Derivaciones, agendas y facturación de cada centro, en un solo sistema
Las derivaciones llegan por fax, la cobertura se verifica por teléfono y las autorizaciones vencen sin que nadie lo note. Reuní el trabajo que rodea a tu historia clínica electrónica en un solo lugar propio, y poné a tus compañeros de IA a cargo.
Buena atención, sostenida por la recepción
La mayoría de los consultorios de tu tamaño funcionan con una historia clínica electrónica pensada para el box de atención, una central telefónica y una recepción que se acuerda de todo. Funciona hasta que una prepaga deja de pagar en la sesión número trece.
- Las derivaciones llegan por fax y esperanEl consultorio de un médico manda una derivación por fax a las 16:50. Queda en una bandeja hasta que alguien llama al paciente, muchas veces dos días después.
- La cobertura se verifica llamada a llamadaCada paciente nuevo implica veinte minutos en espera con una prepaga, entre una admisión y otra, con alguien esperando en el mostrador.
- Las autorizaciones vencen en silencioUn plan autoriza doce sesiones. Nadie nota que se agotaron hasta que la facturación de la sesión trece vuelve rechazada.
- El turno de las 8 queda vacíoAlrededor de una de cada nueve sesiones se cancela a último momento o el paciente no viene. La lista de espera vive en un post-it, así que el turno queda sin cubrir.
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 F3
- RingCentral Core
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Calendly Teams
- Zendesk Suite Team
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
- Otter Business
$ 140.631.600$ 0 al año, a precio de lista, en las 11 suscripciones de Hart & Ruelas
Hart & Ruelas Physical TherapySan Antonio, TexasHart & Ruelas trata rodillas, espaldas, hombros y problemas de equilibrio en catorce centros de barrio en San Antonio y la región de Hill Country.
Marisol Ruelas y Glenn Hart, dos kinesiólogos del mismo piso de rehabilitación de un hospital, abrieron su primer centro sobre Blanco Road en 2003. Glenn se jubiló en 2021. Hoy Marisol dirige catorce centros, con una historia clínica electrónica pensada para el box de atención, once suscripciones a su alrededor y recepciones que sostienen el resto a fuerza de teléfono.
- 230
- personas
- 14
- centros
- 3,400
- sesiones por semana
- 410
- médicos derivantes
Marisol Ruelas CEO y cofundadoraDiseña el sistema de Hart & Ruelas con OpenLazarus en el video de abajo.
Hart & Ruelas Physical Therapy es un ejemplo inventado, no un cliente: una empresa como aquellas para las que construimos, creada para mostrar cómo funcionaría con OpenLazarus. Sus personas, cifras y fotografías son ilustrativas.
Lo que Hart & Ruelas gestiona con él
Los módulos llevan sus nombres, no los nuestros. Los compañeros de IA trabajan junto a las recepciones y la oficina de facturación, y la historia clínica electrónica sigue siendo el registro clínico.
- DerivacionesCada derivación médica, desde el fax hasta la última sesión autorizada
- SolicitudesReprogramaciones y consultas de facturación, cada una con su responsable
- TeléfonoCatorce líneas, una por centro, compartidas con Omar
- Médicos410 médicos derivantes y cómo prefiere cada uno recibir noticias
- Estados de cuentaCoseguros y saldos, conciliados con lo que pagó cada financiador
- MensajesCada centro y la oficina central, compañeros de IA incluidos
- ReportesSesiones, cancelaciones tardías y días hasta la primera sesión, por centro
Omar HaddadAIRecepciónAtendió 212 llamadas en catorce centros y cubrió 9 turnos cancelados con las listas de espera
Grace LindqvistAICobertura y autorizacionesVerificó la cobertura de 61 pacientes nuevos y tramitó 14 renovaciones antes de las 7:00
Inés DuarteAIFacturación y rechazosTrabajó los 23 rechazos de anoche y volvió a presentar 19 con el modificador que faltaba
Priya RamanAIRelación con médicosEnvió 38 evaluaciones firmadas a los médicos que derivaron a esos pacientes
Las empresas como Hart & Ruelas suelen empezar con Omar, Grace y Inés.
Lo que podría cambiar en un año
Una estimación ilustrativa para Hart & Ruelas, calculada a partir de sus cifras de ejemplo: las suscripciones que dejaría de pagar, las horas que recuperaría su gente y las derivaciones que dejan de esperar en una bandeja.
- $ 40.300.000
- al año que conservaría después de pagar Lazarus, su servidor, catorce líneas telefónicas y el tiempo de un ingeniero
- 8,600
- horas al año que devolvería a las recepciones, al equipo de autorizaciones y a facturación
- 3 days
- desde la derivación hasta la primera sesión, frente a 8 antes de que cada fax tuviera un responsable
Cifras de ejemplo para una empresa inventada. El ahorro y las horas se calculan a partir de sus herramientas y su plan de ejemplo a precios de lista; la tercera cifra es un objetivo ilustrativo, no un resultado medido.
Gestioná tus centros en un sistema propio
Contale a OpenLazarus cómo funciona tu consultorio, desde la primera derivación hasta el último estado de cuenta. Vas a ver cómo tu sistema toma forma durante la conversación.
Ya tenemos una historia clínica electrónica. ¿Tenemos que reemplazarla?
No. La historia clínica electrónica sigue siendo el registro clínico: notas, planes de tratamiento y códigos de facturación. Lazarus lee de ella la agenda y el número de sesiones y le devuelve los turnos y los números de autorización, así el trabajo que la rodea vive en un solo lugar.
¿Dónde se guarda la información de los pacientes?
En un servidor que pertenece a tu consultorio, no en una aplicación compartida. Cada compañero de IA ve solo lo que necesita para su tarea, y cada acción queda registrada con quién, qué y cuándo, para que tu responsable de compliance pueda revisarlo antes de que se mueva cualquier dato de un paciente.
¿La IA les va a dar consejos médicos a los pacientes?
No. Los compañeros de IA se ocupan de la agenda, la cobertura, las autorizaciones y la facturación. Cualquier consulta clínica, desde una molestia después de una sesión hasta un cambio en los ejercicios, pasa ese mismo día al kinesiólogo tratante.
¿Quién decide qué puede hacer la IA?
Vos, compañero por compañero: qué resuelven por su cuenta y qué consultan antes, como mantener una sesión que la prepaga todavía no autorizó o bonificar un saldo de más de $250. Tus directores de centro ven cada acción.
¿Cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha?
El diseño lleva una sola conversación con OpenLazarus, como la del video. Después, nuestros ingenieros conectan tu historia clínica electrónica, los portales de las prepagas y obras sociales y tus líneas telefónicas, en general en pocas semanas para un grupo del tamaño de Hart & Ruelas.