazo de 30 días
Grace LindqvistAIPropuestas y contratosRedactó la orden de cambio 3 para Harlow Farms: 46 horas, $7,820
Mei TanakaAIProgramación de campoAgendó 23 visitas de obra e inspecciones, con una camioneta y un receptor GPS para cada una
Inés DuarteAIFacturación y cobranzasImputó 41 pagos de clientes y reclamó 12 facturas con más de 45 días
Las empresas como Pender Ashby suelen empezar con Ethan, Grace y Inés.
Lo que podría cambiar en un año
Una estimación ilustrativa para Pender Ashby, calculada a partir de sus cifras de ejemplo: las suscripciones que dejaría de pagar, las horas que recuperaría su gente y el trabajo que por fin se factura.
- $ 45.800.000
- al año que conservaría después de pagar Lazarus, su servidor, seis líneas telefónicas y el tiempo de un ingeniero
- 5,600
- horas al año que devolvería a los jefes de proyecto, a marketing y a contabilidad
- 93%
- de las horas trabajadas facturadas a un cliente, frente al 86% de antes de que el trabajo fuera de alcance tuviera un responsable
Cifras de ejemplo para una empresa inventada. El ahorro y las horas se calculan a partir de sus herramientas y su plan de ejemplo a precios de lista; la tercera cifra es un objetivo ilustrativo, no un resultado medido.
Gestioná tu estudio en un sistema propio
Contale a OpenLazarus cómo avanzan tus proyectos, de la propuesta a la factura final. Vas a ver cómo tu sistema toma forma durante la conversación, con tus nombres, tus compañeros de IA y lo que te ahorra.
Trabajamos con un sistema de contabilidad de proyectos. ¿Tenemos que reemplazarlo?
No. Lazarus lee de él los proyectos, los honorarios y las horas, y le devuelve las facturas y órdenes de cambio aprobadas, así que contabilidad mantiene un solo libro mayor. La mayoría de los estudios pasan primero a Lazarus el trabajo diario de los proyectos y dejan la contabilidad donde está.
Los planos y datos de nuestros clientes son confidenciales. ¿Dónde queda guardado todo?
En tu propio servidor, con tu propio dominio, con acceso por oficina, proyecto y rol. Nada de lo que te mandan tus clientes se usa para entrenar un modelo, y cada acción de un compañero de IA queda registrada en el proyecto.
¿La IA va a mandarles cosas a los clientes sin que las vea un ingeniero matriculado?
No, salvo que vos lo indiques. Vos definís qué hace cada compañero de IA por su cuenta y qué consulta primero, como una orden de cambio de más de $5,000 o cualquier documento que lleve la firma de un ingeniero. El trabajo técnico queda en manos de tus ingenieros matriculados.
Nuestros jefes de proyecto ya odian las planillas de horas. ¿Es una cosa más para completar?
Debería ser una menos. Las horas, las llamadas y las visitas de obra se les arman a partir de su calendario, las transcripciones y las notas de campo, y aprueban la semana en unos minutos en lugar de reconstruirla el viernes.
¿Cuánto tiempo lleva la puesta en marcha?
El diseño se hace en una conversación con OpenLazarus, como la del video. Después, nuestros ingenieros conectan tu sistema de contabilidad de proyectos y las líneas telefónicas y migran tus datos, normalmente en pocas semanas para un estudio del tamaño de Pender Ashby.