Cada fee mensual, cada hora y cada factura en un solo sistema
Los briefs llegan por mail, por Slack y en una llamada camino a una producción de fotos. Las horas se cargan en las planillas el viernes a la tarde, si es que se cargan. Reuní clientes, trabajo y facturación en un solo lugar que conoce cada alcance, y dejá que tus compañeros de IA se ocupen del trabajo intermedio.
Buen trabajo, contabilizado a fin de mes
La mayoría de las agencias de tu tamaño funcionan con una herramienta de proyectos, un CRM que lleva el equipo de nuevos negocios, una app de registro de horas y una planilla de capacidad en la que confía un solo productor. Funciona hasta que un fee mensual llega, sin que nadie lo note, al 130 %.
- El alcance crece de a un pequeño pedido por vezUn cliente pide “solo unas pocas” versiones cortas extra un jueves a la noche. El trabajo se hace, nadie redacta una orden de cambio y el fee mensual lo absorbe.
- Las horas se registran de memoriaLas horas se cargan el viernes a la tarde, o el lunes después de un recordatorio. Para entonces nadie se acuerda de para qué cliente fue la llamada del martes.
- La utilización llega con un mes de retrasoQuién está sobrecargado la semana que viene vive en la planilla de un productor. La realización por cliente aparece cuando el mes ya se cerró.
- Las facturas esperan a las horasFacturación no puede cerrar el mes hasta que estén cargadas todas las horas, así que los fees mensuales se facturan el día diez y el excedente casi nunca se factura.
- Google Workspace Business Standard
- Slack Pro
- Asana Starter
- Zoom Workplace Pro
- HubSpot Sales Hub Professional
- Otter Business
- Zendesk Suite Team
- RingCentral Core
- Calendly Teams
- Mailchimp Standard
- QuickBooks Online Advanced
- Power BI Pro
$ 128.448.000$ 0 al año, a precio de lista, en las 12 suscripciones de Halden Rowe
Halden RoweDenver, ColoradoHalden Rowe crea marcas, contenidos y sitios web para 41 clientes con fee mensual en toda la región de Mountain West.
Nadia Halden la fundó en 2009 con Theo Rowe, desarrollador, en un local arriba de una bicicletería en RiNo. Hoy son 85 personas en tres estudios, en un piso de un viejo depósito de ladrillo, y funcionan con doce suscripciones, una app de registro de horas y una planilla de capacidad en la que solo confía un productor.
- 85
- personas
- 41
- clientes con fee mensual
- 3
- estudios
- $14M
- en honorarios al año
Nadia Halden Fundadora y CEODiseña el sistema de Halden Rowe con OpenLazarus en el video de abajo.
Halden Rowe es un ejemplo inventado, no un cliente: una empresa como aquellas para las que construimos, creada para mostrar cómo funcionaría con OpenLazarus. Sus personas, cifras y fotografías son ilustrativas.
Lo que Halden Rowe gestiona con él
Los módulos llevan los nombres del estudio, no los nuestros, y los compañeros de IA trabajan con los mismos clientes, alcances y horas que su gente.
- ProyectosCada fee mensual y cada proyecto, con su alcance y las horas de este mes
- PedidosCada pedido de un cliente, contrastado con el alcance antes de que nadie empiece
- Clientes41 fees mensuales, sus contactos, sus SOW y cada llamada
- Nuevos negociosPitches y propuestas, desde la primera llamada hasta el SOW firmado
- ArchivosBriefs, presentaciones y recursos, archivados en el cliente correcto
- FacturasFees mensuales facturados el día 1, con las órdenes de cambio aprobadas
- ReportesUtilización, realización y margen por cliente, cada mañana
Ethan WalshAIEntregaPreparó 85 registros de horas a partir de calendarios y archivos, y detectó 3 pedidos fuera de alcance
Priya RamanAIServicio al clienteConvirtió las 12 versiones cortas extra de Fourmile en una orden de cambio de $2,880 antes de las 7:00
Arjun MehtaAINúmeros del estudioPublicó la utilización por estudio, 76 % facturable, antes de la reunión diaria de las 9:00
Inés DuarteAIFacturación y cobrosAsoció 23 pagos de fees mensuales y envió 6 recordatorios amables por facturas vencidas
Las empresas como Halden Rowe suelen empezar con Ethan, Priya y Inés.
Lo que podría cambiar en un año
Una estimación ilustrativa para Halden Rowe, calculada a partir de sus cifras de ejemplo: las suscripciones que dejaría de pagar, las horas que recuperaría su gente y el trabajo fuera de alcance que ahora sí se factura.
- $ 34.600.000
- al año que conservaría después de pagar Lazarus, su servidor, dos líneas telefónicas y el tiempo de un ingeniero
- 4,200
- horas al año que devolvería a los productores, los responsables de cuenta y facturación
- 91%
- de horas facturadas, frente al 83 % de antes de contrastar cada pedido con su alcance
Cifras de ejemplo para una empresa inventada. El ahorro y las horas se calculan a partir de sus herramientas y su plan de ejemplo a precios de lista; la tercera cifra es un objetivo ilustrativo, no un resultado medido.
Gestioná tu agencia en un sistema propio
Contale a OpenLazarus cómo trabaja tu estudio. Vas a ver cómo tu sistema toma forma durante la conversación, con tus nombres, tus compañeros de IA y lo que te ahorra.
Tenemos una herramienta de proyectos y una app de registro de horas. ¿Tenemos que dejarlas?
No. Lazarus lee de ellas mientras tus equipos se mudan, así proyectos, horas y clientes quedan en un solo registro. La mayoría de las agencias pasan primero el trabajo diario y dan de baja las herramientas viejas cuando ya nadie las abre.
¿La gente va a tener que cargar sus horas en otro lado?
Menos que hoy. Ethan prepara la semana de cada persona a partir de su calendario, sus archivos y sus llamadas, y cada uno la confirma o la corrige en un minuto. Nada se envía sin que la persona lo vea.
El trabajo de nuestros clientes es confidencial. ¿Dónde se guarda?
En tu propio servidor, con tu dominio. Los briefs, los archivos y las notas de llamadas se quedan en tu sistema, cada compañero de IA ve solo los clientes que le asignes y cada acción queda registrada donde tu gente puede verla.
¿Quién decide qué puede hacer la IA?
Vos, compañero por compañero: qué resuelven por su cuenta y qué consultan antes, como una orden de cambio de más de $2,500 o sacar a alguien de un cliente a mitad de semana. Nada le llega a un cliente fuera de las reglas que definas.
¿Cuánto tiempo lleva ponerlo en marcha?
El diseño lleva una sola conversación con OpenLazarus, como la del video. Después, nuestros ingenieros migran tus clientes, proyectos y archivos, en general en pocas semanas para una agencia del tamaño de Halden Rowe.